PAGE技防部門檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)技防部門檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在技防工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于技防部門在工作中形成的各類檔案，包括但不限于技術(shù)文檔、設(shè)備資料、項(xiàng)目文件、人員檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：技防部門檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映技防工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立技防部門檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔技防部門在工作中形成的各類檔案。2.檔案整理：對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。3.檔案保管：妥善保管檔案，確保檔案的安全和完整，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案檢索：建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。5.檔案利用服務(wù)：為技防部門內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)。6.檔案統(tǒng)計(jì)：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。7.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.技術(shù)文檔：包括技防系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案、技術(shù)規(guī)范、操作規(guī)程、技術(shù)總結(jié)等。2.設(shè)備資料：設(shè)備采購合同、設(shè)備說明書、設(shè)備維護(hù)手冊、設(shè)備維修記錄等。3.項(xiàng)目文件：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、項(xiàng)目合同等。4.人員檔案：員工基本信息、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。5.其他檔案：與技防工作相關(guān)的會議記錄、文件、報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案材料移交檔案管理室，確保檔案的及時(shí)收集。2.檔案材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為技術(shù)類、設(shè)備類、項(xiàng)目類、人員類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，方便查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照分類和編號順序存放于檔案柜中，定期進(jìn)行盤點(diǎn)核對。2.電子檔案：存儲在專用的存儲設(shè)備上，進(jìn)行備份，并建立電子檔案索引，便于查找。3.特殊載體檔案：如光盤、磁帶等，應(yīng)按照相關(guān)要求進(jìn)行保管，確保其可讀性和完整性。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)，確定不同檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期。具體保管期限參照國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（四）檔案安全管理1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。2.加強(qiáng)對檔案保管場所的安全防范，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備。3.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.嚴(yán)格控制檔案的借閱和使用范圍，防止檔案丟失或損壞。五、檔案的利用（一）利用范圍1.技防部門內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來等原因，按照規(guī)定程序查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.技防部門內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。2.外部單位查閱檔案，需提前提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)技防部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱人員需在檔案管理室指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出。3.檔案借閱需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用記錄檔案管理室應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還時(shí)間等，以便跟蹤檔案的利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由技防部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍需保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見。2.經(jīng)技防部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號、名稱、日期等信息。3.按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的技防部門檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批和登記管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和升級，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.接受技防部門內(nèi)部其他部門對檔案管理工作的監(jiān)督和意見反饋。