PAGE項(xiàng)目檔案管理制度辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司項(xiàng)目決策、運(yùn)營管理、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及知識傳承提供有力支持，特制定本制度辦法。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目的檔案管理，包括但不限于工程項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目、市場項(xiàng)目、管理咨詢項(xiàng)目等各類項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束全過程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的項(xiàng)目檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.全程跟蹤原則項(xiàng)目檔案管理應(yīng)貫穿項(xiàng)目全生命周期，從項(xiàng)目策劃、立項(xiàng)、實(shí)施到驗(yàn)收、總結(jié)等各階段，同步開展檔案收集、整理、歸檔等工作，保證檔案的完整性和及時(shí)性。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，科學(xué)分類、合理編目，確保檔案能夠方便快捷地被查閱、檢索和使用，提高檔案利用效率。二、管理職責(zé)（一）項(xiàng)目檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善項(xiàng)目檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序開展。3.集中統(tǒng)一保管公司各類項(xiàng)目檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。4.組織開展項(xiàng)目檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，確保檔案質(zhì)量和安全。5.為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及其他部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助解決檔案利用過程中的問題。6.定期對項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法和手段，提高檔案管理水平。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照檔案管理要求及時(shí)收集、整理項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的各類文件資料，并確保其真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.對項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。3.在項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)向項(xiàng)目檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案，并對檔案的完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。4.配合項(xiàng)目檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)1.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，按照檔案管理要求，認(rèn)真做好各自工作中形成文件資料的收集、整理和保管工作，確保文件資料的原始性和準(zhǔn)確性。2.及時(shí)將整理好的文件資料移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，配合項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成項(xiàng)目檔案的集中整理和歸檔工作。3.遵守公司檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造項(xiàng)目檔案，不得擅自將項(xiàng)目檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。三、項(xiàng)目檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件涵蓋項(xiàng)目策劃書、實(shí)施方案、工作計(jì)劃、會議紀(jì)要、技術(shù)文件、來往信函、工程圖紙、測試報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、進(jìn)度報(bào)表等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件如項(xiàng)目驗(yàn)收申請、驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收意見、成果鑒定證書、用戶反饋意見等。4.項(xiàng)目總結(jié)文件包括項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)、效益分析報(bào)告等。5.其他與項(xiàng)目相關(guān)的文件資料如項(xiàng)目照片、音頻視頻資料、榮譽(yù)證書、獎勵文件等。（二）收集要求1.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)及時(shí)收集各自工作中產(chǎn)生的文件資料，確保文件資料的實(shí)時(shí)性和完整性。2.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)簽收、登記，并及時(shí)分發(fā)至相關(guān)人員和部門。3.項(xiàng)目文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，禁止使用易褪色的書寫材料。4.電子文件應(yīng)采用通用格式保存，并確保其可讀性和可編輯性，同時(shí)應(yīng)進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類按照項(xiàng)目的不同階段、文件資料的性質(zhì)和用途等進(jìn)行分類。例如，可分為項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件、項(xiàng)目總結(jié)文件等大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干小類。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用項(xiàng)目編號+檔案類別代碼+流水號的方式進(jìn)行編制。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨(dú)成冊作為檢索工具。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，避免對檔案內(nèi)容造成損壞。四、項(xiàng)目檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目階段性成果文件應(yīng)在階段工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.項(xiàng)目全部結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將項(xiàng)目所有檔案整理完畢并移交項(xiàng)目檔案管理部門歸檔。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員將整理好的項(xiàng)目文件資料移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對移交的文件資料進(jìn)行審核，確保其符合歸檔要求后，填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將審核后的檔案移交項(xiàng)目檔案管理部門，項(xiàng)目檔案管理部門對檔案進(jìn)行再次審核，核對無誤后辦理接收手續(xù)，并在檔案移交清單上簽字蓋章。（三）保管期限根據(jù)項(xiàng)目檔案的重要性和價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。2.長期保管對公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，列為長期保管。保管期限一般為[X]年。如一般性項(xiàng)目的實(shí)施文件、驗(yàn)收文件等。3.短期保管對公司短期內(nèi)在工作中起參考作用的項(xiàng)目檔案，列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如臨時(shí)性項(xiàng)目的相關(guān)文件資料。（四）保管要求1.項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案賬實(shí)相符。五、項(xiàng)目檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，可到項(xiàng)目檔案管理部門查閱。查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)項(xiàng)目檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱項(xiàng)目檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制對于確需復(fù)制項(xiàng)目檔案的，應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋項(xiàng)目檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散或丟失。2.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)項(xiàng)目檔案管理部門同意，并注明出處。3.借閱的檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告項(xiàng)目檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.項(xiàng)目檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由項(xiàng)目檔案管理部門牽頭，會同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的項(xiàng)目檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者等信息。2.檔案銷毀清單需經(jīng)鑒定小組及項(xiàng)目檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)指定專人