PAGE司法局檔案基本制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)司法局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在司法行政工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各科室、直屬單位以及全體工作人員在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，為司法行政工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審定檔案工作計(jì)劃、規(guī)章制度，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題，監(jiān)督檢查檔案工作的落實(shí)情況。（二）辦公室作為本局檔案管理的具體職能部門(mén)，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本局檔案管理制度，并組織實(shí)施；負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等日常工作；指導(dǎo)各科室、直屬單位的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)；負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。（三）各科室、直屬單位職責(zé)各科室、直屬單位應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案的收集、整理、移交等工作，并配合辦公室做好檔案管理的相關(guān)工作。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本科室、本單位在工作中形成的各類文件材料收集齊全、整理規(guī)范，定期移交辦公室歸檔保存。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍本局檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、指示、通知、通報(bào)等，以及本局上報(bào)給上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)等文件材料。2.本局文件材料（1）局黨組會(huì)議、局長(zhǎng)辦公會(huì)議、局務(wù)會(huì)議等各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。（2）本局制定的各類規(guī)章制度、規(guī)范性文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。（3）本局辦理的各類案件檔案，包括行政復(fù)議、行政應(yīng)訴、法律援助、公證、司法鑒定等案件的受理、審查、處理等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料。（4）本局開(kāi)展的各類專項(xiàng)工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料，如法治宣傳教育活動(dòng)、社區(qū)矯正工作、人民調(diào)解工作等相關(guān)文件、資料、記錄等。（5）本局干部人事檔案，包括干部任免、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等方面的文件材料。（6）本局財(cái)務(wù)檔案，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等文件材料。（7）本局固定資產(chǎn)檔案，包括固定資產(chǎn)購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、處置等環(huán)節(jié)形成的文件材料。3.下級(jí)單位報(bào)送的文件材料包括下級(jí)單位上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。4.其他具有保存價(jià)值的文件材料如本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件材料，本局獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案的相關(guān)材料，以及反映本局歷史變遷、重大事件、重要活動(dòng)等具有紀(jì)念意義的文件材料。（二）收集要求1.各科室、直屬單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本科室、本單位在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容真實(shí)、完整，存儲(chǔ)格式符合長(zhǎng)期保存要求，并進(jìn)行有效的備份。3.各科室、直屬單位檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)收集的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案歸檔要求進(jìn)行分類、編號(hào)，確保文件材料的有序存放，便于移交歸檔。（三）歸檔程序1.各科室、直屬單位檔案管理人員應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的文件材料進(jìn)行整理、分類，編制檔案移交清單，一式兩份，一份留存本科室、本單位，一份隨檔案一并移交辦公室。2.辦公室檔案管理人員對(duì)各科室、直屬單位移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交科室、直屬單位溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，辦公室檔案管理人員將檔案按照檔案分類方案進(jìn)行整理、編號(hào)、裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息，然后將檔案存入檔案庫(kù)房。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法本局檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行整理。1.年度按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件材料分別整理。2.機(jī)構(gòu)在每個(gè)年度內(nèi)，按照本局內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類，將各科室、直屬單位形成的文件材料分別整理。3.保管期限根據(jù)文件材料的保存價(jià)值，將檔案分為永久、定期（30年、10年）三種保管期限。（三）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+順序號(hào)”的格式。1.年度用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示文件材料形成的年度，如“2023”。2.機(jī)構(gòu)代碼根據(jù)本局內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，為每個(gè)科室、直屬單位編制兩位代碼，如辦公室代碼為“01”，法制科代碼為“02”等。3.保管期限代碼永久保管的檔案代碼為“Y”，定期保管30年的檔案代碼為“D30”，定期保管10年的檔案代碼為“D10”。4.順序號(hào)按照檔案整理的先后順序，為每份檔案編制流水號(hào)，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示（不足三位的前面補(bǔ)零），如“001”。例如，辦公室2023年形成的一份永久保管的檔案，其編號(hào)為“202301Y001”。（四）裝訂要求1.檔案應(yīng)采用A4規(guī)格的紙張進(jìn)行打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。2.對(duì)于大于A4規(guī)格的紙張，應(yīng)按照A4規(guī)格進(jìn)行折疊，使其大小與A4紙一致；對(duì)于小于A4規(guī)格的紙張，應(yīng)粘貼在A4紙上。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。（五）編目與裝盒1.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.按照檔案編號(hào)順序，將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒脊背上標(biāo)注檔案編號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等信息，以便于查找和管理。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所本局應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)于不同保管期限的檔案，應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成污染。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。（三）檔案數(shù)字化為提高檔案管理效率和利用水平，本局應(yīng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致、質(zhì)量可靠。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)符合長(zhǎng)期保存要求，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各科室、直屬單位檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)本局檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（二）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問(wèn)題的原則，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（三）鑒定方法1.直接鑒定法檔案鑒定人員應(yīng)逐件逐頁(yè)地審查檔案，對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值進(jìn)行直接判斷，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.分析比較法通過(guò)對(duì)不同時(shí)期、不同類型、不同來(lái)源的檔案進(jìn)行分析比較，了解檔案的形成規(guī)律和發(fā)展變化趨勢(shì)，從而確定檔案的保存價(jià)值。（四）鑒定程序1.每年年初，檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行初步審查，確定需要進(jìn)一步鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)列入鑒定清單的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的存毀價(jià)值。3.對(duì)于確定具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀清單，報(bào)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（五）銷毀程序1.在檔案銷毀前，應(yīng)再次對(duì)銷毀清單進(jìn)行核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案作為廢紙出售或隨意丟棄。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期和方式。4.銷毀完畢后，銷毀清單應(yīng)作為檔案資料進(jìn)行保存，保存期限為永久。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，在確保檔案安全的前提下，為司法行政工作和社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人同意后，可到辦公室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位人員因工作需要查閱本局檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，須經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱本局相關(guān)檔案的，應(yīng)按照法律規(guī)定的程序辦理手續(xù)。4.社會(huì)公眾因涉及自身權(quán)益等特殊情況需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)手續(xù)，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，方可查閱。（三）利用方式1.查閱本局工作人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)辦公室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）利用登記檔案利用應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門(mén)、利用人姓名、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、歸還日期等。檔案利用登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行記