PAGE實(shí)行掛牌檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和規(guī)范化管理，特制定本掛牌檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、記錄、證照等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，嚴(yán)格限制檔案的查閱和使用范圍。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便員工查閱和利用檔案，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）檔案管理人員1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、登記、保管等。3.按照檔案管理制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.做好檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批手續(xù)，保證檔案的安全。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案鑒定、銷毀等工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。4.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，妥善保管和利用檔案，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、備忘錄等。4.公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。5.員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。6.財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。7.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售過程中形成的技術(shù)文件、工藝文件、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。8.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的及時(shí)、完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等因素，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息，便于檔案的管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案的基本情況。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地點(diǎn)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案的類別、保管期限等進(jìn)行合理排列。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%百分之六十之間。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開排列。3.檔案上架時(shí)應(yīng)注意排列整齊，避免擠壓、損壞檔案。（三）安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.做好防潮、防蟲、防盜等工作，采取防潮措施，如放置干燥劑、安裝除濕設(shè)備等；采取防蟲措施，如放置驅(qū)蟲藥、定期檢查等；加強(qiáng)防盜措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱的，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。2.重要檔案和機(jī)密檔案的借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定，并嚴(yán)格控制。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動(dòng)和歷史發(fā)展情況。2.檔案是否具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。3.檔案的保存期限是否符合規(guī)定要求。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作，并指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便員工查閱和利用檔案，為公司/組織的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對(duì)系統(tǒng)的訪問。2.安裝防火墻、防病毒軟件等安全設(shè)備，