PAGE檔案局部門協(xié)作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局各部門之間的協(xié)作與溝通，提高工作效率，確保檔案管理工作的順利開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局內(nèi)部各部門之間的協(xié)作工作。（三）基本原則1.分工協(xié)作原則：明確各部門職責(zé)，在分工的基礎(chǔ)上加強(qiáng)協(xié)作，形成工作合力。2.信息共享原則：建立信息共享機(jī)制，確保各部門及時(shí)獲取相關(guān)信息，提高工作協(xié)同性。3.高效規(guī)范原則：以提高工作效率為目標(biāo)，遵循規(guī)范的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保協(xié)作工作有序進(jìn)行。二、部門職責(zé)（一）檔案收集整理部門1.負(fù)責(zé)制定檔案收集計(jì)劃，明確收集范圍、內(nèi)容和要求。2.組織開展檔案收集工作，通過多種渠道收集各類檔案資料。3.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，分類、編號(hào)、編目等。4.定期向檔案保管部門移交整理好的檔案。（二）檔案保管部門1.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜。2.接收檔案收集整理部門移交的檔案，進(jìn)行妥善保管。3.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的出入庫進(jìn)行詳細(xì)登記。4.負(fù)責(zé)檔案的日常維護(hù)，包括防蟲、防潮、防火、防盜等工作。（三）檔案利用部門1.制定檔案利用制度和流程，規(guī)范檔案查閱、借閱等利用行為。2.受理檔案利用申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。3.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋利用過程中出現(xiàn)的問題。（四）檔案數(shù)字化部門1.負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃和方案。2.組織開展檔案數(shù)字化工作，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)字化檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。4.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查和驗(yàn)收。（五）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂和解釋工作。2.協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，解決協(xié)作過程中出現(xiàn)的問題。3.對(duì)各部門協(xié)作工作進(jìn)行監(jiān)督和考核，定期通報(bào)工作情況。4.負(fù)責(zé)組織開展與外部單位的協(xié)作交流活動(dòng)。三、協(xié)作流程（一）工作溝通1.建立定期工作溝通機(jī)制，各部門每周召開一次工作例會(huì)，匯報(bào)工作進(jìn)展情況，交流工作中遇到的問題及解決方案。2.對(duì)于臨時(shí)性、緊急性工作任務(wù)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，可通過電話、郵件、即時(shí)通訊工具等方式進(jìn)行信息傳遞。3.涉及多個(gè)部門的重要工作項(xiàng)目，應(yīng)成立專項(xiàng)工作小組，明確小組負(fù)責(zé)人和成員職責(zé)，定期召開小組會(huì)議，推進(jìn)工作開展。（二）檔案移交1.檔案收集整理部門在完成檔案初步整理后，填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、整理情況等信息。2.檔案保管部門按照移交清單對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與檔案收集整理部門溝通解決，并在移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案移交清單一式兩份，雙方各留存一份，作為檔案移交的憑證。（三）檔案利用1.用戶向檔案利用部門提交檔案利用申請(qǐng)，注明利用目的、所需檔案內(nèi)容等信息。2.檔案利用部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案管理規(guī)定和用戶權(quán)限決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。3.批準(zhǔn)申請(qǐng)后，檔案利用部門按照規(guī)定為用戶提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好利用記錄。4.用戶歸還檔案時(shí)，檔案利用部門對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如無損壞、丟失等情況，辦理歸還手續(xù)。（四）檔案數(shù)字化1.檔案數(shù)字化部門根據(jù)檔案保管部門提供的檔案清單，制定數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.在數(shù)字化過程中，檔案保管部門應(yīng)配合檔案數(shù)字化部門做好檔案的調(diào)閱、歸還等工作，確保數(shù)字化工作順利進(jìn)行。3.數(shù)字化工作完成后，檔案數(shù)字化部門對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，合格后向檔案保管部門移交數(shù)字化成果，并辦理移交手續(xù)。四、信息共享（一）共享平臺(tái)建設(shè)1.建立檔案局內(nèi)部信息共享平臺(tái)，整合各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)信息的集中存儲(chǔ)和共享。2.信息共享平臺(tái)應(yīng)具備信息發(fā)布、查詢、檢索、下載等功能，方便各部門之間獲取和使用信息。（二）信息發(fā)布與更新1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)信息共享平臺(tái)的信息發(fā)布和更新工作，確保發(fā)布的信息準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。2.涉及檔案工作的政策法規(guī)、工作動(dòng)態(tài)、業(yè)務(wù)文件等信息應(yīng)及時(shí)在共享平臺(tái)上發(fā)布，供各部門查閱。3.各部門在開展工作過程中產(chǎn)生的重要數(shù)據(jù)和信息，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)上傳至信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)共享共用。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)信息共享平臺(tái)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、用戶認(rèn)證等措施，確保信息安全。2.嚴(yán)格控制信息訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要為不同部門和人員設(shè)置相應(yīng)的信息訪問級(jí)別，防止信息泄露。3.定期對(duì)信息共享平臺(tái)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。五、監(jiān)督考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門協(xié)作工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查各部門工作任務(wù)的完成情況、信息共享情況等。2.設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)電話和郵箱，接受全局工作人員對(duì)協(xié)作工作中違規(guī)行為的舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)情況進(jìn)行及時(shí)調(diào)查處理。（二）考核辦法1.制定詳細(xì)的部門協(xié)作工作考核指標(biāo)體系，包括工作任務(wù)完成率、協(xié)作配合情況、信息共享質(zhì)量、工作創(chuàng)新等方面。2.考核周期為每季度一次，每季度末各部門對(duì)本季度協(xié)作工作進(jìn)行總結(jié)自評(píng)，提交自評(píng)報(bào)告。3.綜合管理部門根據(jù)各部門自評(píng)報(bào)告及日常監(jiān)督情況，對(duì)各部門進(jìn)行考核評(píng)分，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。（三）結(jié)果應(yīng)用1.將考核結(jié)果與部門績效掛鉤，對(duì)考核優(yōu)秀的部門給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，在績效分配、評(píng)先評(píng)優(yōu)等方面予以傾斜。2.對(duì)考核不合格的部門進(jìn)行督促整改，連續(xù)兩個(gè)季度考核不合格的部門，將對(duì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行問責(zé)。六、培訓(xùn)與交流（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)檔案工作發(fā)展需求和各部門人員業(yè)務(wù)能力狀況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、法律法規(guī)、信息技術(shù)應(yīng)用、協(xié)作溝通技巧等方面，以提高工作人員的綜合素質(zhì)和協(xié)作能力。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.通過內(nèi)部培訓(xùn)、邀請(qǐng)專家授課、參加外部培訓(xùn)等多種方式組織開展培訓(xùn)工作。2.鼓勵(lì)工作人員自主學(xué)習(xí)，提供學(xué)習(xí)資源和支持，定期組織學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，分享學(xué)習(xí)心得和工作經(jīng)驗(yàn)。（三）交流活動(dòng)1.定期組織檔案局內(nèi)部各部門之間的交流活動(dòng)，如工作經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)、業(yè)務(wù)研討會(huì)等，促進(jìn)部門之間的相互了解和學(xué)習(xí)。2.積極參與外部檔案行業(yè)的交流活動(dòng)，與其他檔案局、檔案機(jī)構(gòu)等進(jìn)行