PAGE查閱利用檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的查閱利用管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作中涉及檔案查閱利用的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱利用過程中，采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)工作原則：以服務(wù)公司/組織各項工作為出發(fā)點(diǎn)，合理、高效地提供檔案查閱利用服務(wù)，滿足工作需要。二、檔案查閱利用的范圍（一）可供查閱利用的檔案類型1.各類業(yè)務(wù)檔案：包括但不限于合同協(xié)議、項目文件、銷售記錄、采購憑證等，這些檔案記錄了公司/組織業(yè)務(wù)活動的全過程，為業(yè)務(wù)決策、流程追溯等提供依據(jù)。2.行政管理檔案：如公司文件、會議紀(jì)要、人事檔案、財務(wù)報表等，對于了解公司運(yùn)營管理情況、組織架構(gòu)變動、人員信息等具有重要價值。3.技術(shù)檔案：涵蓋研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等，是公司/組織技術(shù)創(chuàng)新和生產(chǎn)運(yùn)營的重要支撐。（二）限制查閱利用的檔案情況1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱利用。2.正在進(jìn)行訴訟、仲裁等法律程序且相關(guān)檔案已被司法機(jī)關(guān)封存或限制使用的，按照法律規(guī)定執(zhí)行。3.檔案形成部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門明確規(guī)定限制查閱利用的特定檔案。三、查閱利用流程（一）查閱申請1.內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱目的、所需檔案名稱及編號、查閱時間等信息。2.申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)查閱需求的合理性和必要性。（二）審批1.根據(jù)查閱申請的性質(zhì)和涉及檔案的敏感程度，由相應(yīng)的審批層級進(jìn)行審批。2.一般檔案查閱申請由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；涉及重要業(yè)務(wù)、機(jī)密信息等檔案的查閱申請，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，在申請表上加蓋審批章，并注明批準(zhǔn)意見和有效期限。（三）查閱辦理1.申請人持經(jīng)審批的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容，在指定地點(diǎn)為申請人提供檔案查閱服務(wù)。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和正確使用。3.申請人只能查閱申請表中注明的檔案內(nèi)容，不得擅自翻閱其他無關(guān)檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）歸還1.查閱完畢后，申請人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員核對檔案數(shù)量和完整性后，在申請表上注明歸還情況并簽字。2.如有檔案損壞、丟失等情況，申請人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行處理。四、檔案利用的方式及要求（一）借閱1.因工作需要短期使用檔案原件的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。2.借閱檔案時，借閱人需填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。3.檔案管理部門應(yīng)對借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，到期及時催還。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。（二）復(fù)印1.申請人如需復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)向檔案管理部門提交復(fù)印申請，注明復(fù)印用途、檔案名稱及編號、復(fù)印范圍等。2.檔案管理部門根據(jù)申請進(jìn)行審核，對于涉及機(jī)密信息或重要檔案的復(fù)印申請，需經(jīng)審批同意后方可辦理。3.復(fù)印檔案應(yīng)使用檔案管理部門指定的設(shè)備，并由檔案管理人員進(jìn)行操作或監(jiān)督。復(fù)印完成后，檔案管理人員應(yīng)在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”章，并注明復(fù)印日期和份數(shù)。（三）摘錄1.摘錄檔案內(nèi)容應(yīng)在檔案管理人員的指導(dǎo)下進(jìn)行，確保摘錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。摘錄完成后，摘錄人應(yīng)在摘錄件上簽字確認(rèn)，并注明摘錄日期和出處。2.摘錄件應(yīng)與原件一并保存于檔案管理部門，以備后續(xù)查閱核對。五、檔案安全與保密措施（一）檔案保管場所安全1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案保管場所具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.檔案保管場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案出入庫及查閱利用過程進(jìn)行全程監(jiān)控，監(jiān)控資料保存期限不少于[X]天。（二）查閱利用過程中的保密要求1.查閱利用檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.在查閱利用現(xiàn)場，不得對檔案進(jìn)行拍照、錄像、錄音等操作，如有特殊需要，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。3.嚴(yán)禁在非檔案保管場所私自留存檔案復(fù)印件或摘錄件，如需留存，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）人員管理1.檔案管理部門工作人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，具備良好的職業(yè)道德和保密意識，嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度。2.對涉及檔案查閱利用的相關(guān)人員進(jìn)行定期保密教育，強(qiáng)化保密意識，防止因人員疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱利用情況進(jìn)行自查，檢查查閱申請、審批、辦理、歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，檔案是否安全完整。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，并形成自查報告，上報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案查閱利用情況的相關(guān)資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時完善檔案查閱利用管理制度和工作流程。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)查閱、利用限制查閱利用的檔案。2.在檔案查閱利用過程中故意損壞、篡改、丟失檔案。3.將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，造成不良影響或損失。4.違反檔案查閱利用流程，擅自擴(kuò)大查閱范圍或延長借閱期限等。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反檔案查閱利用制度的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處理。2.因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由