PAGE環(huán)保局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在環(huán)境保護(hù)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及派出機(jī)構(gòu)形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。局辦公室負(fù)責(zé)全局檔案的集中統(tǒng)一管理，各科室、單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映本局各項(xiàng)工作活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.科學(xué)分類原則。按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查閱。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，各科室、單位負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)研究決定檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問(wèn)題。（二）局辦公室局辦公室是全局檔案管理的職能部門(mén)，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，指導(dǎo)各科室、單位的檔案管理工作。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，為全局各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)熱愛(ài)檔案工作，具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，做好檔案的保管和安全保密工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用效果反饋工作，及時(shí)為利用者提供檔案信息。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)工作。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件材料，包括法律法規(guī)、政策文件、通知、通報(bào)等。2.本局形成的各類文件材料，包括黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等。3.本局召開(kāi)的各類會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本局開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料，包括環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、環(huán)境執(zhí)法文書(shū)、項(xiàng)目申報(bào)材料、驗(yàn)收材料等。5.本局干部職工的人事檔案材料，包括干部任免、考核、獎(jiǎng)懲、工資福利、教育培訓(xùn)等方面的文件材料。6.本局固定資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理等方面形成的文件材料，包括資產(chǎn)登記、清查、處置文件，財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、審計(jì)報(bào)告等。7.本局參與的各類科研項(xiàng)目、課題研究形成的文件材料，包括項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。8.本局與其他單位簽訂的合作協(xié)議、往來(lái)信函等文件材料。9.其他與本局工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理。3.對(duì)重要的文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。4.各科室、單位應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理齊全，移交局辦公室統(tǒng)一保管。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別和年度進(jìn)行分類，同一類別的檔案按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并打印成冊(cè)。4.對(duì)檔案材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)，幅面過(guò)大的文件應(yīng)折疊整齊。5.按照檔案保管期限的要求，將檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期三類，分別進(jìn)行整理和存放。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、年度和保管期限進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在檔案密集架上，按照編號(hào)順序排列，便于存取。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)單獨(dú)存放，并采取特殊的保護(hù)措施。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映本局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映本局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映本局短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）檔案清查與盤(pán)點(diǎn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查和盤(pán)點(diǎn)應(yīng)填寫(xiě)檔案清查登記表，記錄檔案的清查情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。3.對(duì)破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的安全和完整。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍本局工作人員因工作需要，可以查閱本局保管的檔案。外單位因工作需要查閱本局檔案的，須經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在科室、單位負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將檔案查閱申請(qǐng)表提交局辦公室，由檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案。3.查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱檔案時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。（三）借閱范圍本局工作人員因工作需要，可以借閱本局保管的檔案。外單位因工作需要借閱本局檔案的，須經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在科室、單位負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將檔案借閱申請(qǐng)表提交局辦公室，由檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告局辦公室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問(wèn)題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。2.將檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期三類，對(duì)短期保管的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查，確定是否已失去保存價(jià)值。3.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷毀審批表，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字同意。（四）銷毀程序1.將檔案銷毀審批表提交局分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)審核同意后，報(bào)局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀過(guò)程中應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀登記表，記錄檔案的銷毀情況，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀登記表應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料，長(zhǎng)期保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立本局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入。將本局現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息檢索。在檔案管理信息系統(tǒng)中建立完善的檢索功能，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.檔案利用服務(wù)。通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上查閱、借閱和利用，為用戶提供便捷的服務(wù)。4.系統(tǒng)安全管理。加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止檔案信息泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程