PAGE辦公室檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室檔案管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在辦公室檔案管理工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和利用，提高管理效率和質(zhì)量。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司辦公室檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，對(duì)歸檔文件進(jìn)行審核把關(guān)。3.負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案查詢、利用效率。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序處理過期或無用檔案。7.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部及外部提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類等工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案保管場(chǎng)所的日常管理，確保檔案存放安全、有序。5.對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)，提高員工的檔案意識(shí)。（三）公司員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，在工作中形成的各類文件材料應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，不得私自留存或銷毀。2.積極配合檔案管理部門及本部門兼職檔案員的工作，按照要求提供檔案相關(guān)信息。3.如需查閱、借閱檔案文件，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并妥善保管所借檔案，按時(shí)歸還。4.不得擅自復(fù)制、傳播、泄露公司檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的保密性。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各類行政管理文件，包括公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、通知通報(bào)等。2.公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研資料等。3.公司財(cái)務(wù)文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.公司人事檔案，包括員工入職資料、勞動(dòng)合同、薪酬福利文件、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。5.公司技術(shù)文件，如研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙等。6.公司對(duì)外宣傳資料，如宣傳冊(cè)、海報(bào)、新聞報(bào)道、廣告文案等。7.其他與公司經(jīng)營管理活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。4.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門收集的文件材料進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）整理方法1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類。一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類、技術(shù)管理類、宣傳推廣類等類別。2.在每一大類下，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如行政管理類可分為綜合管理、文秘工作、檔案管理等二級(jí)類目；業(yè)務(wù)管理類可根據(jù)不同業(yè)務(wù)板塊進(jìn)一步細(xì)分。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合的方式。4.按照分類和編號(hào)順序，對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編目、裝盒等整理工作。編目應(yīng)包括檔案的題名、日期、編號(hào)、責(zé)任者、保管期限等信息。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，能夠承受檔案的重量。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用盒裝保管，盒內(nèi)應(yīng)放置檔案目錄清單，便于查找。檔案盒應(yīng)按照分類和編號(hào)順序排列存放。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，可采用異地存儲(chǔ)的方式，確保檔案的安全性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、褪色等情況應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、公司歷史沿革、重要會(huì)議記錄、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事任免文件等。3.長期保管的檔案期限一般為10年至50年，包括一般性的行政管理文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。4.短期保管的檔案期限一般為1年至10年，如臨時(shí)性的通知、報(bào)表、會(huì)議資料等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行綜合判斷，并在檔案整理時(shí)明確標(biāo)注。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的及所需檔案內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、傳播、泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題應(yīng)及時(shí)與借閱人員核實(shí)。（三）外部查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.公司應(yīng)根據(jù)外單位的申請(qǐng)，進(jìn)行嚴(yán)格審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可同意查閱或借閱。3.外部查閱或借閱檔案時(shí)，公司應(yīng)安排專人陪同，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行操作。外部人員不得擅自將檔案帶出公司或進(jìn)行其他違規(guī)操作。4.外部查閱或借閱檔案后，公司應(yīng)及時(shí)收回檔案，并對(duì)查閱或借閱情況進(jìn)行記錄和跟蹤。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.公司應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值，并提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，如超過保管期限且無繼續(xù)利用價(jià)值；內(nèi)容重復(fù)、無參考意義；已被新的文件替代且原文件無需留存等，可予以銷毀。3.對(duì)于仍具有一定保存價(jià)值，但部分內(nèi)容已無用的檔案，可進(jìn)行剔除或局部銷毀，保留有用部分。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定意見，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式銷毀；電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。5.銷毀工作完成后，《檔案銷毀清單》應(yīng)作為檔案管理資料進(jìn)行長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和協(xié)同辦公，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰、可讀。2.數(shù)字化后的檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和利用。3.對(duì)電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的完整性和可讀性。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、查詢檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）數(shù)據(jù)安全與保密1.加強(qiáng)檔案信息化數(shù)據(jù)的安全管理，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或泄露。2.對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的操作進(jìn)行嚴(yán)格的審計(jì)和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為。3.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)數(shù)據(jù)安全和保密的法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案信息進(jìn)行特殊保護(hù)，確保公司商業(yè)秘密的安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案存儲(chǔ)保管狀況、檔案查閱借閱流程、檔案鑒定銷毀工作等。（二）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，形成自查報(bào)告，并將自查情況及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)部門應(yīng)每年至少組織一次全面的檔案管理檢查。2.不定期抽查：公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（三）問題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題