PAGE技術(shù)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研和管理中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在技術(shù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖紙、數(shù)據(jù)等各類技術(shù)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司技術(shù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則技術(shù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司技術(shù)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、管理職責(zé)（一）技術(shù)檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司技術(shù)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔公司各類技術(shù)檔案，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.建立健全技術(shù)檔案的檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的安全保管，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供技術(shù)檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。7.組織開展技術(shù)檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件、資料的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向技術(shù)檔案室移交。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門技術(shù)檔案的管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和整理。3.配合技術(shù)檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。4.對(duì)本部門形成的技術(shù)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.產(chǎn)品研發(fā)過程中形成的各類文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告等。2.生產(chǎn)工藝文件，如工藝流程、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件等。3.設(shè)備采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維護(hù)過程中形成的文件，包括設(shè)備說明書、圖紙、維修記錄等。4.技術(shù)改造、技術(shù)創(chuàng)新項(xiàng)目形成的文件，如項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.與外部合作項(xiàng)目形成的文件，如合作協(xié)議、技術(shù)交流資料等。6.其他具有保存價(jià)值的技術(shù)文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的收集工作，確保文件的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)收集到的技術(shù)文件，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，并按照文件的形成時(shí)間、類別等進(jìn)行分類。3.收集的技術(shù)文件應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽署完備，確保文件的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類按照技術(shù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為產(chǎn)品研發(fā)檔案、生產(chǎn)工藝檔案、設(shè)備檔案、技術(shù)改造檔案、合作項(xiàng)目檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類技術(shù)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂對(duì)紙張較大或較薄的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的查閱。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期來源、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在技術(shù)文件形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交技術(shù)檔案室。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或重要技術(shù)文件，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或文件形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的技術(shù)檔案移交技術(shù)檔案室時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.技術(shù)檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案，退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過的檔案，按照分類編號(hào)的方法進(jìn)行排列上架，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（三）保管期限1.技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的核心技術(shù)文件、重大項(xiàng)目檔案、具有歷史價(jià)值的檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般技術(shù)文件、項(xiàng)目檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括臨時(shí)性技術(shù)文件、一般性資料等。（四）保管要求1.技術(shù)檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱技術(shù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到技術(shù)檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在技術(shù)檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還技術(shù)檔案室，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和技術(shù)檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，技術(shù)檔案室應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)后方可查閱和借閱。2.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司技術(shù)檔案時(shí)，如果有必要，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱或借閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立技術(shù)檔案鑒定小組，由技術(shù)檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，予以鑒定銷毀。3.對(duì)仍有一定利用價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.技術(shù)檔案室定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期來源、保管期限等內(nèi)容。4.檔案銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案，采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作1.技術(shù)檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）信息化管理1.建立技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.將檔案的基本信息、目錄、全文等錄入管理信息系統(tǒng)，方便檔案的查