PAGE學(xué)校檔案室檔案借閱制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案室檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位及個(gè)人因工作需要借閱學(xué)校檔案室檔案的活動(dòng)。3.基本原則檔案借閱應(yīng)遵循嚴(yán)格審批、保證安全、限期歸還的原則。借閱者必須遵守本制度的規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、遺失或損壞檔案。二、檔案借閱范圍1.教學(xué)檔案教學(xué)計(jì)劃：包括各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、課程教學(xué)大綱等。教學(xué)文件：如教學(xué)通知、教學(xué)改革方案、教學(xué)評(píng)估資料等。學(xué)生成績(jī)：學(xué)生各學(xué)期的考試成績(jī)、補(bǔ)考成績(jī)等。教學(xué)實(shí)踐：實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等相關(guān)材料。2.科研檔案科研項(xiàng)目申報(bào)材料：項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告等?？蒲羞^程文件：研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、調(diào)研資料等?？蒲谐晒赫撐摹⒅?、專利、獲獎(jiǎng)證書等。3.行政管理檔案學(xué)校文件：上級(jí)部門文件、學(xué)校發(fā)布的各類規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。人事檔案：教職工基本信息、任免文件、考核材料、工資檔案等。財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、審計(jì)報(bào)告等?；n案：校園建設(shè)規(guī)劃、工程項(xiàng)目圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。4.黨群工作檔案黨組織文件：黨委會(huì)議記錄、黨員組織關(guān)系材料、入黨申請(qǐng)書等。群團(tuán)工作資料：工會(huì)活動(dòng)記錄、共青團(tuán)工作文件等。三、借閱審批流程1.填寫申請(qǐng)表借閱者需填寫《學(xué)校檔案室檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)表提交至借閱者所在部門負(fù)責(zé)人處，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見并加蓋部門公章。3.檔案室審批申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至學(xué)校檔案室。檔案室管理人員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行進(jìn)一步審批，重點(diǎn)審查借閱目的是否正當(dāng)、借閱期限是否合理等。對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，需經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.領(lǐng)取借閱憑證審批通過后，借閱者憑申請(qǐng)表到檔案室領(lǐng)取《檔案借閱憑證》。借閱憑證應(yīng)注明檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱者姓名及所在部門等信息。四、借閱期限1.一般檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱者應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.重要檔案涉及學(xué)校核心機(jī)密、重大決策等重要檔案的借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，且必須嚴(yán)格控制借閱范圍和使用方式。如需長(zhǎng)期借閱，應(yīng)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。五、借閱要求1.借閱人員本校教職工因工作需要方可借閱檔案。非本校人員原則上不得借閱檔案，如有特殊情況確需借閱，須經(jīng)學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由本校相關(guān)人員陪同查閱。借閱人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案管理意識(shí)，熟悉檔案查閱的流程和方法。2.借閱地點(diǎn)檔案借閱應(yīng)在學(xué)校檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。如需在檔案室以外的地點(diǎn)查閱檔案，必須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。3.查閱方式借閱者應(yīng)在借閱憑證規(guī)定的范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或查閱與借閱目的無關(guān)的檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.歸還檔案借閱者應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還檔案。歸還時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和保密性，確認(rèn)無誤后在借閱憑證上簽字注銷。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、遺失等情況，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案保密規(guī)定1.保密責(zé)任借閱者應(yīng)對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。因工作需要引用檔案內(nèi)容時(shí)，必須符合國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，并注明檔案來源。2.保密措施檔案室應(yīng)采取必要的安全保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)、配備防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全存放。借閱者在查閱檔案過程中，應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案隨意放置或交予他人代查。如需暫時(shí)離開查閱地點(diǎn)，應(yīng)將檔案交還給檔案室管理人員妥善保管。3.涉密檔案管理對(duì)于涉及學(xué)校機(jī)密的檔案，借閱者必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。在借閱過程中，應(yīng)采取專人專管、單獨(dú)查閱等措施，確保檔案信息的安全。七、檔案利用統(tǒng)計(jì)與分析1.利用統(tǒng)計(jì)檔案室應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱時(shí)間、借閱者姓名、所在部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)。2.分析報(bào)告根據(jù)檔案利用統(tǒng)計(jì)結(jié)果，撰寫檔案利用分析報(bào)告。分析報(bào)告應(yīng)包括檔案利用的總體情況、各類檔案利用的特點(diǎn)、存在的問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。通過分析報(bào)告，為學(xué)校的檔案管理工作提供決策依據(jù)，不斷優(yōu)化檔案管理服務(wù)。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行自查，檢查借閱手續(xù)是否齊全、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還是否及時(shí)等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或責(zé)任追究。2.外部監(jiān)督學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案借閱制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，對(duì)違反制度規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅查處。同時(shí)，鼓勵(lì)廣大教職工對(duì)檔案借閱過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，形成良好的監(jiān)督氛圍。九、違規(guī)處理1.警告與批評(píng)對(duì)于違反檔案借閱制度，但情節(jié)較輕的借閱者，給予警告或批評(píng)教育，并責(zé)令其立即改正。2.賠償與罰款因借閱者保管不善導(dǎo)致檔案損壞、遺失的，借閱者應(yīng)按照檔案的重要程度和損失情況進(jìn)行賠償。同時(shí)，根據(jù)情節(jié)輕重，處以一定數(shù)額