PAGE綜治辦實(shí)際檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)綜治辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在綜治工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本綜治辦實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于綜治辦在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，包括文件、會(huì)議記錄、工作臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研報(bào)告、音像資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。綜治辦檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或人員集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映綜治工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.分類(lèi)科學(xué)原則。根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于查找和利用。4.安全保密原則。采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本綜治辦檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，忠于職守，具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、銷(xiāo)毀檔案。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，為綜治工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)部門(mén)下發(fā)的與綜治工作有關(guān)的文件、通知、指示等。2.綜治辦制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度等。3.各類(lèi)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.工作臺(tái)賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研報(bào)告等。5.涉及綜治工作的信訪材料、案件卷宗、調(diào)解記錄等。6.音像資料、電子文檔等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理人員要主動(dòng)收集檔案，對(duì)重要文件和資料要跟蹤收集，確保檔案的完整性。3.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類(lèi)。按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)等。2.編號(hào)。對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目。編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限等，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)形成的檔案材料應(yīng)在次年上半年移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.重大活動(dòng)、重要事件形成的檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員將整理好的檔案材料移交檔案管理部門(mén)，填寫(xiě)檔案移交清單。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，符合要求的予以接收，不符合要求的退回原部門(mén)重新整理。3.檔案管理部門(mén)將接收的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，裝入檔案盒或檔案柜，進(jìn)行上架保管。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：上級(jí)重要文件、綜治辦制定的重要規(guī)章制度、重大活動(dòng)和事件的檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：一般文件、重要會(huì)議記錄、工作臺(tái)賬等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：一般性文件、臨時(shí)性工作材料等，保管期限為1年至10年。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.為綜治辦內(nèi)部工作提供參考和依據(jù)。2.為上級(jí)部門(mén)檢查指導(dǎo)工作提供資料。3.為其他單位或部門(mén)查閱相關(guān)檔案資料提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱。檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。2.借閱。因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。（三）借閱手續(xù)1.借閱者應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審核。3.檔案管理部門(mén)對(duì)符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，發(fā)放借閱證，并將檔案交借閱者。4.借閱者應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用要求1.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按規(guī)定辦理手續(xù)。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)處理。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，予以鑒定銷(xiāo)毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，提出擬銷(xiāo)毀檔案的清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行審核，確定銷(xiāo)毀檔案的范圍和數(shù)量。3.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)電子檔案，采用刪除或格式化等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立綜治辦檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查詢、利用和統(tǒng)計(jì)分析。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為綜治工作提供更好的服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)功能開(kāi)發(fā)。開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集整理、歸檔保管、利用借閱、鑒定銷(xiāo)毀等功能。3.安全保障體系建設(shè)。建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.嚴(yán)