PAGE工會會員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工會會員檔案管理，確保會員檔案的完整、準確、安全和有效利用，充分發(fā)揮會員檔案在工會組織建設、會員服務和管理等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司工會會員檔案的管理，包括會員基本信息檔案、會員活動記錄檔案、會員權益維護檔案等各類與工會會員相關的檔案資料。（三）管理原則1.真實性原則：會員檔案內容必須真實反映會員的實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集會員在各個方面的相關資料，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護會員檔案信息的安全，防止檔案信息泄露，維護會員的隱私。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)會員情況的變化，及時更新和完善會員檔案，確保檔案信息的時效性。二、檔案內容（一）會員基本信息檔案1.個人基本資料姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。身份證號碼、聯(lián)系電話、電子郵箱、家庭住址。2.入會信息入會時間、入會地點、介紹人。3.工作信息所在部門、崗位、入職時間、職務。4.學歷及職業(yè)技能信息最高學歷、畢業(yè)院校、所學專業(yè)。職業(yè)資格證書、專業(yè)技能等級證書等相關信息。（二）會員活動記錄檔案1.參加工會組織活動記錄活動名稱、活動時間、活動地點、活動內容。會員在活動中的表現(xiàn)、參與程度、獲獎情況等。2.志愿服務記錄志愿服務項目名稱、服務時間、服務地點、服務內容。服務對象評價、志愿服務證明等相關材料。（三）會員權益維護檔案1.權益訴求記錄會員提出的權益訴求內容、提出時間。涉及的權益類別，如勞動權益、福利待遇、職業(yè)發(fā)展等。2.權益維護處理情況工會對會員權益訴求的處理過程記錄，包括與相關部門溝通協(xié)調情況、采取的措施等。權益訴求的處理結果、會員反饋意見等。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.新會員入會時會員本人填寫《工會會員登記表》，提供個人基本資料、入會申請書等相關材料。工會工作人員對會員提交的材料進行審核，確保信息準確無誤。將審核通過的會員信息錄入會員檔案管理系統(tǒng)，并建立紙質檔案，按照檔案分類進行整理歸檔。2.會員信息變更時會員因工作變動、個人信息變更等原因，向工會提交《會員信息變更申請表》及相關證明材料。工會工作人員核實變更信息后，及時在會員檔案管理系統(tǒng)中更新，并對紙質檔案進行相應修改。（二）檔案收集渠道1.會員主動提交：會員按照要求主動向工會提交個人相關資料及參與活動、權益訴求等證明材料。2.工會活動組織部門提供：工會組織各類活動的部門，在活動結束后及時將會員參與活動的相關記錄資料提交給檔案管理部門。3.權益維護工作部門反饋：負責會員權益維護工作的部門，在處理會員權益訴求過程中，將相關處理情況記錄及時反饋給檔案管理部門。四、檔案整理與分類（一）整理要求1.對收集到的會員檔案資料進行全面清理，去除重復、無效的信息。2.按照檔案內容的類別和時間順序進行排序，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。3.對破損、褪色的檔案資料進行修復或復制，保證檔案的完整性和可讀性。（二）分類方法1.年度分類法：按照檔案形成的年度進行分類，每個年度形成一個類別。2.問題分類法：根據(jù)檔案內容所反映的問題，將會員檔案分為基本信息類、活動記錄類、權益維護類等不同類別。3.保管期限分類法：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定不同的保管期限，如永久保存、長期保存、短期保存等，并按照保管期限進行分類存放。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的工會會員檔案保管室，確保保管室具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.保管室內配備必要的檔案存放設備，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案分類進行合理布局。（二）保管期限1.永久保存會員基本信息檔案中的重要資料，如會員獲得的重大榮譽證書、表彰決定等。涉及會員權益維護的重要文件、處理結果等，對工會組織和會員具有長期重要價值的檔案。2.長期保存會員活動記錄檔案中的主要活動資料，如年度大型活動記錄、會員參與的重要項目記錄等，保存期限為[X]年。會員權益維護檔案中一般性的權益訴求處理記錄，保存期限為[X]年。3.短期保存會員日?；顒又械呐R時性資料，如小型活動通知、參與人員名單等，保存期限為[X]年。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全存放，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對超過保管期限的檔案，按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，防止檔案信息的不當留存。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.工會工作人員因工作需要查閱會員檔案的，需填寫《工會會員檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，方可查閱。2.涉及會員個人隱私或重要權益維護信息的檔案，需經工會主席批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員持審批通過的《工會會員檔案查閱申請表》到檔案保管室，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應的檔案資料。2.查閱人員只能在檔案保管室內查閱檔案，不得將檔案帶出保管室。如需復印或摘錄檔案內容，需經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱申請表上簽字確認查閱情況。（三）借閱權限1.因特殊原因需要借閱會員檔案的，需填寫《工會會員檔案借閱申請表》，經工會主席審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員持審批通過的《工會會員檔案借閱申請表》到檔案保管室，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應的檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)。2.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。3.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案資料，并到檔案保管室辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。七、檔案信息化管理（一）建立會員檔案管理系統(tǒng)1.利用信息技術建立工會會員檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)會員檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計和分析等功能。2.將會員基本信息、活動記錄、權益維護等各類檔案資料錄入管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質檔案信息一致。（二）系統(tǒng)安全管理1.加強會員檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，確保只有授權人員能夠訪問和操作系統(tǒng)。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，做好系統(tǒng)的維護和更新工作，保證系統(tǒng)的正常運行。（三）數(shù)據(jù)應用1.通過會員檔案管理系統(tǒng)，對會員信息進行統(tǒng)計分析，為工會組織開展工作提供數(shù)據(jù)支持，如會員結構分析、活動參與情況分析等。2.利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)，及時了解會員的需求和動態(tài)，為會員提供個性化的服務和精準的權益維護。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及會員個人隱私和工會工作機密的檔案信息，嚴格保密，未經會員本人同意或法定程序，不得向任何單位或個人泄露。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自傳播、復制檔案信息。在檔案查閱、借閱過程中，對可能涉及保密的信息進行必要的遮蓋或處理。（二）安全防范1.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設備、防盜報警裝置等，確保檔案的安全存放。2.對檔案管理人員進行安全教育，提高其安全意識，防止因人為疏忽導致檔案信息泄露或檔案損壞。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對保管期滿的會員檔案進行鑒定，成立由工會領導、檔案管理人員及相關部門人員組成的檔案鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對鑒定后確定需要銷毀的檔案，編制《工會會員檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《工會會員檔案銷毀清