PAGE大宗業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司大宗業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及大宗業(yè)務(wù)的部門和項(xiàng)目，包括但不限于采購、銷售、投資、工程建設(shè)等領(lǐng)域的相關(guān)檔案管理。（三）定義1.大宗業(yè)務(wù)檔案：指公司在開展大宗業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等多種形式。2.檔案管理職責(zé)部門：指公司指定的負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門，承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、利用等職責(zé)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由檔案管理職責(zé)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司大宗業(yè)務(wù)檔案。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映大宗業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，不得篡改、偽造。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理職責(zé)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司大宗業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好大宗業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)大宗業(yè)務(wù)檔案的集中保管，建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全。4.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢利用。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門大宗業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照檔案管理職責(zé)部門的要求，及時(shí)將檔案移交至檔案管理職責(zé)部門。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成、積累和保管，確保檔案質(zhì)量。（三）其他部門1.協(xié)助檔案管理職責(zé)部門和業(yè)務(wù)部門做好大宗業(yè)務(wù)檔案管理工作，提供必要的支持和配合。2.在涉及檔案查閱、借閱等工作時(shí)，按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.采購業(yè)務(wù)檔案：包括采購合同、采購訂單、供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購談判記錄、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收報(bào)告等。2.銷售業(yè)務(wù)檔案：銷售合同、銷售訂單、客戶資料、銷售報(bào)價(jià)單、發(fā)貨記錄、售后服務(wù)記錄等。3.投資業(yè)務(wù)檔案：投資項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、投資決策文件、投資協(xié)議、股權(quán)變更文件、投資收益核算資料等。4.工程建設(shè)業(yè)務(wù)檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、工程設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、施工合同、工程變更記錄、工程驗(yàn)收文件等。5.其他與大宗業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案管理要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，如采購業(yè)務(wù)檔案可分為合同類、訂單類、供應(yīng)商管理類等。2.編號：為每一份檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理職責(zé)部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備滅火設(shè)備等。（二）保管期限1.大宗業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久保管、定期保管兩種。2.永久保管檔案：主要包括涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等具有長期保存價(jià)值的檔案，如公司成立以來的重要合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.定期保管檔案：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限，一般為10年、20年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境，防止檔案受潮發(fā)霉、紙張脆化等。4.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案的安全保密。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（二）利用程序1.申請：公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、用途、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理職責(zé)部門。外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交正式的查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的檔案名稱、用途、期限等信息，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交至檔案管理職責(zé)部門。2.審批：檔案管理職責(zé)部門對查閱、借閱申請進(jìn)行審核，并根據(jù)檔案的保密級別和利用范圍，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱、借閱：經(jīng)審批同意后，查閱、借閱人員按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱、借閱檔案。查閱人員應(yīng)在檔案管理職責(zé)部門指定的場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.登記：檔案管理職責(zé)部門對查閱、借閱檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱日期、人員姓名、檔案名稱、用途、歸還日期等信息。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等保密檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱、借閱范圍。未經(jīng)公司授權(quán)，不得擅自對外提供或泄露檔案內(nèi)容。2.檔案查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理職責(zé)部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理職責(zé)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細(xì)說明檔案名稱、編號、形成時(shí)間、保管期限、銷毀原因等信息。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對《檔案銷毀鑒定表》進(jìn)行審核，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理職責(zé)部門按照規(guī)定的程序組織檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀鑒定表》、《檔案銷毀清冊》等相關(guān)資料歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司大宗業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案信息資源共享，促進(jìn)公司內(nèi)部各部門之間的信息交流和協(xié)同工作。（二）數(shù)字化處理1.對公司現(xiàn)有的大宗業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、編目管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）信息系統(tǒng)管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對大宗業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和公司制度要求。2.檔案管理職責(zé)部門負(fù)責(zé)對各部門檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)維護(hù)等。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知