PAGE科技檔案管理制度建設一、總則（一）目的為加強公司科技檔案管理，確保科技檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮科技檔案在公司科研、生產、經營和管理中的作用，依據國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在科技活動中形成的各類檔案的管理，包括但不限于科研項目檔案、產品研發(fā)檔案、技術合同檔案、知識產權檔案等。（三）基本原則1.集中統一管理原則。公司科技檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則?？萍紮n案應如實反映科技活動的全過程，保證檔案內容的真實性。3.完整性原則。全面收集、整理科技活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則。采取有效措施，確?？萍紮n案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司科技檔案管理制度并組織實施。2.負責公司科技檔案的集中統一管理，接收、整理、保管、統計和提供利用公司各類科技檔案。3.指導和監(jiān)督各部門科技檔案的形成、積累和整理工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓。4.參與公司科研項目、產品研發(fā)等科技活動，負責檔案的前期介入和跟蹤管理。5.負責公司科技檔案信息化建設，推進檔案管理的數字化、網絡化進程。（二）各部門職責1.負責本部門科技檔案的形成、積累和整理工作，指定專人作為兼職檔案員，負責本部門檔案的日常管理。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的科技檔案移交歸檔，并確保檔案的質量。3.配合檔案管理部門做好科技檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協助。（三）項目負責人職責1.負責項目檔案工作的組織和協調，確保項目檔案的完整、準確、系統。2.督促項目組成員及時整理和歸檔項目文件材料，對項目檔案的質量負責。3.協助檔案管理部門做好項目檔案的驗收工作，及時解決項目檔案管理中出現的問題。三、科技檔案的形成與積累（一）科技活動中的文件材料形成1.科研項目立項階段，應形成項目立項申請書、可行性研究報告、項目合同等文件材料。2.科研項目實施階段，應形成實驗記錄、研究報告、測試數據、圖紙、圖表等文件材料。3.科研項目驗收階段，應形成項目驗收申請書、驗收報告、成果鑒定證書等文件材料。4.產品研發(fā)過程中，應形成產品設計圖紙、技術文件、工藝文件、質量檢驗報告等文件材料。5.技術合同簽訂與履行過程中，應形成合同文本、技術方案、技術服務記錄等文件材料。（二）文件材料的積累要求1.項目負責人和項目組成員應及時收集、整理各自工作中形成的文件材料，做到隨工作進程同步積累。2.文件材料應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對重要的文件材料應進行備份，確保檔案的安全性。四、科技檔案的整理（一）整理原則科技檔案整理應遵循科技活動的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯系，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照科研項目、產品研發(fā)、技術合同等類別進行分類。2.每個類別下再根據文件材料的形成時間、來源、內容等進行細分。（三）編號規(guī)則1.為便于管理和查詢，對科技檔案進行編號。編號應具有唯一性和系統性。2.編號格式可采用“年份+類別代碼+順序號”的形式，如“2023KY001”表示2023年的科研項目檔案，順序號為001。（四）裝訂要求1.對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料應進行修整和裱糊。2.裝訂應整齊、牢固，便于翻閱，一般采用左側裝訂。五、科技檔案的歸檔（一）歸檔時間1.科研項目、產品研發(fā)等科技活動結束后，項目負責人應在規(guī)定時間內將整理好的檔案移交歸檔。一般項目在驗收后3個月內歸檔，重大項目在驗收后6個月內歸檔。2.技術合同履行完畢后，合同承辦部門應在1個月內將合同檔案移交歸檔。（二）歸檔程序1.項目負責人或合同承辦部門填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數量、類別等信息。2.將檔案移交清單連同檔案一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，符合要求的予以接收，并在檔案移交清單上簽字確認。六、科技檔案的保管（一）保管場所1.公司應設立專門的科技檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號順序進行存放。（二）保管期限1.科技檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括具有重要歷史價值、對公司發(fā)展有重大影響的檔案，如重大科研項目檔案、核心技術檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般科研項目檔案、重要產品研發(fā)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性技術合同檔案、臨時性科技活動檔案等。（三）檔案保管要求1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。七、科技檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因科研、生產、經營和管理需要，可查閱利用科技檔案。2.外單位因工作需要查閱公司科技檔案的，須經公司主管領導批準，并辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案時，利用者應填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息。2.檔案管理部門根據申請進行審核，符合條件的提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。3.如需借閱檔案，利用者應辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過15天，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.利用者不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案，如需復制檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行復制。八、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立科技檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關業(yè)務部門和技術專家組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要性、現實利用價值等因素進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核批準后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、數量、保管期限等信息。2.銷毀清冊經公司主管領導批準后，由檔案管