PAGE檔案室領導責任制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度明確檔案室領導責任。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的領導責任界定與履行。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一領導原則：公司檔案管理工作實行統(tǒng)一領導，明確各級領導在檔案管理中的職責，形成高效的管理體系。3.分級負責原則：根據檔案管理的不同環(huán)節(jié)和層次，各級領導分級承擔相應責任，確保責任落實到位。4.確保安全原則：將檔案安全放在首位，采取有效措施保障檔案實體安全和信息安全。二、檔案室領導職責分工（一）公司檔案管理工作領導小組職責1.全面領導：負責公司檔案管理工作的總體決策、規(guī)劃和指導，確保檔案管理工作與公司整體發(fā)展戰(zhàn)略相適應。2.政策制定：研究制定公司檔案管理的政策、制度和標準，推動檔案管理工作規(guī)范化、科學化。3.資源配置：協(xié)調公司各部門資源，保障檔案管理工作所需的人力、物力和財力。4.監(jiān)督檢查：定期對公司檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檔案室分管領導職責1.直接管理：直接分管檔案室工作，對檔案室的日常運行和管理負責。2.制度執(zhí)行：確保檔案管理各項制度在檔案室有效執(zhí)行，監(jiān)督檔案管理工作流程的規(guī)范操作。3.人員管理：負責檔案室工作人員的選拔、培訓、考核和調配，提高工作人員業(yè)務素質。4.業(yè)務指導：對公司各部門檔案管理工作進行業(yè)務指導，協(xié)助解決檔案管理中的問題。5.安全保障：組織落實檔案安全保障措施，確保檔案實體和信息安全。（三）各部門負責人職責1.部門檔案管理領導：為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責領導和組織本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作。2.制度落實：督促本部門員工嚴格執(zhí)行公司檔案管理各項制度，將檔案管理工作納入部門日常工作范疇。3.人員培訓：組織本部門員工參加檔案管理相關培訓，提高員工檔案意識和業(yè)務能力。4.檔案審核：對本部門形成的檔案進行審核，確保檔案內容真實、準確、完整。5.安全自查：定期組織本部門檔案安全自查，及時消除安全隱患。三、檔案收集與整理領導責任（一）收集責任1.檔案室分管領導制定檔案收集計劃，明確各階段檔案收集的范圍、重點和要求。督促檔案室工作人員按照收集計劃開展工作，確保檔案收集工作有序進行。協(xié)調各部門之間的檔案交接事宜，解決收集過程中的矛盾和問題。2.各部門負責人組織本部門員工及時將工作中形成的各類文件材料收集齊全，不得遺漏重要文件。對本部門形成的電子文件，按照規(guī)定格式和要求進行整理和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。定期向檔案室移交本部門應歸檔的文件材料，辦理交接手續(xù)。（二）整理責任1.檔案室分管領導指導檔案室工作人員按照國家檔案分類標準和公司實際情況，對收集到的檔案進行科學分類和整理。審核檔案整理方案，確保整理后的檔案符合規(guī)范要求，便于保管和利用。推動檔案整理工作的信息化建設，提高整理效率和質量。2.各部門負責人組織本部門員工對收集的文件材料進行初步整理，按照檔案管理要求進行分類、編號等工作。配合檔案室工作人員對本部門檔案整理工作進行檢查和指導，確保整理質量。四、檔案保管領導責任（一）硬件設施保障1.檔案室分管領導負責規(guī)劃和建設檔案室，確保檔案室具備符合檔案保管要求的場地、庫房等硬件設施。定期檢查檔案室硬件設施的運行狀況，及時安排維修和更新，保障檔案保管環(huán)境安全可靠。按照檔案安全管理規(guī)定，配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防塵等設備，并確保設備正常運行。2.各部門負責人為本部門檔案提供安全、適宜的臨時保管場所，確保檔案在移交檔案室前的安全。協(xié)助檔案室做好檔案保管硬件設施的維護和管理工作，配合相關檢查和整改要求。（二）檔案實體保管1.檔案室分管領導組織制定檔案實體保管制度，明確檔案上架、存放、清點等操作規(guī)范。監(jiān)督檔案室工作人員嚴格執(zhí)行檔案實體保管制度，定期對檔案進行清查核對，確保檔案數量準確、存放有序。對破損、褪色等有問題的檔案及時組織修復或復制，保障檔案的完整性。2.各部門負責人關注本部門移交檔案室檔案的保管情況，配合檔案室做好檔案清查核對工作。發(fā)現(xiàn)本部門檔案存在問題時，及時與檔案室溝通并協(xié)助處理。（三）檔案信息安全1.檔案室分管領導建立健全檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護。組織開展檔案信息安全培訓，提高工作人員信息安全意識和防范能力。定期進行檔案信息安全檢查和風險評估，及時采取措施防范信息泄露、篡改等安全事故。2.各部門負責人教育本部門員工遵守檔案信息安全規(guī)定，不得擅自泄露、傳播檔案信息。配合檔案室做好檔案信息安全相關工作，如信息系統(tǒng)權限管理等。五、檔案利用領導責任（一）利用制度制定與執(zhí)行1.檔案室分管領導組織制定檔案利用制度，明確檔案查閱、借閱、復制等利用流程和審批權限。監(jiān)督檔案室工作人員嚴格執(zhí)行檔案利用制度，確保利用工作規(guī)范有序。對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，總結利用規(guī)律，為公司決策提供參考。2.各部門負責人教育本部門員工遵守檔案利用制度，按照規(guī)定申請和利用檔案。審核本部門員工的檔案利用申請，確保利用目的合理、合規(guī)。（二）利用服務與監(jiān)督1.檔案室分管領導要求檔案室工作人員熱情、高效地為檔案利用者提供服務，及時滿足合理的利用需求。對檔案利用過程進行監(jiān)督，防止違規(guī)利用行為發(fā)生，保障檔案安全。協(xié)調解決檔案利用過程中出現(xiàn)的爭議和問題，維護公司和利用者的合法權益。2.各部門負責人配合檔案室做好本部門員工檔案利用的服務和監(jiān)督工作，確保利用工作順利進行。六、檔案鑒定與銷毀領導責任（一）鑒定責任1.檔案室分管領導組織成立檔案鑒定工作小組，制定檔案鑒定計劃和標準。指導鑒定工作小組按照規(guī)定程序對到期檔案進行鑒定，確保鑒定結果準確可靠。審核檔案鑒定報告，對鑒定意見進行決策。2.各部門負責人參與本部門檔案的鑒定工作，提供相關業(yè)務信息和意見。協(xié)助鑒定工作小組做好檔案鑒定的審核和確認工作。（二）銷毀責任1.檔案室分管領導根據鑒定結果，組織實施檔案銷毀工作，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。對銷毀檔案的種類、數量、時間等進行詳細記錄，留存銷毀檔案清冊。監(jiān)督銷毀工作現(xiàn)場，防止檔案丟失或未按規(guī)定銷毀。2.各部門負責人配合檔案室做好本部門需銷毀檔案的清點和移交工作。對銷毀工作進行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、合規(guī)。七、檔案統(tǒng)計與考核領導責任（一）統(tǒng)計工作1.檔案室分管領導建立檔案統(tǒng)計制度，明確統(tǒng)計內容、方法和周期。組織檔案室工作人員開展檔案統(tǒng)計工作，確保統(tǒng)計數據準確、及時。對檔案統(tǒng)計數據進行分析研究，為檔案管理決策提供依據。2.各部門負責人配合檔案室做好本部門檔案相關數據的統(tǒng)計工作，如實提供數據信息。（二）考核工作1.公司檔案管理工作領導小組制定檔案管理工作考核辦法，明確考核指標、標準和程序。組織對各部門檔案管理工作進行考核評價，公布考核結果。根據考核結果，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰獎勵，對存在問題的部門提出整改要求。2.檔案室分管領導