PAGE檔案管理制度查村一、總則（一）目的為加強本公司/組織在涉及檔案管理制度查村工作中的規(guī)范化管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高工作效率，保障各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在參與檔案管理制度查村工作的所有部門、人員及相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保查村工作合法合規(guī)進行。2.真實準(zhǔn)確原則保證所查檔案信息真實、準(zhǔn)確，如實反映實際情況。3.安全保密原則加強檔案信息安全管理，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.高效有序原則優(yōu)化查村工作流程，提高工作效率，確保查村工作有序開展。二、查村工作流程（一）查村準(zhǔn)備1.組建查村小組根據(jù)查村工作任務(wù)和要求，挑選具備專業(yè)知識和經(jīng)驗的人員組成查村小組，明確小組成員的職責(zé)分工。2.收集背景資料收集與查村相關(guān)的政策文件、村莊基本信息、以往查村記錄等資料，為查村工作提供參考依據(jù)。3.制定查村計劃根據(jù)查村目的、范圍和要求，制定詳細(xì)的查村計劃，包括查村時間安排、查村內(nèi)容、查村方法等。（二）現(xiàn)場查村1.與村莊相關(guān)人員溝通到達查村現(xiàn)場后，與村莊負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等進行溝通，了解村莊檔案管理情況，確定查村重點和方向。2.查閱檔案資料按照查村計劃，對村莊的各類檔案進行查閱，包括但不限于文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、工程檔案等。查閱過程中，要認(rèn)真核對檔案信息，做好記錄。3.實地走訪核實除查閱檔案資料外，通過實地走訪村莊居民、相關(guān)部門等方式，核實檔案信息的真實性和完整性，收集更多一手資料。（三）查村記錄與整理1.記錄查村情況查村過程中，查村人員要及時記錄查村情況，包括查閱的檔案資料名稱、數(shù)量、發(fā)現(xiàn)的問題等，確保記錄詳細(xì)、準(zhǔn)確。2.整理查村資料查村結(jié)束后，對查村過程中收集的資料進行整理，分類歸檔，形成查村報告的基礎(chǔ)材料。（四）查村報告撰寫1.分析查村結(jié)果對查村記錄和整理的資料進行分析，總結(jié)村莊檔案管理工作的成績和存在的問題，提出針對性的建議和意見。2.撰寫查村報告根據(jù)分析結(jié)果，撰寫查村報告，報告內(nèi)容應(yīng)包括查村基本情況、查村發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析、改進建議等。查村報告要語言簡潔、邏輯清晰、結(jié)論明確。（五）查村結(jié)果反饋與跟蹤1.反饋查村結(jié)果將查村報告及時反饋給村莊相關(guān)部門和人員，通報查村情況和發(fā)現(xiàn)的問題，聽取意見和建議。2.跟蹤整改情況對村莊針對查村問題提出的整改措施進行跟蹤，確保整改工作落實到位，提高村莊檔案管理水平。三、檔案管理要求（一）檔案分類1.文書檔案包括上級文件、本級文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。2.財務(wù)檔案涵蓋會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。3.人事檔案包含員工基本信息、勞動合同、考核記錄、培訓(xùn)檔案等。4.工程檔案涉及工程規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收資料等。5.其他檔案根據(jù)實際工作需要，可增設(shè)其他類別檔案，如村莊歷史文化檔案、土地管理檔案等。（二）檔案編號為便于檔案管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，可采用年份+類別+流水號的方式進行編制。例如，2023年文書檔案的第10份檔案編號為2023WS010。（三）檔案裝訂檔案應(yīng)按照一定順序進行裝訂，確保整齊、牢固。文書檔案可采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂；財務(wù)檔案應(yīng)按照會計檔案管理規(guī)定進行裝訂；人事檔案、工程檔案等根據(jù)實際情況選擇合適的裝訂方式。裝訂時要注意保護檔案內(nèi)容，避免損壞或丟失。（四）檔案存儲1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案存儲環(huán)境安全。庫房應(yīng)安裝溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品投放裝置等。2.檔案存儲方式檔案應(yīng)分類存放在檔案架或檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和管理。對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）檔案借閱1.借閱申請因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱登記檔案管理部門對借閱申請進行審核，審核通過后，辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱期限借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案性質(zhì)和實際工作需要確定，一般不得超過規(guī)定的時間。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還所借檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。四、檔案安全與保密（一）安全管理1.防火安全檔案庫房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護。嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，確保檔案庫房消防安全。2.防潮安全檔案庫房應(yīng)保持適宜的濕度，可通過安裝除濕設(shè)備等方式進行控制。定期對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案受潮，應(yīng)及時采取干燥處理措施。3.防蟲安全檔案庫房應(yīng)放置防蟲藥品，定期更換，防止檔案被蟲蛀。同時，要保持庫房清潔衛(wèi)生，減少害蟲滋生環(huán)境。4.防盜安全檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強安全防范措施。嚴(yán)格限制無關(guān)人員進入庫房，確保檔案安全。（二）保密管理1.保密制度建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。對涉及國家機密及村莊敏感信息的檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理。2.人員保密教育加強對參與檔案管理和查村工作的人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，防止檔案信息泄露。3.保密措施在檔案查閱、借閱、傳輸?shù)冗^程中，要采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、加密傳輸?shù)?。對廢棄的檔案資料，要按照規(guī)定進行銷毀處理，防止信息擴散。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理制度查村工作進行檢查和監(jiān)督，確保查村工作規(guī)范執(zhí)行，檔案管理符合要求。2.外部監(jiān)督積極接受上級主管部門、相關(guān)監(jiān)管機構(gòu)及社會公眾的監(jiān)督，對提出的意見和建議要認(rèn)真對待，及時整改。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)制定檔案管理制度查村工作考核指標(biāo)體系，包括查村工作質(zhì)量、檔案管理水平、安全保密工作等方面的指標(biāo)。2.考核方式考核方式可采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式。定期考核每年進行一次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時開展。3.考核結(jié)果應(yīng)用將考核結(jié)果與部門和個人的績效掛鉤，對考核優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對考核不合格的部門和個