PAGE檔案管理制度編制說(shuō)明一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、檢索、利用等工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。6.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門(mén)檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.按照檔案管理部門(mén)的要求，提供本部門(mén)檔案利用服務(wù)，并做好登記工作。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.文書(shū)檔案包括公司/組織的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案包括科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案包括員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資等檔案材料。5.業(yè)務(wù)檔案包括市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、客戶檔案、合同檔案、項(xiàng)目檔案等。6.聲像檔案包括照片、錄音、錄像等檔案材料。7.電子檔案包括以電子形式存在的各類(lèi)文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案材料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則。2.文書(shū)檔案編號(hào)格式為：年度+保管期限+流水號(hào)，如2023長(zhǎng)期001。3.科技檔案編號(hào)格式為：項(xiàng)目編號(hào)+檔案類(lèi)別+流水號(hào)，如KJ202301科研項(xiàng)目檔案001。4.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)格式為：年度+會(huì)計(jì)檔案類(lèi)別+流水號(hào)，如2023會(huì)計(jì)憑證001。5.人事檔案編號(hào)格式為：?jiǎn)T工編號(hào)+檔案類(lèi)別+流水號(hào)，如001個(gè)人基本信息001。6.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)格式為：業(yè)務(wù)類(lèi)別+年度+流水號(hào)，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)2023001。7.聲像檔案編號(hào)格式為：拍攝時(shí)間+內(nèi)容主題+流水號(hào)，如20230501公司年會(huì)001。8.電子檔案編號(hào)格式與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，在編號(hào)后加注“電子”標(biāo)識(shí)，如2023長(zhǎng)期001（電子）。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)檔案的收集工作。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的完整性。3.對(duì)于重要的會(huì)議、活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的檔案收集情況進(jìn)行檢查，督促各部門(mén)按時(shí)完成檔案收集工作。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.文書(shū)檔案整理應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊(cè)后裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫(xiě)盒號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等信息。3.科技檔案整理應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目形成的文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊(cè)后裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫(xiě)盒號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、檔案類(lèi)別等信息。4.會(huì)計(jì)檔案整理應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等分別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)后裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫(xiě)盒號(hào)、年度、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)別等信息。5.人事檔案整理應(yīng)按照員工個(gè)人進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資等檔案材料進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)后裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫(xiě)盒號(hào)、員工編號(hào)、檔案類(lèi)別等信息。6.業(yè)務(wù)檔案整理應(yīng)按照業(yè)務(wù)類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)每個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊(cè)后裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫(xiě)盒號(hào)、業(yè)務(wù)類(lèi)別、年度等信息。7.聲像檔案整理應(yīng)按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容主題進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)照片、錄音、錄像等檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，裝入檔案盒或存儲(chǔ)設(shè)備，并在檔案盒或存儲(chǔ)設(shè)備上填寫(xiě)盒號(hào)、拍攝時(shí)間、內(nèi)容主題等信息。8.電子檔案整理應(yīng)按照相應(yīng)紙質(zhì)檔案的分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行命名、編號(hào)、存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全性和完整性。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)排隊(duì)，確定哪些檔案可以繼續(xù)保存，哪些檔案可以銷(xiāo)毀。4.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、歷史遺留問(wèn)題等重要檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限，確保檔案的安全性和完整性。（二）檔案銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、年度、保管期限、卷號(hào)、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)，防止檔案信息泄露。4.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找和利用。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。（二）檔案保護(hù)1.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取備份措施，如紙質(zhì)檔案的復(fù)印件、電子檔案的光盤(pán)備份等，防止檔案原件損壞或丟失。2.加強(qiáng)對(duì)檔案的保密管理，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，限制檔案的查閱和使用范圍，防止檔案信息泄露。3.對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行，保障檔案的安全保管。4.對(duì)檔案的整理、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保檔案管理工作的合法性和規(guī)范性。七、檔案的利用與服務(wù)（一）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記本上進(jìn)行登記，注明查閱人員姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.因特殊情況需要復(fù)印、復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印、復(fù)制，并在檔案復(fù)制登記本上進(jìn)行登記。5.公司/組織外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。查閱手續(xù)和查閱要求與公司/組織內(nèi)部人員相同。（二）檔案服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極主動(dòng)地為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需的檔案資料。2.建立檔案信息檢索系統(tǒng)，提高檔案利用效率，方便查閱人員快速查找所需檔案信息。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用情況和需求趨勢(shì)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。4.加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解公司/組織的工作動(dòng)態(tài)和檔案需求，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)，為公司/組織的發(fā)展提供支持和保障。八、檔案管理信息化（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動(dòng)化和規(guī)范化。2.提高檔案管理工作效率，減少人工操作，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高檔案利用效率。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全性和保密性。4.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)建立涵蓋檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等全過(guò)程的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化操作和流程控制。2.檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用，提高檔案利用效率。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，確保檔案信息的安全性和保密性。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)建設(shè)建立完善的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行檔案管理工作。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.建立健全檔案管理信息系