PAGE鐘祥市檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鐘祥市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鐘祥市各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鐘祥市各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理各類檔案，確保檔案資料的完整性，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置鐘祥市設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全市檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模和檔案管理需求，設(shè)立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善鐘祥市檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計全市各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行處理。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，為各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。7.參與重大活動和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的存放、保管、防火、防潮、防蟲、防盜等，保證檔案安全。4.熟練掌握檔案管理軟件和信息化設(shè)備的操作技能，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲和維護(hù)，提高檔案檢索效率。5.熱情接待檔案利用者，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時提供所需檔案資料，并做好利用登記工作。6.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。7.積極參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映鐘祥市政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等各方面發(fā)展歷程的文件、資料、記錄等。2.機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的文件、報告、報表、合同、協(xié)議、會議記錄、信函等。3.重大活動、重要項(xiàng)目的相關(guān)檔案資料，包括活動方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、錄像、成果總結(jié)等。4.人事檔案，包括干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、培訓(xùn)等方面的材料。5.財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.科技檔案，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定等方面的文件資料。7.聲像檔案，包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。8.實(shí)物檔案，包括獎?wù)?、證書、紀(jì)念品等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到全面、及時、準(zhǔn)確，確保檔案資料的完整性和真實(shí)性。對于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，防止遺漏。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。對于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊，并填寫檔案盒封面和脊背項(xiàng)目。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立科技檔案案卷，編制卷內(nèi)目錄、備考表，填寫案卷封面和脊背項(xiàng)目。3.聲像檔案整理按照載體形式、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，編制聲像檔案目錄，注明拍攝（錄制）時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并配以文字說明。4.實(shí)物檔案整理對實(shí)物進(jìn)行登記造冊，注明實(shí)物名稱、來源、日期、保管期限等信息，并拍照留存。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，同一類檔案應(yīng)集中存放于同一檔案架或檔案柜內(nèi)。2.檔案應(yīng)排列有序，編號清晰，便于查找和管理。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用豎放方式，避免檔案彎曲變形。3.對于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件；本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。3.長期保管的檔案主要包括：本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。4.短期保管的檔案主要包括：本機(jī)關(guān)職能活動中形成的短期文件材料；本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的短期文件材料；本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的短期文件材料；本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于短期問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，短期的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的短期文件材料；同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于短期業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（四）檔案定期清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合鐘祥市實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從維護(hù)黨和國家利益、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的大局出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，分析其價值大小，確定保管期限。2.綜合分析法結(jié)合檔案的形成背景規(guī)律、現(xiàn)實(shí)利用需求以及社會發(fā)展趨勢等因素，綜合判斷檔案價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案銷毀清冊與銷毀檔案是否一致，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用范圍1.機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本單位相關(guān)的檔案，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱檔案，須按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱對于確需借出檔案的，檔案利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等信息，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、歸還日期等信息。利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計和查詢。（四）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用工作的監(jiān)督，定期檢查檔案利用情況，確保檔案的安全和完整。對于違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時予以制止，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立鐘祥市檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化。2.提高檔案管理效率，優(yōu)化檔案檢索功能，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息資源的整合與共享，促進(jìn)檔案信息在全市范圍內(nèi)的有效利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)適合鐘祥市檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建立檔案管理部門內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸，并與鐘祥市政務(wù)網(wǎng)連接，為檔案信息資源的整合與共享提供網(wǎng)絡(luò)支持。