PAGE湖北省檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強湖北省檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結合本省實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于湖北省行政區(qū)域內各級各類機關、團體、企事業(yè)單位以及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案查閱活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及本制度的規(guī)定，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護國家和單位的利益。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為單位的各項工作和社會發(fā)展提供服務。二、檔案查閱主體與權限（一）內部查閱主體及權限1.本單位工作人員因工作需要，本單位工作人員可查閱與其工作相關的檔案。查閱時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱涉及機密、絕密級檔案的，需經單位主管領導批準。2.本單位內部審計、紀檢監(jiān)察等部門工作人員因工作需要查閱檔案的，應出具單位內部審計、紀檢監(jiān)察等部門的正式查閱函，經檔案管理部門負責人審核后，報單位主管領導批準。查閱范圍應嚴格限定在與審計、紀檢監(jiān)察工作相關的檔案。（二）外部查閱主體及權限1.上級主管部門上級主管部門因工作指導、監(jiān)督檢查等需要查閱檔案的，應出具正式查閱函，經檔案管理部門負責人審核后，報單位主管領導批準。查閱范圍根據(jù)上級主管部門的工作需要確定。2.司法機關司法機關因辦理案件需要查閱檔案的，應出具相關法律文書，經檔案管理部門負責人審核后，報單位主管領導批準。檔案管理部門應協(xié)助司法機關查閱相關檔案，并按照法律規(guī)定做好記錄和備案工作。3.其他單位其他單位因工作需要查閱檔案的，應事先與本單位檔案管理部門聯(lián)系，說明查閱目的、范圍等情況，經本單位檔案管理部門負責人審核，報單位主管領導批準。查閱時，需由本單位檔案管理部門工作人員陪同，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。三、檔案查閱申請與審批（一）查閱申請1.查閱人應填寫《檔案查閱申請表》，申請表應包括查閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、查閱目的、檔案名稱及編號、預計查閱時間等內容。2.申請表應如實填寫，不得虛報、瞞報查閱目的和范圍。（二）審批流程1.內部查閱申請本單位工作人員查閱檔案的，申請表經所在部門負責人批準后，交檔案管理部門。查閱涉及機密、絕密級檔案的，申請表需經所在部門負責人、單位主管領導兩級批準。2.外部查閱申請上級主管部門、司法機關及其他單位查閱檔案的，查閱函及申請表經檔案管理部門負責人審核后，報單位主管領導批準。3.審批結果通知檔案管理部門應及時將審批結果通知查閱人。對于批準查閱的，告知查閱人查閱時間、地點及相關注意事項；對于不予批準的，應說明理由。四、檔案查閱場所與設施（一）查閱場所1.各單位應設立專門的檔案查閱場所，查閱場所應保持整潔、安靜，具備良好的通風、采光條件。2.查閱場所應配備必要的辦公桌椅、電腦等設備，方便查閱人進行查閱工作。（二）安全設施1.查閱場所應安裝監(jiān)控設備，對查閱過程進行全程監(jiān)控，確保檔案安全。2.配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，保障檔案實體安全。3.查閱場所應設置專門的檔案存放區(qū)域，檔案存放應符合檔案保管要求，便于查閱和管理。五、檔案查閱流程（一）查閱登記1.查閱人憑批準的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。登記內容包括查閱人姓名、單位、查閱時間、檔案名稱及數(shù)量等。2.檔案管理部門工作人員應按照登記內容，準確提供檔案，并與查閱人當面核對。（二）查閱指導1.檔案管理部門工作人員應根據(jù)查閱人的需求，提供必要的查閱指導，幫助查閱人快速、準確地找到所需檔案。2.對于重要檔案或查閱人不熟悉的檔案，工作人員可進行適當?shù)闹v解，確保查閱人正確理解檔案內容。（三）查閱限制1.查閱人應在規(guī)定的查閱場所內進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱檔案時，應保持檔案的整潔、完整，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復印、拍照檔案內容，應事先經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。復印、拍照的檔案材料應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（四）查閱歸還1.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門工作人員應認真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性等，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。六、檔案信息安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應建立健全檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)、存儲設備等的安全管理，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時更新系統(tǒng)安全補丁，防范網絡攻擊和病毒感染。3.對檔案存儲設備進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。（二）保密措施1.檔案管理部門工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。對涉及機密、絕密級檔案的工作人員，應簽訂保密協(xié)議。2.在檔案查閱場所，應設置明顯的保密標識，提醒查閱人注意保密事項。3.查閱涉及機密、絕密級檔案的，應在專門的保密區(qū)域進行，查閱過程中應有專人監(jiān)督。七、檔案查閱記錄與統(tǒng)計（一）查閱記錄1.檔案管理部門應建立檔案查閱記錄臺賬，詳細記錄每次查閱的時間、查閱人姓名、單位、查閱目的、檔案名稱及編號、查閱結果等信息。2.查閱記錄應妥善保存，保存期限按照檔案管理相關規(guī)定執(zhí)行。（二）統(tǒng)計分析1.定期對檔案查閱記錄進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。2.統(tǒng)計分析內容包括查閱人次、查閱檔案類別、查閱目的分布等，通過統(tǒng)計分析發(fā)現(xiàn)檔案利用中的問題和趨勢，及時調整檔案管理策略。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.單位內部應建立檔案查閱監(jiān)督機制，定期對檔案查閱工作進行檢查，確保查閱行為符合本制度規(guī)定。2.檔案管理部門應加強自身管理，對工作人員的查閱服務工作進行監(jiān)督，提高服務質量和效率。（二）外部監(jiān)督1.根據(jù)國家有關規(guī)定，接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，對提出的問題及時整改。2.對于社會公眾的監(jiān)督意見和建議，應認真對待，及時反饋處理結果。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.查閱人違反本制度規(guī)定，擅自將檔案帶出查閱場所、涂改檔案、泄露檔案信息等行為，屬于違規(guī)行為。2.檔案管理部門工作人員違反本制度規(guī)定，未履行審批手續(xù)、擅自提供檔案、泄露檔案機密等行為，屬于違規(guī)行為。（二）處理措施1.對于查閱人違規(guī)行為，檔案管理部門應責令其立即改正，并視情節(jié)輕重給予警告、暫停查閱資格等處理。造成檔案損壞、丟失或信息泄露的，應依法追究其責任。2.對于檔案