PAGE貸款公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)貸款公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本貸款公司各部門及全體員工在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等檔案信息進(jìn)行保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計、分析和編研工作，為公司決策提供參考依據(jù)。6.負(fù)責(zé)對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作。7.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.業(yè)務(wù)檔案：包括貸款業(yè)務(wù)檔案、風(fēng)險管理檔案、財務(wù)檔案等。貸款業(yè)務(wù)檔案：按照貸款客戶類別、貸款業(yè)務(wù)品種等進(jìn)行分類，主要包括貸款申請資料、調(diào)查評估報告、審批文件、合同協(xié)議、放款憑證、貸后管理資料等。風(fēng)險管理檔案：按照風(fēng)險類別、風(fēng)險評估方法等進(jìn)行分類，主要包括風(fēng)險評估報告、風(fēng)險監(jiān)控資料、風(fēng)險處置方案等。財務(wù)檔案：按照財務(wù)核算科目、財務(wù)報表類型等進(jìn)行分類，主要包括會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。2.行政管理檔案：包括公司文件、會議紀(jì)要、人事檔案、行政事務(wù)檔案等。公司文件：按照文件類別、發(fā)文時間等進(jìn)行分類，主要包括公司章程、制度文件、通知公告、請示報告等。會議紀(jì)要：按照會議主題、會議時間等進(jìn)行分類，記錄公司各類會議的主要內(nèi)容和決議。人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類，主要包括員工入職資料、勞動合同、薪酬福利資料、培訓(xùn)記錄、考核評價資料等。行政事務(wù)檔案：按照事務(wù)類別、時間順序等進(jìn)行分類，主要包括辦公用品采購記錄、固定資產(chǎn)管理資料、車輛管理資料、辦公場地租賃資料等。3.客戶檔案：按照客戶類別、客戶性質(zhì)等進(jìn)行分類，主要包括客戶基本信息、信用評級資料、業(yè)務(wù)往來記錄等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式編制。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位字母表示，如“YW”表示業(yè)務(wù)檔案，“XZ”表示行政管理檔案，“KH”表示客戶檔案等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.例如，一份2023年形成的貸款業(yè)務(wù)檔案，編號為“2023YW0001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.行政管理部門應(yīng)及時收集各類文件、會議紀(jì)要、人事檔案等資料，并定期移交檔案管理部門。4.客戶檔案由相關(guān)業(yè)務(wù)部門在與客戶業(yè)務(wù)往來過程中及時收集整理，定期移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理。2.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。3.對電子檔案，應(yīng)按照文件類別和時間順序進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行命名規(guī)范。4.整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的檔案資料，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案類別和編號順序存放于檔案庫房。2.檔案管理人員應(yīng)建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、類別、編號、數(shù)量等信息。3.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式，并分別存放于不同地點。（二）檔案保管1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。4.對電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全性。5.檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案借閱與利用（一）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、編號、借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，對符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并在《檔案借閱登記簿》上登記。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時提供相關(guān)檔案資料。2.利用檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。3.檔案管理人員應(yīng)做好檔案利用記錄，記錄利用時間、利用人員、利用內(nèi)容等信息，以便統(tǒng)計和分析檔案利用情況。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織公司相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。4.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清單》上注明銷毀時間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員和檔案管理人員簽字確認(rèn)。八、檔案統(tǒng)計與編研（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用人次、利用內(nèi)容等方面。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)及時報送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）檔案編研1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和