PAGE經(jīng)審會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)經(jīng)審會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織經(jīng)審會(huì)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：經(jīng)審會(huì)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映經(jīng)審會(huì)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善經(jīng)審會(huì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。3.負(fù)責(zé)經(jīng)審會(huì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀等工作。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，確保檔案的安全保管。5.負(fù)責(zé)向公司/組織內(nèi)部各部門(mén)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）經(jīng)審會(huì)各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成的文件、資料、記錄等的收集、整理，并定期移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，按規(guī)定填寫(xiě)檔案利用登記表。3.對(duì)本部門(mén)保管的檔案進(jìn)行定期檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.熟悉檔案內(nèi)容，掌握檔案檢索方法，為檔案利用者提供準(zhǔn)確、快捷的服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序辦理檔案銷(xiāo)毀手續(xù)。6.完成檔案管理部門(mén)交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.經(jīng)審會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議等文件材料。2.審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、審計(jì)通知書(shū)、審計(jì)工作方案、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)工作底稿、審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定等審計(jì)業(yè)務(wù)文件材料。3.經(jīng)審會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等會(huì)議文件材料。4.經(jīng)審會(huì)與其他部門(mén)的往來(lái)文件、函件等。5.經(jīng)審會(huì)工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。6.經(jīng)審會(huì)獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將本部門(mén)形成的文件、資料、記錄等收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行備份，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照經(jīng)審會(huì)工作職能和檔案內(nèi)容，將檔案分為審計(jì)業(yè)務(wù)檔案、會(huì)議檔案、人事檔案、榮譽(yù)檔案等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、名稱(chēng)、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門(mén)整理好的檔案應(yīng)定期移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)重新整理。3.審核合格的檔案進(jìn)行歸檔，按照編號(hào)順序排列上架，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限1.經(jīng)審會(huì)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括經(jīng)審會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議等重要文件材料，審計(jì)項(xiàng)目涉及重大經(jīng)濟(jì)問(wèn)題、違法違紀(jì)問(wèn)題的審計(jì)業(yè)務(wù)文件材料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括審計(jì)項(xiàng)目一般業(yè)務(wù)文件材料，經(jīng)審會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等會(huì)議文件材料，經(jīng)審會(huì)與其他部門(mén)的往來(lái)文件、函件等。保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括經(jīng)審會(huì)工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列整齊，便于查找和利用。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。5.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)向檔案管理部門(mén)出具借條，并在借條上注明借閱檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)后及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）特殊情況處理1.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要查閱或借閱經(jīng)審會(huì)檔案，應(yīng)出具正式的查閱或借閱函，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的徹底和安全。3.監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并注明銷(xiāo)毀日期、方式等信息。4.檔案銷(xiāo)毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)移出、整理編目、查閱借閱、鑒定銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門(mén)和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策和考核的重要依據(jù)。（二）移交工作1.公司/組織因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷(xiāo)等原因，需要將經(jīng)審會(huì)檔案移交給其他單位或部門(mén)時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有