PAGE自律監(jiān)管檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司自律監(jiān)管工作，規(guī)范自律監(jiān)管檔案管理，確保自律監(jiān)管工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，提高自律監(jiān)管工作的質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在自律監(jiān)管工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)真實(shí)反映自律監(jiān)管工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保檔案資料的全面、完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案資料嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，遵循統(tǒng)一的格式和規(guī)范。二、檔案管理職責(zé)（一）自律監(jiān)管部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善自律監(jiān)管檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對自律監(jiān)管工作中形成的各類檔案資料進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管。3.定期對檔案資料進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案資料的查閱、借閱服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案資料的鑒定、銷毀工作，確保檔案信息的安全。（二）其他部門職責(zé)1.協(xié)助自律監(jiān)管部門做好檔案資料的收集工作，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的與自律監(jiān)管相關(guān)的資料移交至自律監(jiān)管部門。2.在開展自律監(jiān)管工作過程中，按照要求如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案資料。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.監(jiān)管文件類：包括國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管政策、公司內(nèi)部制定的自律監(jiān)管規(guī)章制度等。2.監(jiān)管檢查類：涵蓋各類自律監(jiān)管檢查計(jì)劃、檢查報(bào)告、整改通知書等。3.違規(guī)處理類：涉及對違規(guī)行為的調(diào)查記錄、處理決定、處罰執(zhí)行情況等。4.培訓(xùn)教育類：包含自律監(jiān)管培訓(xùn)方案、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。5.客戶信息類：有關(guān)客戶的基本資料、交易記錄、風(fēng)險(xiǎn)評估等與自律監(jiān)管相關(guān)的信息。6.其他類：不屬于上述分類的其他自律監(jiān)管檔案資料。（二）編號規(guī)則1.采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進(jìn)行編號。2.編號首位字母表示檔案類別，如“J”代表監(jiān)管文件類，“C”代表監(jiān)管檢查類等。3.后面依次為年份、月份、流水號。例如，“J202305001”表示2023年5月產(chǎn)生的第1份監(jiān)管文件類檔案。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.自律監(jiān)管部門及其他相關(guān)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.對于日常工作中產(chǎn)生的各類文件、記錄、報(bào)表等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理人員。3.涉及重要自律監(jiān)管事項(xiàng)的資料，應(yīng)在事項(xiàng)辦結(jié)后立即收集歸檔。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員收到檔案資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，并編制目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.對檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁，確保資料的整齊、牢固。4.對于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員將整理好的檔案資料按照編號順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年份、月份等信息。2.將檔案盒存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.建立檔案臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫時(shí)間、編號、名稱、保管期限等信息，確保檔案管理的可追溯性。（二）保管期限1.監(jiān)管文件類檔案保管期限為長期，直至文件失效或被新的文件替代。2.監(jiān)管檢查類、違規(guī)處理類檔案保管期限為[X]年，自檢查或處理完畢之日起計(jì)算。3.培訓(xùn)教育類檔案保管期限為[X]年，自培訓(xùn)結(jié)束之日起計(jì)算。4.客戶信息類檔案保管期限根據(jù)法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行，一般為客戶關(guān)系結(jié)束后[X]年。5.其他類檔案保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，原則上不少于[X]年。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案資料的安全。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱自律監(jiān)管檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至自律監(jiān)管部門負(fù)責(zé)人審核。3.審核通過后，檔案管理人員按照申請表要求提供檔案資料，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、抽取檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、自律監(jiān)管部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。5.檔案管理人員應(yīng)對借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱人員歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)立即報(bào)告并采取相應(yīng)措施。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定程序1.檔案保管期限屆滿后，由自律監(jiān)管部門組織相關(guān)人員對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)用途等因素，對檔案是否需要繼續(xù)保存進(jìn)行評估。3.形成檔案鑒定意見書，明確鑒定結(jié)論及處理意見。（二）銷毀規(guī)定1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)自律監(jiān)管部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字，注明銷毀日期、地點(diǎn)、方式等信息。銷毀記錄應(yīng)長期保存。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的自律監(jiān)管電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索和管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編號、存儲、查詢、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案資料錄入電子檔案系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.定期對電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，清理無效數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）安全管理1.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.制定電子檔案系統(tǒng)應(yīng)急處理預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)故障等情況，確保電子檔案的安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對自律監(jiān)管檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)，以及電子檔案系統(tǒng)的運(yùn)行情況。（二）考核評價(jià)1.將自律監(jiān)管檔案管理