PAGE測繪檔案管理制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司測繪檔案的科學(xué)管理，確保測繪檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮測繪檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及技術(shù)創(chuàng)新等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及測繪檔案管理的部門、項(xiàng)目組及相關(guān)工作人員。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善測繪檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司的測繪檔案，包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、項(xiàng)目組的測繪檔案管理工作。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目測繪文件材料的形成、積累和整理工作，并確保其質(zhì)量符合要求。及時(shí)向檔案管理部門移交項(xiàng)目測繪檔案，對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.測繪人員在項(xiàng)目實(shí)施過程中，按照檔案管理要求，認(rèn)真做好測繪文件材料的形成、收集和整理工作。配合檔案管理部門做好測繪檔案的整理、歸檔等工作。二、測繪檔案的收集與整理（一）收集范圍1.測繪項(xiàng)目任務(wù)書、技術(shù)設(shè)計(jì)書、技術(shù)總結(jié)等文件。2.測繪儀器的檢定證書、校準(zhǔn)記錄等資料。3.外業(yè)測繪原始記錄、觀測數(shù)據(jù)、草圖、計(jì)算資料等。4.內(nèi)業(yè)數(shù)據(jù)處理成果，如圖紙、表格、數(shù)字化成果等。5.測繪項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢查報(bào)告等。6.與測繪項(xiàng)目有關(guān)的其他文件材料，如合同、協(xié)議、往來信函等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目相關(guān)人員按照收集范圍進(jìn)行文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字、蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)于外來文件，如委托測繪合同、技術(shù)要求等，應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行登記，并移交檔案管理部門。（三）整理原則1.遵循測繪檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序，并便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照測繪專業(yè)分類，如地形測量、工程測量、地籍測量、房產(chǎn)測量等。也可按照項(xiàng)目性質(zhì)分類，如基礎(chǔ)測繪項(xiàng)目、專項(xiàng)測繪項(xiàng)目等。2.組卷同一項(xiàng)目的文件材料應(yīng)集中組卷，不同項(xiàng)目的文件材料不得混淆。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。3.編號(hào)對(duì)每卷測繪檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年度項(xiàng)目名稱卷號(hào)”的格式，如“2023XX城市地形測量項(xiàng)目01”。4.編目編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)等內(nèi)容。編寫案卷封面，封面應(yīng)注明項(xiàng)目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等信息。三、測繪檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的測繪檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防污染和防有害生物等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.測繪檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保管的方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.測繪檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：具有重要憑證和長久利用價(jià)值的檔案，如國家基礎(chǔ)測繪成果檔案等。長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年。短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值不足15年的檔案。2.具體保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、價(jià)值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)測繪檔案進(jìn)行清查核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成清查報(bào)告，對(duì)存在的問題提出整改意見，并上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。四、測繪檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)測繪檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.成立測繪檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的測繪檔案進(jìn)行審核鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行綜合分析，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已過保管期限的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否涉及重要?dú)v史事件、關(guān)鍵技術(shù)資料等，如有必要應(yīng)延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的測繪檔案，應(yīng)填寫《測繪檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《測繪檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀測繪檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的測繪檔案應(yīng)在《測繪檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期，并永久保存。五、測繪檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密、安全、高效的原則，確保測繪檔案的合理利用。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理檔案利用手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作需要，可查閱、借閱測繪檔案。2.因項(xiàng)目投標(biāo)、技術(shù)交流等需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可向外部單位提供部分測繪檔案復(fù)印件，但應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并注明用途和保密要求。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱測繪檔案，應(yīng)填寫《測繪檔案查閱申請(qǐng)表》或《測繪檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合要求的予以辦理，并登記查閱或借閱的檔案信息、利用時(shí)間、利用人等。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位利用測繪檔案，應(yīng)提交正式申請(qǐng)函，說明利用目的、范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，并簽訂保密協(xié)議，方可辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)測繪檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保檔案的安全和合理利用。2.利用完畢后，利用人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。六、測繪檔案的保密與安全（一）保密制度1.測繪檔案涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息，必須嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員和利用人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.嚴(yán)格控制測繪檔案的知悉范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。4.對(duì)涉及保密的測繪檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保信息安全。（二）安全措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜報(bào)警裝置等。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安