PAGE公司檔案管理制度細則一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度細則。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則。檔案應如實反映公司各項活動的真實情況。3.保密性原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則。在確保檔案安全和保密的前提下，應方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實、完整和準確。2.各部門應積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理部門的要求提供相關檔案資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等類別。1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復等。2.科技檔案：包括公司科研項目、工程設計、技術改造等方面的檔案。3.會計檔案：包括公司財務報表、賬簿、憑證等。4.人事檔案：包括公司員工的個人信息、履歷、考核、獎懲等檔案。5.業(yè)務檔案：包括公司市場營銷、客戶服務、合同管理等方面的檔案。（二）檔案編號檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查詢。檔案編號應包括檔案類別代碼、年度代碼、保管期限代碼和流水號等部分。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照檔案管理部門的要求，定期收集本部門形成的檔案資料，并進行初步整理。2.檔案管理部門應定期對各部門移交的檔案資料進行檢查和驗收，確保檔案的質(zhì)量。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.檔案整理應包括文件材料的裝訂、編目、裝盒等工作。五、檔案的保管（一）保管場所公司應設立專門的檔案庫房，用于存放檔案資料。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，并配備必要的消防器材和安全設施。（二）保管方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立檔案存放索引。2.檔案應采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結合的保管方式，電子檔案應定期進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案應長期保存，不得銷毀；長期保管的檔案保管期限為[X]年；短期保管的檔案保管期限為[X]年。（四）檔案鑒定檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。檔案鑒定工作應由檔案管理部門會同有關部門組成鑒定小組進行，并形成鑒定報告。（五）檔案銷毀經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應按照國家有關規(guī)定進行銷毀。檔案銷毀應編制銷毀清冊，經(jīng)公司領導批準后，由檔案管理部門和有關部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全。2.檔案利用應根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序進行申請和審批。（二）利用方式1.檔案查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，并遵守檔案管理部門的有關規(guī)定。2.檔案借閱：公司內(nèi)部人員借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，并不得轉借他人。3.檔案復制：公司內(nèi)部人員復制檔案應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案復制應按照檔案管理部門的要求進行，不得擅自更改檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細登記，以便統(tǒng)計和查詢。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標公司應積極推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理系統(tǒng)公司應建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作的信息化管理。檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、備份等功能，并與公司其他信息系統(tǒng)進行集成。（三）電子檔案管理1.電子檔案應按照檔案管理的要求進行整理和存儲，并建立電子檔案目錄。2.電子檔案應采用加密存儲、備份等技術手段，確保電子檔案的安全。3.電子檔案的利用應按照規(guī)定的程序進行申請和審批，并在檔案信息化管理系統(tǒng)中進行操作記錄。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員基本職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，負責公司檔案的日常管理工作。2.負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.負責檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。4.負責檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案庫房的設施設備，確保檔案庫房的安全。5.負責對各部門檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，提高公司檔案管理的整體水平。（二）檔案管理人員崗位責任制1.檔案收集崗位人員負責檔案的收集和初步整理工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案整理崗位人員負責檔案的分類整理和編目工作，確保檔案的整理質(zhì)量。3.檔案保管崗位人員負責檔案的保管和庫房管理工作，確保檔案的安全保管。4.檔案利用崗位人員負責檔案的查閱、借閱、復制等利用工作，確保檔案的合理利用。5.檔案信息化管理崗位人員負責檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理工作，確保系統(tǒng)的正