PAGE強(qiáng)化了檔案移交制度設(shè)計(jì)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案向公司檔案管理部門(mén)的移交。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.及時(shí)準(zhǔn)確原則：檔案形成部門(mén)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地將檔案移交給檔案管理部門(mén)，保證檔案信息的時(shí)效性。3.規(guī)范有序原則：檔案移交工作應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保工作的規(guī)范性和有序性。二、檔案移交的范圍（一）文書(shū)檔案1.公司制發(fā)的各種文件、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.公司收到的上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)單位及其他相關(guān)單位發(fā)來(lái)的文件、函件等。3.公司內(nèi)部各部門(mén)之間的往來(lái)文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（二）科技檔案1.公司科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目等形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、試驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.公司生產(chǎn)過(guò)程中形成的工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等。（三）財(cái)務(wù)檔案1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.公司稅務(wù)申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。（四）人事檔案1.員工入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考勤記錄、績(jī)效考核表、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。2.員工檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)、人事任免文件等。（五）業(yè)務(wù)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)中形成的客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷(xiāo)售合同、訂單等。2.采購(gòu)業(yè)務(wù)中形成的采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、采購(gòu)訂單等。3.項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)中形成的項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告等。三、檔案移交的時(shí)間要求（一）文書(shū)檔案1.當(dāng)年形成的文書(shū)檔案，在次年上半年整理完畢并移交檔案管理部門(mén)。2.跨年度的重要文件，應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)移交。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目等在項(xiàng)目驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目檔案整理移交檔案管理部門(mén)。2.生產(chǎn)過(guò)程中形成的科技檔案，應(yīng)定期整理移交，一般每季度移交一次。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)年度終了后，會(huì)計(jì)憑證、賬簿等財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在次年上半年整理完畢并移交檔案管理部門(mén)。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等應(yīng)在審計(jì)工作結(jié)束后及時(shí)移交。（四）人事檔案1.員工離職后，人事部門(mén)應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后一個(gè)月內(nèi)，將員工檔案整理移交檔案管理部門(mén)。2.人事任免文件等應(yīng)在任免決定下達(dá)后及時(shí)移交。（五）業(yè)務(wù)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理移交檔案管理部門(mén)。2.采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在采購(gòu)合同履行完畢后一個(gè)月內(nèi)整理移交。3.項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理移交。四、檔案移交的程序（一）檔案形成部門(mén)整理1.檔案形成部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理工作，按照檔案分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目。2.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。（二）編制移交清冊(cè)1.檔案形成部門(mén)在整理完畢檔案后，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)。移交清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.移交清冊(cè)一式兩份，一份由檔案形成部門(mén)留存，一份隨檔案移交檔案管理部門(mén)。（三）檔案移交1.檔案形成部門(mén)將整理好的檔案及編制好的移交清冊(cè)一并移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后，在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案接收保管。五、檔案移交的質(zhì)量要求（一）完整性移交的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等，不得遺漏重要文件。（二）準(zhǔn)確性檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，文件的題名、日期、作者、文號(hào)等應(yīng)準(zhǔn)確標(biāo)注，不得有誤。（三）系統(tǒng)性檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。（四）規(guī)范性檔案的整理應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，文件的格式、字體、排版等應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。六、檔案移交的責(zé)任（一）檔案形成部門(mén)責(zé)任1.檔案形成部門(mén)應(yīng)按照本制度的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地整理和移交檔案，確保檔案的質(zhì)量。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案移交工作，并對(duì)移交檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.如因檔案形成部門(mén)原因?qū)е聶n案移交不及時(shí)、不準(zhǔn)確或不完整，給公司造成損失的，檔案形成部門(mén)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）檔案管理部門(mén)責(zé)任1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照本制度的要求，認(rèn)真核對(duì)接收的檔案，確保檔案的質(zhì)量。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理、編目、上架，確保檔案的安全保管和有效利用。3.如因檔案管理部門(mén)原因?qū)е聶n案接收不及時(shí)、不準(zhǔn)確或不完整，給公司造成損失的，檔案管理部門(mén)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門(mén)檔案移交情況進(jìn)行抽查。（二）對(duì)檔案移交工作中存在的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（三）對(duì)違反本制度規(guī)定，不及時(shí)、不準(zhǔn)確或不完整移交檔案的部門(mén)和個(gè)人，公