PAGE小型公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司各部門及全體員工。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、信函、會(huì)議記錄、照片、音像資料等。2.檔案管理：指對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的總稱。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司各部門及員工查詢和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。5.負(fù)責(zé)檔案的安全管理，確保檔案的安全與完整。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整與準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部移交應(yīng)歸檔的檔案。3.配合綜合管理部做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的各類文件、證照等。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議形成的文件、記錄等。3.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表等。4.公司行政管理活動(dòng)中形成的文件、通知、報(bào)告等。5.公司人力資源管理活動(dòng)中形成的員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。6.公司財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.公司市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)中形成的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料等。8.公司技術(shù)研發(fā)活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、專利等。9.公司對(duì)外宣傳活動(dòng)中形成的宣傳資料、新聞稿件等。10.其他具有保存價(jià)值的文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，并進(jìn)行初步整理。3.對(duì)于重要文件、合同等，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，確保檔案的原始性和真實(shí)性。4.檔案收集人員應(yīng)將收集到的檔案及時(shí)移交本部門檔案管理人員進(jìn)行進(jìn)一步整理和保管。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、人力資源類、財(cái)務(wù)管理類、市場(chǎng)營(yíng)銷類、技術(shù)研發(fā)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和利用。（三）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照整理原則和方法，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行認(rèn)真整理，確保檔案的分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、編目清晰。2.整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、損壞檔案。3.對(duì)于破損、褪色等檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案柜、貨架等保管設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。2.電子檔案：建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案柜、貨架應(yīng)擺放整齊，便于查找和取用檔案。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，防止檔案霉變、蟲蛀、破損等。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的可讀性和可用性。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。（三）檔案的借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請(qǐng)表》的內(nèi)容，對(duì)借閱檔案進(jìn)行核對(duì)和登記，并將檔案借給借閱人員。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）檔案的查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱時(shí)間、查閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》的內(nèi)容，對(duì)查閱檔案進(jìn)行核對(duì)和登記，并安排專人陪同查閱人員在指定地點(diǎn)查閱檔案。3.查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.便于保管和利用，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的價(jià)值。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。（三）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過(guò)程的安全和保密。2.檔案銷毀人員應(yīng)按照《檔案銷毀申請(qǐng)表》的內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)清理，確保檔案庫(kù)房的整潔和安全。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）移交1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門應(yīng)歸檔的檔案移交綜合管理部。2.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案的名稱、編號(hào)