PAGE會(huì)計(jì)檔案借閱制度6一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案借閱行為，保證會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司及所屬各部門涉及會(huì)計(jì)檔案借閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.借閱：是指因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)從會(huì)計(jì)檔案保管部門借閱會(huì)計(jì)檔案的行為。二、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管部門及職責(zé)1.公司設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案室，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作。2.保管人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉會(huì)計(jì)檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作流程，確保會(huì)計(jì)檔案的妥善保管。3.保管人員負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施，保證會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。（二）會(huì)計(jì)檔案的整理與分類1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、類別等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.具體分類如下：會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，含會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等。其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。（三）會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)與裝訂1.對(duì)整理好的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和連續(xù)性原則。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。裝訂時(shí)應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在封面上簽章。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后及時(shí)整理立卷，裝訂成冊(cè)。裝訂后的賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺頁等情況。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、財(cái)務(wù)報(bào)告種類等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。（四）會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境1.會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)安全。2.室內(nèi)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、編號(hào)順序排列存放，便于查找和調(diào)閱。三、會(huì)計(jì)檔案借閱的申請(qǐng)與審批（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、年度、月份、內(nèi)容、借閱目的、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，證明借閱用途的真實(shí)性和必要性。（二）審批流程1.《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)的內(nèi)容，審查借閱目的是否合理、借閱期限是否適當(dāng)?shù)?，并簽署初審意見?.初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)表報(bào)送公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行全面審核，做出最終審批決定。3.對(duì)于涉及重要會(huì)計(jì)檔案或機(jī)密信息的借閱申請(qǐng)，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）審批結(jié)果通知1.審批通過后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將審批結(jié)果通知借閱人。如審批不通過，應(yīng)向借閱人說明原因。2.借閱人接到審批通過通知后，方可到會(huì)計(jì)檔案室辦理借閱手續(xù)。四、會(huì)計(jì)檔案的借閱（一）借閱登記1.在辦理借閱手續(xù)時(shí)，保管人員應(yīng)根據(jù)審批通過的《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，對(duì)借閱人、借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等信息進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿》。2.借閱登記應(yīng)確保信息準(zhǔn)確、完整，以便于對(duì)會(huì)計(jì)檔案的借閱情況進(jìn)行跟蹤和管理。（二）借閱期限1.會(huì)計(jì)檔案的借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)在到期前向財(cái)務(wù)部門提出書面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.延長(zhǎng)后的借閱期限累計(jì)不得超過[X]個(gè)工作日。（三）借閱方式1.會(huì)計(jì)檔案原則上不得外借。因特殊情況確需外借的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案保管人員的監(jiān)督下，在指定地點(diǎn)查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案攜帶出指定地點(diǎn)。3.借閱人如需對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件一致，并由保管人員在復(fù)制件上加蓋“與原件核對(duì)無誤”印章。（四）借閱期間的保管責(zé)任1.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱的會(huì)計(jì)檔案妥善保管，不得擅自涂改、拆封、抽換、轉(zhuǎn)借、損壞會(huì)計(jì)檔案。2.如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、會(huì)計(jì)檔案的歸還（一）歸還時(shí)間借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還所借閱的會(huì)計(jì)檔案。如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還檢查1.借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等是否與借閱登記簿記錄一致。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有短缺、損壞、涂改等情況，保管人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人說明情況。如借閱人無法說明原因或?qū)n案造成損壞的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。（三）歸還登記1.經(jīng)檢查無誤后，保管人員應(yīng)在《會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿》上記錄檔案的歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱申請(qǐng)1.因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，查閱人應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、年度、月份、內(nèi)容、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)由查閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，證明查閱用途的真實(shí)性和必要性。（二）查閱審批1.《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》提交至財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)的內(nèi)容，審查查閱目的是否合理等，并簽署初審意見。2.初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)表報(bào)送公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行全面審核，做出最終審批決定。3.對(duì)于涉及重要會(huì)計(jì)檔案或機(jī)密信息的查閱申請(qǐng)，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）查閱方式1.查閱人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案保管人員的監(jiān)督下，在指定地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案攜帶出指定地點(diǎn)。2.查閱人如需摘錄、復(fù)印會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。摘錄、復(fù)印的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件一致，并由保管人員在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無誤”印章。七、會(huì)計(jì)檔案的保密（一）保密責(zé)任1.參與會(huì)計(jì)檔案管理和借閱的所有人員均應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露會(huì)計(jì)檔案中的機(jī)密信息。2.保密信息包括但不限于公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等。（二）保密措施1.會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.對(duì)涉及機(jī)密的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取加密存儲(chǔ)等措施。3.在借閱和查閱會(huì)計(jì)檔案過程中，如涉及機(jī)密信息，應(yīng)要求借閱人和查閱人簽署保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有違反會(huì)計(jì)檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違反保密制度給公司造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管和借閱情況進(jìn)行自查，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作符合本制度要求。2.自查內(nèi)容包括會(huì)計(jì)檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)環(huán)境、借閱登記、歸還檢查等方面。（二）外部審計(jì)1.公司應(yīng)接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理情況的審計(jì)監(jiān)督，積極配合審計(jì)工作，提供相關(guān)資料。2.對(duì)于審計(jì)機(jī)構(gòu)提出的