PAGE巡辦檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)巡辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于巡辦全體工作人員在各項(xiàng)巡辦工作中形成的檔案管理。（三）檔案定義巡辦檔案是指巡辦在履行職責(zé)過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：巡辦檔案由專門的檔案管理部門或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映巡辦工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集巡辦工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、工作秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善巡辦檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理巡辦各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.對巡辦各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.定期對檔案進(jìn)行整理和數(shù)字化處理，提高檔案管理的信息化水平，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在巡辦工作中形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管，確保檔案的質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為巡辦各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。4.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的賬實(shí)相符。對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對電子檔案進(jìn)行備份，防止檔案信息丟失。5.不斷學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識，提高自身業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.巡辦在開展巡視巡察工作中形成的各類文件、報告、會議記錄、談話記錄、工作底稿、審計(jì)報告、信訪舉報材料等文件材料。2.在巡辦工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報表、工作簡報等資料。3.巡辦與被巡視巡察單位之間的往來文件、函件、通知等。4.巡辦工作人員在工作中形成的個人工作記錄、筆記、調(diào)研報告等。5.巡辦開展專項(xiàng)檢查、專項(xiàng)治理等工作中形成的相關(guān)材料。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門在巡辦工作中形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理人員要主動參與巡辦工作，及時了解檔案形成情況，對重要檔案進(jìn)行跟蹤收集，確保檔案的完整性。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和真實(shí)性，不得隨意涂改、剪裁、抽取文件內(nèi)容。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類整理，使檔案分類科學(xué)、條理清晰。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。（四）整理方法1.分類：按照巡辦工作的性質(zhì)和檔案內(nèi)容，將檔案分為巡視巡察類、綜合管理類、專項(xiàng)工作類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對歸檔文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保文件整齊牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應(yīng)在巡辦工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。檔案管理部門應(yīng)及時對接收的檔案進(jìn)行審核，符合要求的予以歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案兼職管理人員填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，在移交清單上簽字蓋章。3.檔案管理部門將歸檔的檔案按照分類編號順序上架存放，并建立檔案臺賬。（三）保管期限1.巡辦檔案的保管期限分為永久、定期[X]年和定期[X]年三種。2.對涉及國家秘密、重要工作決策、重大歷史事件等具有長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案，列為永久保管。3.對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，根據(jù)工作需要確定定期保管期限。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對電子檔案進(jìn)行備份，防止檔案信息丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行清潔和消毒，保持庫房環(huán)境整潔。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期組織對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進(jìn)行全面審查分析，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組審核，報巡辦主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.巡辦內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.因工作需要查閱涉及國家秘密、工作秘密和個人隱私檔案的，應(yīng)經(jīng)巡辦主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外部單位查閱巡辦檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)巡辦主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損或撕毀。3.需要復(fù)印、拍照檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、拍照的檔案不得用于與查閱目的無關(guān)的其他用途。4.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為巡辦各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.定期對檔案進(jìn)行整理和分析，編寫檔案利用參考資料，為巡辦領(lǐng)導(dǎo)決策和工作開展提供參考依據(jù)。3.利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，提高檔案利用效率。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的巡辦檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等全過程的信息化管理。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用。3.建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，滿足檔案信息化管理的需要。2.按照檔案管理的要求，對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。4.加強(qiáng)檔案信息安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對檔案信息進(jìn)行加密存儲和傳輸，防止檔案信息泄露。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢