PAGE_檔案管理制度匯編總則目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本檔案管理制度匯編。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域和工作環(huán)節(jié)中形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。檔案管理職責(zé)綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用公司檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求進(jìn)行檔案管理。3.積極配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.對本部門形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，定期向綜合管理部移交電子檔案。檔案的收集與整理收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的文件，如合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.公司人力資源管理方面的文件，包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。4.公司行政管理方面的文件，如會(huì)議紀(jì)要、通知公告、規(guī)章制度、辦公文件等。5.公司財(cái)務(wù)管理方面的文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司市場營銷方面的文件，如市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料、營銷活動(dòng)方案等。7.公司技術(shù)研發(fā)方面的文件，如技術(shù)方案、研發(fā)報(bào)告、專利文件、產(chǎn)品資料等。8.公司對外交往中形成的文件，如往來信函、合作協(xié)議、外事活動(dòng)記錄等。9.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件和資料。收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，并確保電子文件的可讀性和完整性。整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別和年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，設(shè)立相應(yīng)的檔案類目。3.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，填寫檔案目錄卡片或電子目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。檔案的保管保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，以及涉及公司核心機(jī)密、重大權(quán)益的文件等。長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事任免等方面的文件。短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性文件等。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和價(jià)值，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限，并在檔案整理時(shí)予以標(biāo)注。檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，排列整齊有序，便于查找和利用。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，定期進(jìn)行核對和盤點(diǎn)。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.對破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或處理，確保檔案的完整性和可讀性。檔案的鑒定與銷毀鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行綜合鑒定。鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)逐卷逐件地對檔案進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管期限等因素，確定檔案的價(jià)值。2.對于保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案鑒定審批表，注明檔案名稱、編號、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀檔案后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊存檔備查。檔案的查閱與利用查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司綜合管理部負(fù)責(zé)人審核同意，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱要求1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案庫房管理制度，不得擅自進(jìn)入檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。2.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部，并辦理歸還手續(xù)。利用服務(wù)1.綜合管理部應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供所需檔案資料。2.對于重要檔案的利用，綜合管理部應(yīng)做好登記和跟蹤服務(wù)，確保檔案的安全和有效利用。3.鼓勵(lì)公司員工充分利用檔案資源，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供參考依據(jù)。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，促進(jìn)公司各部門之間的信息交流和協(xié)同工作。信息化管理要求1.公司應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對公司各類檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進(jìn)行檔案信息的錄入、整理