PAGE三重檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本三重檔案管理制度。本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（二）適用范圍本制度適用于公司各類(lèi)文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文檔、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、維護(hù)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。6.組織開(kāi)展檔案鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。7.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類(lèi)、利用情況等信息。8.積極開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為公司各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管。2.按照公司檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)形成的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，確保檔案的真實(shí)完整。4.積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、歸還等，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度和保密規(guī)定，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施，確保檔案的安全無(wú)損。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集范圍，按照規(guī)定及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等，并進(jìn)行分類(lèi)整理。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案的完整性。對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。3.在檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意收集文件的原件，如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.對(duì)于外部單位發(fā)來(lái)的文件、資料等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作，使其系統(tǒng)化、條理化。2.檔案分類(lèi)應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來(lái)源等因素，采用科學(xué)合理的分類(lèi)方法，確保分類(lèi)準(zhǔn)確、便于查找。3.檔案編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)應(yīng)包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等。4.檔案編目應(yīng)包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容，確保編目信息準(zhǔn)確、完整。5.檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。對(duì)于破損文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再進(jìn)行裝訂。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)，并配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度控制設(shè)備，確保庫(kù)房?jī)?nèi)溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。4.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案架、柜等保管設(shè)備，按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的檔案。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行鑒定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）檔案安全保護(hù)1.加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，建立健全檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施，確保檔案的安全無(wú)損。3.嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，防止檔案信息泄露。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房的安全。五、檔案的利用（一）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審核。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)。逾期未歸還的，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注，確保檔案的安全和完整。（二）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱重要檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（三）檔案出具證明1.公司外部單位因工作需要要求公司出具檔案證明，應(yīng)提交書(shū)面申請(qǐng)，注明申請(qǐng)出具證明的檔案名稱(chēng)、內(nèi)容、用途等信息，并加蓋單位公章。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)符合出具證明條件的，予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定出具檔案證明。檔案證明應(yīng)加蓋公司檔案管理部門(mén)印章，并注明出具日期。3.出具檔案證明應(yīng)嚴(yán)格按照檔案內(nèi)容如實(shí)填寫(xiě)，不得擅自更改檔案信息。檔案證明應(yīng)一式兩份，一份交申請(qǐng)單位，一份存檔。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。鑒定意見(jiàn)應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。（二）檔案銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案管理部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性。3.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》上注明銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)后存檔。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)規(guī)劃1.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和措施，推動(dòng)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和檔案管理工作需要，結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，合理確定信息化建設(shè)的內(nèi)容和重點(diǎn)，確保規(guī)劃的科學(xué)性和可行性。（二）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.檔案數(shù)字化處理應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等效力。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理分類(lèi)、編目、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案管理監(jiān)督檢查工作，制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方法和標(biāo)準(zhǔn)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的規(guī)范化程度，包括檔案分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等是否符合要求。3.檔案庫(kù)房的安全管理情況，包括庫(kù)房環(huán)境、保管設(shè)備、消防設(shè)施等是否符合要求。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化處理、信息系統(tǒng)管理等是否符合要求。（三）檢查結(jié)果處