PAGE檔案網(wǎng)絡(luò)信息制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理，確保檔案信息的安全、完整、有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理方面的活動(dòng)，包括檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、傳輸、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.完整性原則：保證檔案網(wǎng)絡(luò)信息的全面、準(zhǔn)確和完整，維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。4.便利性原則：在確保安全和保密的前提下，提高檔案網(wǎng)絡(luò)信息的利用效率，方便公司員工和相關(guān)人員查詢和使用。二、檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理工作，定期進(jìn)行檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)和保管，建立檔案數(shù)據(jù)庫。5.負(fù)責(zé)檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全保密工作，制定安全保密措施，對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。6.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案網(wǎng)絡(luò)信息的查詢、借閱、復(fù)制等服務(wù)。7.負(fù)責(zé)對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門的檔案信息錄入檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。3.配合檔案管理部門做好檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全保密工作，對(duì)涉及本部門的檔案信息嚴(yán)格保密。4.按照規(guī)定的程序和要求，向檔案管理部門申請(qǐng)查詢、借閱、復(fù)制本部門所需的檔案網(wǎng)絡(luò)信息。5.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的技術(shù)支持和維護(hù)，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.協(xié)助檔案管理部門制定檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全策略，實(shí)施安全防護(hù)措施。3.負(fù)責(zé)對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。4.配合檔案管理部門做好檔案網(wǎng)絡(luò)信息的數(shù)字化處理工作，提高檔案信息的利用效率。三、檔案網(wǎng)絡(luò)信息的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等文件。3.公司員工的個(gè)人檔案，包括人事檔案、培訓(xùn)檔案、業(yè)績檔案等。4.公司的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。5.公司的工程檔案，包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄等。6.其他具有保存價(jià)值的檔案信息。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。3.對(duì)收集的檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，區(qū)分不同的類別和保管期限。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，建立分類目錄。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊、美觀和便于保管。四、檔案網(wǎng)絡(luò)信息的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，對(duì)重要檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)。2.電子存儲(chǔ)應(yīng)使用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，建立檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。3.紙質(zhì)存儲(chǔ)應(yīng)選擇防火、防潮、防蟲、防盜的檔案庫房，按照檔案的類別和保管期限進(jìn)行排列存放。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表、重大項(xiàng)目檔案等。3.長期保管的檔案主要包括公司的一般性業(yè)務(wù)檔案、重要合同協(xié)議等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括公司的臨時(shí)性文件、一般性資料等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理和修復(fù)，并做好防潮、防蟲、防火等工作。4.嚴(yán)格限制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案庫房。五、檔案網(wǎng)絡(luò)信息的傳輸與共享（一）傳輸方式1.檔案網(wǎng)絡(luò)信息的傳輸應(yīng)采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)傳輸方式，如加密傳輸、VPN等。2.對(duì)重要檔案信息的傳輸應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保信息在傳輸過程中的安全性。3.禁止通過不安全的網(wǎng)絡(luò)渠道傳輸檔案信息，如公共郵箱、即時(shí)通訊工具等。（二）共享原則1.檔案網(wǎng)絡(luò)信息的共享應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則。2.嚴(yán)格控制檔案信息的共享范圍，確保共享信息不被泄露或?yàn)E用。3.對(duì)共享的檔案信息應(yīng)進(jìn)行登記和審批，明確共享的目的、范圍和期限。（三）共享流程1.需求部門向檔案管理部門提交檔案信息共享申請(qǐng)，并注明共享的目的、范圍和期限。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，按照規(guī)定的程序和要求提供共享服務(wù)。3.共享服務(wù)提供后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)記錄共享的情況，包括共享的時(shí)間、人員、內(nèi)容等。六、檔案網(wǎng)絡(luò)信息的利用與開發(fā)（一）利用方式1.公司員工可通過檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)查詢、借閱、復(fù)制本部門所需的檔案信息。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)授權(quán)不得查閱和使用。3.公司外部單位需要查閱公司檔案信息的，應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）開發(fā)原則1.檔案網(wǎng)絡(luò)信息的開發(fā)應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則。2.充分利用檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)發(fā)展等提供支持。3.對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行深度挖掘和分析，開發(fā)具有價(jià)值的信息產(chǎn)品和服務(wù)。（三）開發(fā)流程1.檔案管理部門根據(jù)公司的需求和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，制定檔案網(wǎng)絡(luò)信息開發(fā)計(jì)劃。2.按照開發(fā)計(jì)劃，組織相關(guān)人員對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、分析和研究，形成信息產(chǎn)品和服務(wù)。3.對(duì)開發(fā)的信息產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行審核和評(píng)估，確保其質(zhì)量和價(jià)值。4.將開發(fā)的信息產(chǎn)品和服務(wù)及時(shí)提供給公司相關(guān)部門和人員使用，并做好反饋和改進(jìn)工作。七、檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全保密（一）安全保密措施1.建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保密制度，明確安全保密責(zé)任和措施。2.設(shè)置安全保密崗位，配備安全保密人員，負(fù)責(zé)檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全保密工作。3.對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等。4.對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，確保信息在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。5.嚴(yán)格限制檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，對(duì)用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理。6.定期對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（二）保密規(guī)定1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)公司的檔案網(wǎng)絡(luò)信息嚴(yán)格保密。2.不得擅自泄露、傳播或出售公司的檔案網(wǎng)絡(luò)信息。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)授權(quán)不得查閱和使用。4.在檔案網(wǎng)絡(luò)信息的利用和開發(fā)過程中，應(yīng)采取必要的數(shù)據(jù)保護(hù)措施，防止信息泄露。（三）安全保密教育1.定期組織公司員工進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保密教育，提高員工的安全保密意識(shí)。2.對(duì)涉及檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理的人員進(jìn)行專門的安全保密培訓(xùn)，使其熟悉安全保密制度和操作規(guī)程。3.在公司內(nèi)部宣傳檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保密知識(shí)，營造安全保密的工作氛圍。八、檔案網(wǎng)絡(luò)信息的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再需要的檔案。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)為虛假或無效的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定需要銷毀的檔案清單。2.對(duì)需要銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。3.按照規(guī)定的程序和要求，組織對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)；銷毀電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式，確保數(shù)據(jù)徹底刪除。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記