PAGE學(xué)校校舍檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校校舍檔案管理，確保校舍檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮校舍檔案在學(xué)校建設(shè)、管理和發(fā)展中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有校舍檔案的管理，包括學(xué)校各類建筑物、附屬設(shè)施、場地等相關(guān)檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校校舍檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映校舍的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照校舍的類別、形成時(shí)間、來源等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)校舍檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善校舍檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)校舍檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。3.建立校舍檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.做好校舍檔案的保管、保護(hù)工作，確保檔案的安全。5.積極提供校舍檔案的利用服務(wù)，為學(xué)校建設(shè)、管理和決策提供依據(jù)。6.定期對校舍檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)管理水平。三、檔案的收集（一）收集范圍1.校舍規(guī)劃設(shè)計(jì)文件：包括可行性研究報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、圖紙等。2.建設(shè)施工文件：施工許可證、施工合同、施工圖紙、工程變更記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖紙、工程決算書等。4.校舍使用管理文件：使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、安全檢查記錄、維修改造記錄等。5.校舍產(chǎn)權(quán)文件：房產(chǎn)證、土地證等。6.其他與校舍相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門和相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將涉及校舍的文件資料移交檔案管理部門，確保檔案的及時(shí)收集。2.移交的檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理部門應(yīng)對收集的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的及時(shí)退回補(bǔ)充。四、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照校舍的類別分為教學(xué)樓、辦公樓、實(shí)驗(yàn)樓、圖書館、體育館、學(xué)生宿舍、食堂等。2.按照檔案的形成時(shí)間分為前期文件、建設(shè)文件、竣工驗(yàn)收文件、使用管理文件等。3.按照檔案的來源分為學(xué)校自行形成的文件、上級主管部門下發(fā)的文件、施工單位提供的文件等。（二）整理方法1.對收集的檔案資料進(jìn)行分類，確定保管期限。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行編號，編制目錄。3.對檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、美觀。4.建立檔案盒，將整理好的檔案裝入盒內(nèi)，并在盒外標(biāo)明檔案的類別、編號、年度等信息。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。（二）保管期限1.校舍規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、建設(shè)施工文件、竣工驗(yàn)收文件等長期保管。2.校舍使用管理文件、產(chǎn)權(quán)文件等定期保管，保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對校舍檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的完整和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。六、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要查閱校舍檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱校舍檔案。3.因法律糾紛、審計(jì)等需要查閱校舍檔案。（二）利用手續(xù)1.校內(nèi)各部門查閱校舍檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級主管部門、相關(guān)單位查閱校舍檔案，需出具單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.因法律糾紛、審計(jì)等需要查閱校舍檔案，需提供相關(guān)證明材料，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后查閱。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時(shí)應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限的規(guī)定，對校舍檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后予以銷毀。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的校舍檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見。2.學(xué)校成立檔案鑒定小組，對檔案管理部門提出的銷毀意見進(jìn)行審核。3.經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊。（三）銷毀方法1.對擬銷毀的檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方法進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的徹底消除。2.銷毀檔案時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，防止檔案丟失或泄密。3.銷毀完畢后，應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員應(yīng)具備的條件1.熱愛檔案工作，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和敬業(yè)精神。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能。3.具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，能夠熟練使用檔案管理軟件。（二）檔案管理人員的職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)校舍檔案的日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.積極開展檔案的收集、整理、保管、利用等工作，為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)的