PAGE改建項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強改建項目檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在項目建設(shè)、運營及后期維護中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織所有改建項目的檔案管理工作，包括但不限于項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等各個階段形成的各類文件、資料、圖紙等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映改建項目的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集項目各階段產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案資料的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司/組織改建項目檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃改建項目檔案管理工作，指導(dǎo)各部門做好檔案收集、整理、歸檔等工作。3.集中管理公司/組織改建項目的重要檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和有效性。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。（二）項目建設(shè)部門職責1.負責本部門在改建項目實施過程中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，對項目文件材料進行分類、編號和編目，編制項目檔案移交清單。3.在項目建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案的檢查、指導(dǎo)和整改工作，確保檔案工作與項目建設(shè)同步進行。4.負責向檔案管理部門移交項目竣工檔案，并協(xié)助做好檔案的驗收工作。（三）項目設(shè)計部門職責1.負責收集、整理改建項目設(shè)計階段形成的各類圖紙、文件、資料等檔案，確保設(shè)計檔案的完整性。2.對設(shè)計檔案進行分類整理，標注圖號、設(shè)計階段、版本等信息，并編制設(shè)計檔案目錄。3.在項目建設(shè)過程中，根據(jù)需要及時提供設(shè)計變更相關(guān)檔案資料，并配合做好檔案的審核和整理工作。4.項目竣工后，將設(shè)計檔案按要求移交至檔案管理部門。（四）項目施工部門職責1.負責收集、整理改建項目施工過程中形成的施工文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、技術(shù)交底等檔案資料，確保施工檔案的真實、準確和完整。2.按照施工進度和檔案管理要求，及時將施工檔案進行分類整理，建立施工檔案臺賬，記錄檔案的形成時間、內(nèi)容摘要、保管期限等信息。3.在施工過程中，接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，對不符合要求的檔案及時進行整改。4.項目竣工后，負責將施工檔案整理成冊，編制施工檔案移交清單，向檔案管理部門移交施工檔案。（五）項目監(jiān)理部門職責1.負責收集、整理改建項目監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等檔案資料，確保監(jiān)理檔案的齊全、完整。2.對監(jiān)理檔案進行分類歸檔，建立監(jiān)理檔案索引，便于查閱和利用。3.監(jiān)督檢查項目建設(shè)各參建單位的檔案管理工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時要求整改，并向檔案管理部門反饋相關(guān)情況。4.項目竣工后，將監(jiān)理檔案移交至檔案管理部門。三、檔案收集與整理（一）收集范圍改建項目檔案收集范圍涵蓋項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件以及與項目相關(guān)的其他文件資料，具體包括但不限于：1.項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等前期文件。2.初步設(shè)計、施工圖設(shè)計文件及設(shè)計變更通知等。3.施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量驗收記錄、隱蔽工程驗收記錄等施工文件。4.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理旁站記錄、工程進度監(jiān)理報告等監(jiān)理文件。5.項目竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工決算報告等竣工驗收文件。6.項目建設(shè)過程中形成的各類合同、協(xié)議、會議紀要、往來信函等其他文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和準確性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，全面、系統(tǒng)地收集項目各階段產(chǎn)生的檔案資料，不得遺漏重要文件。3.對收集到的檔案資料應(yīng)進行認真核對，確保內(nèi)容真實、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。4.對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循項目建設(shè)的自然規(guī)律和文件形成的特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照項目建設(shè)程序和文件類別進行分類整理。2.分類應(yīng)科學合理，便于查找和利用，同一項目的檔案應(yīng)集中整理，不得分散。3.對紙質(zhì)文件和電子文件應(yīng)進行同步整理，確保兩者內(nèi)容一致，便于相互印證和查閱。（四）整理方法1.紙質(zhì)文件整理按照文件的形成時間順序進行排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起。對每份文件進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、題名、日期、保管期限等信息，并按照分類順序進行排列。對重要文件應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于翻閱。2.電子文件整理按照電子文件的類別和項目建設(shè)階段進行分類，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)。對電子文件進行命名，命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于識別和檢索，文件名應(yīng)包含文件主題、形成時間等關(guān)鍵信息。建立電子文件索引目錄，記錄電子文件的存儲位置、文件名、文件大小、日期等信息，并與紙質(zhì)文件目錄相對應(yīng)。定期對電子文件進行備份，確保電子檔案的安全性和完整性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.項目建設(shè)各部門在完成檔案整理工作后，應(yīng)及時向檔案管理部門提交檔案移交清單，并將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量，對不符合要求的檔案退回原部門進行整改。3.審核通過的檔案，檔案管理部門按照檔案分類方案進行分類歸檔，將紙質(zhì)檔案存入專用檔案庫房，將電子檔案存儲至檔案數(shù)據(jù)庫，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。（二）保管期限改建項目檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映改建項目建設(shè)全過程、具有重要歷史價值和憑證作用的檔案，如項目立項批復(fù)、可行性研究報告、竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：對改建項目建設(shè)有較大影響、在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為[X]年。3.短期保管：對改建項目建設(shè)影響較小、保管期限較短的檔案，如一般性的會議紀要、往來信函等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、防潮柜、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準要求，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行分類存放，按照檔案保管期限和類別依次排列上架，便于查找和利用。4.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。同時，應(yīng)建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，嚴格控制電子檔案的訪問和使用。5.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好清查記錄。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正確使用，不得損害公司/組織的利益和聲譽。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部項目建設(shè)、運營管理、決策支持等工作需要，同時在符合相關(guān)法律法規(guī)的前提下，為社會公眾提供必要的檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對借閱人員進行必要的保密教育，并在借閱期限屆滿時及時收回檔案。3.復(fù)制：對于不便于查閱或借閱的檔案，經(jīng)檔案管理部門負責人批準，可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制單位、復(fù)制人等信息，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換或撕毀檔案。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行管理和使用。3.檔案利用完畢后，查閱、借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員責任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果真實可靠，符合檔案管理的實際需要。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目建設(shè)相關(guān)部門負責人以及檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否反映改建項目建設(shè)的實際情況，是否具有保存價值。2.檢查檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，對不符合要求的檔案應(yīng)進行重點審查。3.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行鑒定，確定其是否仍需繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，并經(jīng)鑒定小組組長簽字確認。2.檔