PAGE資料檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織資料檔案的管理，確保資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類資料檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的資料檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)。2.真實(shí)性原則：資料檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的資料檔案，保證其齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，確保資料檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止資料檔案的損壞、丟失和泄露。5.便于利用原則：建立科學(xué)合理的分類體系和檢索工具，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱和利用資料檔案。二、資料檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)資料檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善資料檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂資料檔案管理制度，確保制度的科學(xué)性和有效性。2.資料檔案的收集、整理、歸檔：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門(mén)形成的資料檔案，按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔要求進(jìn)行歸檔，確保資料檔案的有序存放。3.資料檔案的保管和維護(hù)：建立資料檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，對(duì)資料檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查資料檔案的保管狀況，及時(shí)修復(fù)或更換受損的資料檔案。4.資料檔案的檢索和利用：建立資料檔案檢索系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部人員提供便捷的檢索服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時(shí)提供資料檔案的查閱和利用。5.資料檔案的鑒定和銷(xiāo)毀：定期對(duì)資料檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的資料檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)資料檔案管理工作：對(duì)公司/組織各部門(mén)的資料檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，檢查各部門(mén)資料檔案管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。三、資料檔案的分類與編號(hào)（一）資料檔案分類1.行政文件類：包括公司/組織的章程、制度、決議、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等各類行政公文。2.人事檔案類：包括員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等人事資料。3.財(cái)務(wù)檔案類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算等財(cái)務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)合同類：包括公司/組織簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。5.項(xiàng)目文檔類：包括公司/組織承擔(dān)的各類項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等項(xiàng)目資料。6.技術(shù)資料類：包括公司/組織的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、技術(shù)研發(fā)資料、專利證書(shū)等技術(shù)資料。7.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息等市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)資料。8.其他類：包括公司/組織的大事記、榮譽(yù)證書(shū)、照片、音像資料等其他資料。（二）資料檔案編號(hào)為便于資料檔案的管理和檢索，對(duì)每類資料檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“分類代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.行政文件類：編號(hào)格式為“XZ+流水號(hào)”，其中“XZ”為行政文件類的分類代碼，流水號(hào)為按順序排列的編號(hào)。2.人事檔案類：編號(hào)格式為“RS+流水號(hào)”，其中“RS”為人事檔案類的分類代碼，流水號(hào)為按順序排列的編號(hào)。3.財(cái)務(wù)檔案類：編號(hào)格式為“CW+流水號(hào)”，其中“CW”為財(cái)務(wù)檔案類的分類代碼，流水號(hào)為按順序排列的編號(hào)。4.業(yè)務(wù)合同類：編號(hào)格式為“HT+流水號(hào)”，其中“HT”為業(yè)務(wù)合同類的分類代碼，流水號(hào)為按順序排列的編號(hào)。5.項(xiàng)目文檔類：編號(hào)格式為“XM+流水號(hào)”，其中“XM”為項(xiàng)目文檔類的分類代碼，流水號(hào)為按順序排列的編號(hào)。6.技術(shù)資料類：編號(hào)格式為“JS+流水號(hào)”，其中“JS”為技術(shù)資料類的分類代碼，流水號(hào)為按順序排列的編號(hào)。7.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類：編號(hào)格式為“SC+流水號(hào)”，其中“SC”為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類的分類代碼，流水號(hào)為按順序排列的編號(hào)。8.其他類：編號(hào)格式為“QT+流水號(hào)”，其中“QT”為其他類的分類代碼，流水號(hào)為按順序排列的編號(hào)。四、資料檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料檔案的收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的資料檔案移交至檔案管理部門(mén)。2.資料檔案的收集應(yīng)全面、完整，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等各種形式的資料。3.對(duì)于重要的資料檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，確保資料的安全性和可恢復(fù)性。（二）整理要求1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的資料檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。整理工作包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。2.分類應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保資料檔案分類準(zhǔn)確、合理。3.編號(hào)應(yīng)按照本制度規(guī)定的編號(hào)方法進(jìn)行，確保編號(hào)唯一、規(guī)范。4.編目應(yīng)包括資料檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限等信息，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰。5.裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。對(duì)于紙質(zhì)文件較多的資料檔案，可采用活頁(yè)裝訂或線裝的方式；對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。五、資料檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理后的資料檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《資料檔案歸檔登記表》，詳細(xì)記錄資料檔案的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。2.歸檔的資料檔案應(yīng)按照分類順序排列，放入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并在檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備上標(biāo)明類別和編號(hào)。3.對(duì)于電子資料檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄，方便檢索和利用。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立專門(mén)的資料檔案保管場(chǎng)所，保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保資料檔案的安全。2.資料檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的資料檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，不得銷(xiāo)毀；長(zhǎng)期保管的資料檔案保管期限一般為15年至50年；短期保管的資料檔案保管期限一般為5年以下。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)資料檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色、字跡模糊的資料檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)于電子資料檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的維護(hù)制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行殺毒、更新軟件等操作，確保電子檔案的安全和正常運(yùn)行。六、資料檔案的檢索與利用（一）檢索要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立資料檔案檢索系統(tǒng)，檢索系統(tǒng)應(yīng)包括紙質(zhì)檔案目錄和電子檔案目錄，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱和利用資料檔案。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按分類檢索、按編號(hào)檢索、按題名檢索等，以滿足不同人員的檢索需求。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和完整性。（二）利用要求1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱資料檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《資料檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的資料檔案名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)《資料檔案查閱申請(qǐng)表》的內(nèi)容，及時(shí)提供相應(yīng)的資料檔案，并在《資料檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱資料檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將資料檔案帶出保管場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄資料檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的資料檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露資料檔案的內(nèi)容。七、資料檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)資料檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)的人員參加。2.鑒定時(shí)應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的實(shí)際情況，綜合考慮資料檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保存狀況等因素，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于保管期限已滿的資料檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的資料檔案，應(yīng)填寫(xiě)《資料檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷(xiāo)毀要求1.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)M銷(xiāo)毀的資料檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀工作應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的人員共同監(jiān)督。2