PAGE行政許可檔案抽查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)行政許可檔案管理，規(guī)范行政許可行為，提高行政許可工作質(zhì)量，確保行政許可檔案的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及行政許可事項(xiàng)的部門及工作人員在辦理行政許可過程中形成的檔案管理及抽查工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保行政許可檔案抽查工作合法合規(guī)進(jìn)行。2.客觀公正原則以事實(shí)為依據(jù)，對(duì)行政許可檔案進(jìn)行客觀、公正的檢查和評(píng)價(jià)，不受任何單位和個(gè)人的干擾。3.全面覆蓋原則對(duì)行政許可檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)、各類材料進(jìn)行全面抽查，不留死角。4.及時(shí)整改原則對(duì)抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，明確整改責(zé)任人和整改期限，確保問題得到有效解決。二、行政許可檔案的構(gòu)成與要求（一）申請(qǐng)材料1.基本要求申請(qǐng)人提交的行政許可申請(qǐng)材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并符合法定形式。申請(qǐng)材料應(yīng)包括申請(qǐng)書、證明文件、資質(zhì)證書等相關(guān)材料。2.材料規(guī)范各類申請(qǐng)材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求填寫或提供，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。材料之間應(yīng)相互印證，邏輯清晰。（二）受理環(huán)節(jié)材料1.受理通知書受理行政許可申請(qǐng)后，應(yīng)向申請(qǐng)人出具受理通知書，明確受理日期、申請(qǐng)事項(xiàng)、受理編號(hào)等信息。2.補(bǔ)正材料通知書對(duì)申請(qǐng)材料不齊全或不符合法定形式的，應(yīng)向申請(qǐng)人出具補(bǔ)正材料通知書，一次性告知需要補(bǔ)正的全部?jī)?nèi)容。（三）審查環(huán)節(jié)材料1.審查意見審查人員應(yīng)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行認(rèn)真審查，提出明確的審查意見，包括同意許可、不同意許可或需要進(jìn)一步核實(shí)的情況等，并簽字確認(rèn)。2.現(xiàn)場(chǎng)核查記錄對(duì)于需要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核查的行政許可事項(xiàng)，應(yīng)制作現(xiàn)場(chǎng)核查記錄，記錄核查時(shí)間、地點(diǎn)、核查人員、核查內(nèi)容及結(jié)果等信息，核查人員應(yīng)簽字。（四）決定環(huán)節(jié)材料1.行政許可決定書根據(jù)審查意見，作出行政許可決定，出具行政許可決定書，明確許可事項(xiàng)、許可內(nèi)容、有效期等信息，并加蓋單位公章。2.不予行政許可決定書對(duì)不予行政許可的申請(qǐng)，應(yīng)出具不予行政許可決定書，說明不予許可的理由和依據(jù)，并告知申請(qǐng)人享有依法申請(qǐng)行政復(fù)議或者提起行政訴訟的權(quán)利。（五）送達(dá)環(huán)節(jié)材料1.送達(dá)回證行政許可決定書等文件送達(dá)申請(qǐng)人時(shí)，應(yīng)填寫送達(dá)回證，由受送達(dá)人簽字確認(rèn)。（六）其他材料1.聽證材料涉及聽證程序的行政許可事項(xiàng)，應(yīng)包括聽證申請(qǐng)書、聽證通知書、聽證筆錄、聽證報(bào)告等材料。2.變更、延續(xù)材料行政許可變更、延續(xù)申請(qǐng)的相關(guān)材料，如變更申請(qǐng)書、延續(xù)申請(qǐng)書、證明材料等。三、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.分類整理按照行政許可事項(xiàng)的類別、辦理階段等進(jìn)行分類，將申請(qǐng)材料、受理材料、審查材料、決定材料、送達(dá)材料等分別整理。2.編號(hào)裝訂對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，按照編號(hào)順序依次裝訂成冊(cè)，確保檔案的整齊有序。3.目錄編制編制檔案目錄，明確檔案材料的名稱、編號(hào)、日期等信息，便于查閱。（二）歸檔程序1.及時(shí)歸檔行政許可事項(xiàng)辦理完畢后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案材料整理歸檔，移交檔案管理部門。2.檔案交接檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)與承辦人員進(jìn)行交接，核對(duì)檔案材料的數(shù)量、完整性等，并辦理交接手續(xù)。四、檔案抽查的組織與實(shí)施（一）抽查主體公司/組織設(shè)立專門的檔案抽查小組，成員包括檔案管理部門人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員。（二）抽查計(jì)劃制定1.年度計(jì)劃?rùn)n案抽查小組應(yīng)根據(jù)行政許可工作實(shí)際情況，制定年度檔案抽查計(jì)劃，明確抽查的范圍、比例、時(shí)間安排等。2.季度調(diào)整每季度對(duì)抽查計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，根據(jù)工作重點(diǎn)和實(shí)際情況，合理確定當(dāng)季抽查的行政許可檔案清單。（三）抽查方式1.定期抽查按照抽查計(jì)劃，定期對(duì)行政許可檔案進(jìn)行全面抽查。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對(duì)特定行政許可事項(xiàng)的檔案進(jìn)行專項(xiàng)抽查。3.重點(diǎn)抽查對(duì)涉及重大利益、社會(huì)關(guān)注度高的行政許可檔案進(jìn)行重點(diǎn)抽查。（四）抽查內(nèi)容1.檔案完整性檢查檔案材料是否齊全，是否涵蓋行政許可辦理的各個(gè)環(huán)節(jié)。2.材料真實(shí)性核實(shí)申請(qǐng)材料、證明文件等是否真實(shí)有效，有無偽造、篡改等情況。3.程序合規(guī)性審查行政許可辦理過程是否符合法定程序，各環(huán)節(jié)手續(xù)是否完備。4.檔案整理規(guī)范性查看檔案的分類、編號(hào)、裝訂、目錄編制等是否符合要求。（五）抽查流程1.抽取檔案按照抽查計(jì)劃，從檔案庫(kù)中隨機(jī)抽取待抽查的行政許可檔案。2.實(shí)施檢查抽查人員按照抽查內(nèi)容，對(duì)抽取的檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，做好檢查記錄。3.問題記錄對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄，包括問題描述、涉及檔案編號(hào)、存在環(huán)節(jié)等。4.形成報(bào)告抽查結(jié)束后，抽查小組應(yīng)撰寫檔案抽查報(bào)告，總結(jié)抽查情況，提出存在的問題及整改建議。五、抽查結(jié)果處理（一）問題反饋1.內(nèi)部反饋檔案抽查報(bào)告經(jīng)審核后，及時(shí)向相關(guān)業(yè)務(wù)部門反饋抽查結(jié)果，指出存在的問題。2.整改通知對(duì)存在問題的部門，下達(dá)整改通知書，明確整改要求和期限。（二）整改落實(shí)1.制定方案相關(guān)業(yè)務(wù)部門針對(duì)反饋的問題，制定具體的整改方案，明確整改措施、責(zé)任人員和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.組織整改按照整改方案組織實(shí)施整改，確保問題得到有效解決。整改過程中，及時(shí)向檔案抽查小組匯報(bào)整改進(jìn)展情況。（三）復(fù)查驗(yàn)收1.整改復(fù)查整改期限屆滿后，檔案抽查小組對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，檢查整改措施是否落實(shí)到位，問題是否得到解決。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告復(fù)查結(jié)束后，形成復(fù)查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)整改情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。如整改未達(dá)到要求，應(yīng)責(zé)令繼續(xù)整改，直至符合規(guī)定。（四）結(jié)果運(yùn)用1.績(jī)效掛鉤將行政許可檔案抽查結(jié)果與相關(guān)部門和人員的績(jī)效考核掛鉤，對(duì)檔案管理規(guī)范、抽查結(jié)果良好的部門和個(gè)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在嚴(yán)重問題的部門和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)處罰。2.工作改進(jìn)針對(duì)抽查中發(fā)現(xiàn)的普遍性問題，分析原因，完善行政許可檔案管理制度和工作流程，不斷提高行政許可工作水平。六、檔案管理與抽查的監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部建立健全監(jiān)督機(jī)制，對(duì)行政許可檔案管理和抽查工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保各項(xiàng)制度和規(guī)定得到有效執(zhí)行。2.外部監(jiān)督主動(dòng)接受上級(jí)主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)整改存在的問題。（二）責(zé)任追究1.違規(guī)責(zé)任認(rèn)定對(duì)于在行政許可檔案管理和抽查工作中違反法律法規(guī)、本制度規(guī)定的單位和個(gè)人，進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定。