PAGE民政檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)民政檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本民政部門各科室及下屬單位在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：民政檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映民政工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理各類民政檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本民政部門檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀本部門各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為民政工作提供檔案信息服務(wù)。4.指導(dǎo)和監(jiān)督本部門各科室及下屬單位的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。（二）各科室及下屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室及下屬單位在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案室。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本科室及下屬單位的檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。3.積極配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，按要求提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與民政工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本民政部門形成的各類文件，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)文件等。3.下屬單位上報(bào)的各類文件、報(bào)表、總結(jié)等。4.與民政工作相關(guān)的重要活動(dòng)、項(xiàng)目的文件材料，如實(shí)施方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.涉及民政工作的各類合同、協(xié)議、證書等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室及下屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止因意外情況導(dǎo)致文件丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照民政工作的職能和檔案內(nèi)容，將檔案分為綜合類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、人事類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年度、類別、流水號(hào)等組合方式。3.排列：按照編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行排列，確保檔案存放的有序性。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.民政檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。（三）檔案存放方式1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，重要檔案應(yīng)專柜保管。（四）檔案保管期限1.民政檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括本民政部門制定的重要法規(guī)、政策文件；重大活動(dòng)、項(xiàng)目的文件材料；涉及全局性、歷史性的文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性文件材料、臨時(shí)性工作文件等。（五）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。五、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.本民政部門工作人員因工作需要可借閱相關(guān)檔案。其他單位或個(gè)人因特殊情況需要查閱檔案的，須經(jīng)本民政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和借閱。（二）借閱手續(xù)1.本民政部門工作人員借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息。2.其他單位或個(gè)人查閱檔案時(shí)，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本民政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱申請(qǐng)應(yīng)留存?zhèn)浒浮?.借閱檔案一般不得帶出檔案室，如有特殊情況需要帶出的，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，限期歸還。（三）利用規(guī)定1.利用檔案時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。3.利用檔案形成的資料應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播或泄露檔案內(nèi)容。（四）歸還要求1.借閱檔案到期后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案室。如需延期借閱的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向借閱人核實(shí)并處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核、本民政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。（五）銷毀記錄銷毀檔案的相關(guān)記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，包括《檔案銷毀清冊(cè)》、銷毀過(guò)程記錄等，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)民政檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為民政工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)安全防護(hù)等功能。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化數(shù)據(jù)的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、防火墻等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。2.定期對(duì)檔案信息化數(shù)