PAGE人事檔案戶籍管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案和戶籍管理工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全，維護(hù)員工合法權(quán)益，促進(jìn)公司人力資源管理的規(guī)范化、科學(xué)化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案和戶籍管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：人事檔案和戶籍信息應(yīng)如實(shí)記錄員工的基本情況、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等，確保信息真實(shí)可靠。2.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工人事檔案和戶籍信息的安全，防止信息泄露。3.完整性原則：全面收集、整理員工的各類人事檔案和戶籍資料，保證檔案資料的完整性。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、個(gè)人情況變化等，及時(shí)更新人事檔案和戶籍信息。二、人事檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位證書：學(xué)歷、學(xué)位證書原件及復(fù)印件。3.工作經(jīng)歷：入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、離職證明、工作業(yè)績(jī)考核記錄等。4.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加各類培訓(xùn)的證書、培訓(xùn)記錄等。5.獎(jiǎng)懲情況：獎(jiǎng)勵(lì)證書、處罰決定等。6.職業(yè)資格證書：各類職業(yè)資格證書原件及復(fù)印件。7.工資福利記錄：工資條、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、社保繳納記錄等。8.其他相關(guān)資料：如體檢報(bào)告、個(gè)人述職報(bào)告等。（二）檔案建立與收集1.新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工的基本信息及相關(guān)證明材料，建立人事檔案。2.員工在職期間，如有學(xué)歷學(xué)位變更、工作調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等情況，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料提交至人力資源部門，更新人事檔案。（三）檔案整理與歸檔1.人力資源部門定期對(duì)人事檔案進(jìn)行整理，按照檔案內(nèi)容分類，編制檔案目錄，確保檔案資料有序存放。2.將整理好的人事檔案及時(shí)歸檔，存入專門的檔案柜或檔案庫，并做好標(biāo)識(shí)和索引。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案，需填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員查閱人事檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱過程中，必須有公司專人陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.員工因個(gè)人原因借閱人事檔案，需填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。借閱期間，不得擅自涂改、損壞檔案。（五）檔案保管與安全1.公司設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施等，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)電子人事檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和備份。（六）檔案銷毀1.對(duì)于已超過保管期限或無保存價(jià)值的人事檔案，由人力資源部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行檔案銷毀，并做好銷毀記錄。三、戶籍管理（一）戶籍信息登記1.員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工的戶籍信息，包括戶口所在地、身份證號(hào)碼等，并進(jìn)行登記。2.員工如有戶籍信息變更，應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門，辦理相關(guān)變更手續(xù)。（二）戶籍遷移1.員工因工作調(diào)動(dòng)、購房、結(jié)婚等原因需要遷移戶籍的，由員工本人提出申請(qǐng)，填寫《戶籍遷移申請(qǐng)表》。2.人力資源部門審核員工提交的申請(qǐng)及相關(guān)證明材料，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，協(xié)助員工辦理戶籍遷移手續(xù)。（三）集體戶口管理1.公司設(shè)立集體戶口的，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)集體戶口的日常管理工作。2.員工入住集體宿舍或因其他原因需要使用集體戶口的，應(yīng)向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理相關(guān)手續(xù)。3.使用集體戶口期間，員工應(yīng)遵守集體戶口管理規(guī)定，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改戶口卡等。（四）戶籍證明開具1.員工因工作需要開具戶籍證明的，由本人填寫《戶籍證明申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門審核后，到戶籍所在地派出所開具。2.開具的戶籍證明應(yīng)及時(shí)交至人力資源部門存檔。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立人事檔案和戶籍管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)人事檔案和戶籍管理工作進(jìn)行檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。2.檔案查閱、借閱、保管等制度的執(zhí)行情況。3.戶籍信息登記、遷移、集體戶口管理等工作的規(guī)范程度。（三）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.對(duì)違反人事檔案和戶籍管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。五