PAGE扶貧檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強扶貧檔案室管理，確保扶貧檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在扶貧工作中形成的各類檔案的管理，包括但不限于扶貧項目申報、實施、驗收等過程中產(chǎn)生的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則扶貧檔案由專門的檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映扶貧工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理扶貧工作中產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案資料的齊全。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。5.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和檢索。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，制定和完善扶貧檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責扶貧檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全扶貧檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為扶貧工作提供決策支持。5.負責對本公司/組織各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務培訓。（二）各部門職責1.負責本部門扶貧工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理工作的具體實施，確保檔案的及時收集、整理和安全保管。3.嚴格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的查閱、借閱等手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧項目規(guī)劃、實施方案、可行性研究報告等文件。2.扶貧項目申報、審批文件及相關材料。3.扶貧項目實施過程中的各類文件，如項目進展報告、資金使用情況報告、物資采購清單等。4.扶貧項目驗收文件，包括驗收申請、驗收報告、驗收意見等。5.扶貧對象的基本信息、幫扶記錄、脫貧成效等資料。6.扶貧工作中的會議記錄、調研報告、統(tǒng)計報表等。7.其他與扶貧工作相關的文件、資料和實物。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損毀。3.對于電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的真實性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、不同保管期限、不同類別進行整理。3.按照檔案管理的規(guī)范化要求，對文件進行分類、編號、編目等處理。（四）整理方法1.分類按照扶貧項目類別、文件性質等進行分類，如分為綜合類、項目類、資金類、對象類等。2.編號對每一份檔案給予唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，目錄應清晰準確，便于查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應在每年年底前將本年度形成的扶貧檔案整理完畢，向檔案室移交。2.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等信息，雙方簽字確認。3.檔案室應對接收的檔案進行認真核對，確保檔案的質量符合要求。（二）保管期限扶貧檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映扶貧工作重大歷史事件、重要決策、關鍵數(shù)據(jù)等具有長遠保存價值的檔案。2.長期保管的檔案保存期限為10年至50年的檔案，主要包括扶貧項目的中期評估報告期、重要業(yè)務文件等。3.短期保管的檔案保存期限為1年至10的檔案，如一般性的工作文件、臨時性的報表等。（三）保管方式1.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應堅固耐用，具備防火、防潮、防蟲等功能。2.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地存放。同時，應建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、存儲和檢索。3.實物檔案如證書、獎牌、錦旗等，應妥善保管，可采用專柜存放或專門的展示區(qū)域展示。（四）檔案保管環(huán)境檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設施設備，并定期進行檢查和維護。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.本公司/組織內部人員因工作需要查閱扶貧檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案室查閱。2.涉及扶貧工作的上級主管部門、審計部門、紀檢監(jiān)察部門等單位查閱檔案的，應出具單位介紹信，并經(jīng)本公司/組織分管領導批準后，方可查閱。3.外部單位或個人查閱扶貧檔案的，應按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)，并經(jīng)本公司/組織主要領導批準。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息。2.申請表經(jīng)批準后，查閱人員持申請表到檔案室查閱檔案。3.檔案室工作人員應根據(jù)查閱申請表提供的信息，協(xié)助查閱人員查找所需檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱內容、查閱期限等信息。4.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）借閱權限1.本公司/組織內部人員因工作需要借閱扶貧檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審核，分管領導批準后，到檔案室借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內容、借閱期限等信息。2.申請表經(jīng)批準后，借閱人員持申請表到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室工作人員應將檔案交給借閱人員，并填寫檔案借閱登記冊。登記冊應包括借閱日期、借閱人員姓名、借閱內容、借閱期限、歸還日期等信息。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案室報告，并承擔相應的責任。4.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案。歸還檔案時，檔案室工作人員應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后，在檔案借閱登記冊上注明歸還日期。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案室應定期對扶貧檔案進行鑒定，確保檔案的保管價值與實際需求相適應。2.全面審查原則對檔案的內容、來源、形式等進行全面審查，綜合判斷檔案的保管價值。3.集體鑒定原則成立檔案鑒定小組，由檔案室工作人員、相關業(yè)務部門人員等組成，對檔案進行集體鑒定。（二）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進行直接審查，判斷其是否具有保存價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進行分析比較，判斷其重要性和獨特性。3.效益評估法評估檔案對扶貧工作的現(xiàn)實效益和潛在效益，確定其保管價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀申請表。2.申請表經(jīng)本公司/組織分管領導審核，主要領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀清冊應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計定期統(tǒng)計扶貧檔案的數(shù)量，包括紙質檔案、電子檔案和實物檔案的數(shù)量。2.檔案利用情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案的查閱、借閱次數(shù)，分析檔案的利用頻率和利用效果。3.檔案保管狀況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案的保管期限、保管質量等情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問題。（二）統(tǒng)計方法1.使用專門的檔案管理軟件進行統(tǒng)計，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析和總結，形成檔案統(tǒng)計報告，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）移交規(guī)定1.扶貧工作結束后，應按照國家有關規(guī)定和本公司/組織的要求，將扶貧檔