PAGE檔案室5s管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案室的管理，提高檔案管理工作效率，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本5S管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室及所有涉及檔案管理工作的部門(mén)和人員。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案室管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和工作能力。2.各部門(mén)檔案管理員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案室。協(xié)助檔案室管理人員做好檔案的查閱和利用工作，提供必要的檔案信息。按照檔案管理制度的要求，做好本部門(mén)檔案的安全保管工作。二、整理（SEIRI）（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：包括員工個(gè)人資料、招聘檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案、薪酬檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。5.其他檔案：包括合同檔案、項(xiàng)目檔案、榮譽(yù)檔案等。（二）檔案編號(hào)1.對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：檔案類(lèi)別代碼+年份+流水號(hào)。例如：行政檔案（XZ）2023001。（三）檔案整理要求1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.去除檔案中的無(wú)關(guān)材料，如訂書(shū)釘、回形針等。3.對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.按照檔案編號(hào)順序，將檔案資料排列整齊，便于查找和管理。三、整頓（SEITON）（一）檔案存放區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)檔案類(lèi)別，劃分不同的存放區(qū)域，如行政檔案區(qū)、人事檔案區(qū)、財(cái)務(wù)檔案區(qū)等。2.在每個(gè)存放區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明檔案類(lèi)別和存放范圍。（二）檔案架及存放方式1.選用符合檔案保管要求的檔案架，檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于分類(lèi)存放檔案。2.按照檔案編號(hào)順序，將檔案存放在檔案架上，同一類(lèi)檔案應(yīng)集中存放。3.對(duì)于體積較大的檔案盒，應(yīng)放置在檔案架的底層；對(duì)于體積較小的檔案盒，可放置在檔案架的上層。（三）檔案標(biāo)識(shí)1.在每個(gè)檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、檔案名稱(chēng)、保管期限等信息。2.檔案標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色，以便快速查找檔案。四、清掃（SEISO）（一）檔案室環(huán)境衛(wèi)生要求1.保持檔案室地面清潔，無(wú)雜物、無(wú)灰塵。2.定期擦拭檔案架、檔案柜等設(shè)備，保持其表面清潔。3.及時(shí)清理檔案室的垃圾和廢棄物，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。（二）檔案清掃要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清掃，去除檔案表面的灰塵和污漬。2.檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.在清掃檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和安全性，避免損壞檔案。五、清潔（SEIKETSU）（一）建立清潔標(biāo)準(zhǔn)1.制定檔案室清潔檢查表，明確清潔項(xiàng)目、清潔周期、責(zé)任人等內(nèi)容。2.清潔檢查表應(yīng)張貼在檔案室顯眼位置，便于監(jiān)督和執(zhí)行。（二）定期檢查與維護(hù)1.檔案室管理人員應(yīng)按照清潔檢查表的要求，定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查和清潔。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并記錄整改情況。3.定期對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。六、素養(yǎng)（SHITSUKE）（一）檔案管理人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理知識(shí)和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案整理方法、檔案安全保管等方面。（二）檔案管理工作規(guī)范1.制定檔案管理人員工作規(guī)范，明確其工作流程和職責(zé)要求。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守工作規(guī)范，認(rèn)真履行工作職責(zé)。（三）5S管理宣傳與教育1.加強(qiáng)對(duì)全體員工的5S管理宣傳與教育，提高員工的檔案管理意識(shí)。2.通過(guò)培訓(xùn)、會(huì)議、宣傳欄等形式，宣傳檔案管理的重要性和5S管理的理念。七、檔案收集與歸檔（一）檔案收集范圍1.公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。3.公司員工個(gè)人提交的與工作相關(guān)的材料，如工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步分類(lèi)和整理。（三）檔案歸檔流程1.各部門(mén)檔案管理員定期將整理好的檔案移交檔案室。2.檔案室管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核和驗(yàn)收，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.檔案室管理人員按照檔案編號(hào)順序，將檔案進(jìn)行歸檔存放，并建立檔案目錄。八、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱登記1.檔案室管理人員應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱檔案名稱(chēng)等信息。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）檔案利用1.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案利用過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和機(jī)密性，不得擅自涂改、銷(xiāo)毀檔案。九、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。（二）檔案保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，溫度控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（三）檔案定期盤(pán)點(diǎn)1.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。2.盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。十、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.根據(jù)檔案保管期限，對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)涉及機(jī)密的檔案，在解密后按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀流程1.檔案室管理人員提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室管理人員會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)