PAGE街道文化站檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)街道文化站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在文化工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道文化站各部門及全體工作人員在各項(xiàng)文化活動(dòng)、業(yè)務(wù)工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：街道文化站檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映文化站工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整與安全。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目，編制檢索工具，方便檔案的查找利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房整潔、通風(fēng)良好，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.積極開展檔案利用工作，為文化站各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。6.對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。7.參與檔案信息化建設(shè)，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和初步分類，定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助檔案管理員做好檔案的清查核對(duì)工作，提供相關(guān)檔案信息。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門檔案的形成和積累，確保檔案質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文化活動(dòng)類：包括各類文藝演出、展覽展示、文化講座、民俗活動(dòng)等的策劃方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻、宣傳資料等。2.文化設(shè)施建設(shè)類：文化站場(chǎng)館建設(shè)、改造、維修等項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.文化隊(duì)伍建設(shè)類：文化志愿者招募、培訓(xùn)、活動(dòng)記錄，文藝團(tuán)隊(duì)組建、發(fā)展情況等相關(guān)資料。4.文化資源管理類：圖書、報(bào)刊、音像資料等文化資源的采購(gòu)、借閱、盤點(diǎn)記錄，文化遺產(chǎn)普查、保護(hù)等資料。5.行政管理類：文化站工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、考勤記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表等。6.其他類：與街道文化工作相關(guān)的各類榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)情況、對(duì)外交流合作資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合耐久性要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為文化活動(dòng)、文化設(shè)施建設(shè)、文化隊(duì)伍建設(shè)、文化資源管理、行政管理等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號(hào)等信息，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者（形成部門或個(gè)人）、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印或電子存儲(chǔ)，方便查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，保持整齊美觀，便于保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年年底前將本部門當(dāng)年形成的檔案整理完畢，移交綜合檔案室。2.對(duì)于重大文化活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.檔案管理員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在移交清單上簽字。3.檔案管理員將歸檔的檔案按照類別、編號(hào)順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括：文化站重要的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告，涉及文化站發(fā)展的重大決策文件，文化遺產(chǎn)普查、保護(hù)的重要資料，獲得的重要榮譽(yù)證書等。3.定期保管的檔案期限分為30年、10年，具體劃分如下：保管期限為30年的檔案：文化活動(dòng)的一般性策劃方案、活動(dòng)記錄，文化設(shè)施建設(shè)的一般性資料，文化隊(duì)伍建設(shè)的日常管理資料，文化資源管理的一般性采購(gòu)、借閱記錄等。保管期限為10年的檔案：行政管理類的一般性文件、會(huì)議記錄，文化活動(dòng)的短期宣傳資料等。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案的利用（一）查閱利用范圍1.文化站工作人員因工作需要可查閱利用相關(guān)檔案。2.街道其他部門因工作需要，經(jīng)文化站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱利用相關(guān)檔案。3.社會(huì)組織、個(gè)人因研究等合法需要，經(jīng)文化站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)后，可查閱利用部分檔案。（二）查閱利用手續(xù)1.查閱利用檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)文化站負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理員根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表提供檔案，并在查閱利用登記本上記錄查閱利用時(shí)間、人員姓名、檔案名稱、用途等信息。4.查閱利用檔案應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，如需借出，應(yīng)經(jīng)文化站負(fù)責(zé)人特別批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]天，借出檔案必須妥善保管，并按時(shí)歸還。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱利用。2.查閱利用檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.未經(jīng)檔案管理員同意，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理員定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由文化站負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)文化站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立街道文化站檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案長(zhǎng)期保存要求，圖像清晰、完整。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保格式通用，便于存儲(chǔ)和利用。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案的元數(shù)據(jù)（如題名、日期、責(zé)任者等）進(jìn)行錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（三）系統(tǒng)管理1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管