PAGE檔案局辦公用房制度一、總則（一）目的為加強檔案局辦公用房的管理，合理配置辦公資源，提高辦公用房使用效率，規(guī)范辦公用房使用行為，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合檔案局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局機關及所屬各部門辦公用房的規(guī)劃、分配、使用、調(diào)整、維修、處置等管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一規(guī)劃原則辦公用房的規(guī)劃應遵循整體布局、合理安排的原則，充分考慮檔案局業(yè)務發(fā)展需求和未來辦公趨勢，確保辦公用房資源的科學配置。2.合理分配原則根據(jù)各部門職能、人員編制等因素，按照公平、公正、合理的原則分配辦公用房，保障各部門正常辦公需求。3.規(guī)范使用原則嚴格規(guī)范辦公用房使用行為，明確使用標準和要求，杜絕違規(guī)使用、浪費等現(xiàn)象，提高辦公用房使用效率。4.節(jié)約高效原則在辦公用房管理過程中，注重節(jié)約資源，降低管理成本，提高資源利用效率，以最少的投入實現(xiàn)最大的辦公效益。二、辦公用房規(guī)劃與建設（一）規(guī)劃依據(jù)辦公用房規(guī)劃應依據(jù)檔案局發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務規(guī)劃、人員編制等因素進行綜合考慮。結(jié)合檔案局實際工作需求，預測未來一定時期內(nèi)的辦公用房需求數(shù)量、功能布局等，確保規(guī)劃具有前瞻性和可行性。（二）規(guī)劃內(nèi)容1.功能布局規(guī)劃根據(jù)檔案局業(yè)務特點和工作流程，合理劃分辦公區(qū)域，包括辦公室、會議室、檔案室、機房、資料室等功能區(qū)域。確保各功能區(qū)域之間聯(lián)系緊密、布局合理，便于工作開展。2.面積規(guī)劃按照國家規(guī)定的辦公用房人均使用面積標準，結(jié)合檔案局各部門實際人員編制，合理確定辦公用房的建筑面積。同時，考慮到未來業(yè)務拓展和人員增加的可能性，預留一定的彈性空間。（三）建設管理1.項目立項辦公用房建設項目應按照國家基本建設程序進行立項審批。項目申報單位應提交項目可行性研究報告、初步設計方案等相關材料，經(jīng)檔案局審核后報上級主管部門批準。2.設計與施工建設項目應委托具有相應資質(zhì)的設計單位進行設計，設計方案應符合國家相關標準和檔案局實際需求。施工單位應嚴格按照設計圖紙和施工規(guī)范進行施工，確保工程質(zhì)量。3.竣工驗收項目竣工后，建設單位應組織設計、施工、監(jiān)理等單位進行竣工驗收。驗收合格后方可交付使用，并辦理相關資產(chǎn)移交手續(xù)。三、辦公用房分配（一）分配原則1.按編制分配原則根據(jù)檔案局各部門人員編制數(shù)量，按照辦公用房人均使用面積標準，確定各部門辦公用房面積。2.業(yè)務需求優(yōu)先原則對于業(yè)務量大、工作任務重的部門，在辦公用房分配上給予適當傾斜，確保其正常業(yè)務開展。3.集中辦公原則為提高工作效率，便于溝通協(xié)作，同一部門的辦公用房應相對集中安排。（二）分配標準1.辦公室面積標準局領導辦公室使用面積按照國家規(guī)定的標準執(zhí)行，一般工作人員辦公室人均使用面積不低于[X]平方米。2.會議室面積標準根據(jù)會議室功能和使用頻率，合理確定會議室面積。小型會議室使用面積一般為[X]平方米左右，中型會議室使用面積為[X]平方米左右，大型會議室使用面積根據(jù)實際需求確定。3.檔案室面積標準檔案室應根據(jù)檔案存儲量和管理要求，合理確定面積。一般應滿足檔案存放、整理、查閱等功能需求，使用面積不少于[X]平方米。（三）分配程序1.需求申報各部門根據(jù)本部門人員編制、業(yè)務發(fā)展需求等情況，填寫辦公用房需求申請表，報檔案局辦公室。2.審核匯總檔案局辦公室對各部門申報的辦公用房需求進行審核，匯總后提交檔案局領導班子會議研究。3.分配公示根據(jù)領導班子會議研究結(jié)果，確定辦公用房分配方案，并在全局范圍內(nèi)進行公示，公示期為[X]個工作日。公示無異議后，正式下達辦公用房分配通知。四、辦公用房使用（一）使用要求1.嚴格按照分配用途使用各部門應嚴格按照辦公用房分配通知確定的用途使用辦公用房，不得擅自改變使用功能。2.合理安排辦公布局各部門應根據(jù)工作實際，合理安排辦公家具、設備等，保持辦公區(qū)域整潔、有序，提高辦公空間使用效率。3.不得違規(guī)出租出借嚴禁任何部門或個人將辦公用房出租、出借或挪作他用。（二）安全管理1.消防安全各部門應嚴格遵守消防安全規(guī)定，配備必要的消防設施和器材，確保辦公區(qū)域消防安全。不得在辦公區(qū)域內(nèi)私拉亂接電線、違規(guī)使用電器設備等。2.設施設備安全加強對辦公用房內(nèi)設施設備的日常維護和管理，定期進行檢查和維修，確保設施設備正常運行，保障人員安全。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.保持辦公區(qū)域整潔各部門應落實環(huán)境衛(wèi)生責任制，定期對辦公區(qū)域進行清掃和消毒，保持辦公環(huán)境整潔衛(wèi)生。2.規(guī)范垃圾處理按照垃圾分類要求，規(guī)范辦公區(qū)域內(nèi)垃圾的分類投放和處理，嚴禁隨意丟棄垃圾。五、辦公用房調(diào)整（一）調(diào)整原因1.機構(gòu)改革因檔案局機構(gòu)改革、職能調(diào)整等原因，導致部門人員編制和業(yè)務需求發(fā)生變化，需要對辦公用房進行調(diào)整。2.人員變動由于人員調(diào)動、退休、新入職等原因，各部門人員數(shù)量發(fā)生變化，需要相應調(diào)整辦公用房。3.業(yè)務發(fā)展隨著檔案局業(yè)務的不斷拓展，原辦公用房布局或面積已不能滿足業(yè)務發(fā)展需求，需要進行調(diào)整。（二）調(diào)整程序1.提出申請相關部門或單位根據(jù)辦公用房調(diào)整原因，填寫辦公用房調(diào)整申請表，報檔案局辦公室。2.審核評估檔案局辦公室對調(diào)整申請進行審核，并會同相關部門對調(diào)整必要性、可行性等進行評估。3.方案制定根據(jù)審核評估結(jié)果，制定辦公用房調(diào)整方案，明確調(diào)整部門、調(diào)整面積、調(diào)整時間等內(nèi)容。4.審批實施辦公用房調(diào)整方案報檔案局領導班子會議審批后組織實施。調(diào)整過程中應做好相關資產(chǎn)清查、交接等工作。六、辦公用房維修（一）維修范圍1.基礎設施維修包括辦公用房的房屋主體結(jié)構(gòu)、屋面防水、墻面地面、門窗等基礎設施的維修。2.設施設備維修辦公用房內(nèi)的水電暖、空調(diào)、電梯、消防設施等設施設備的維修和保養(yǎng)。3.功能區(qū)域維修根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，對辦公用房的功能區(qū)域進行改造、維修，如會議室裝修、檔案室升級等。（二）維修流程1.報修申請各部門發(fā)現(xiàn)辦公用房需要維修時，填寫維修申請表，報檔案局辦公室。2.現(xiàn)場勘查檔案局辦公室接到報修申請后，及時安排維修人員進行現(xiàn)場勘查，確定維修項目、維修方案和維修預算。3.審批實施維修方案和預算報檔案局領導審批后，由辦公室組織實施維修工作。維修過程中應嚴格按照維修方案和相關標準進行施工，確保維修質(zhì)量。4.驗收結(jié)算維修完成后，由檔案局辦公室組織相關部門進行驗收。驗收合格后，辦理維修費用結(jié)算手續(xù)。七、辦公用房處置（一）處置方式1.出租經(jīng)上級主管部門批準，在確保辦公用房安全和正常使用的前提下，可將閑置辦公用房出租給其他單位或個人，但應嚴格按照相關規(guī)定簽訂租賃合同，收取租金。2.出借因工作需要，在不影響檔案局正常辦公的情況下，可將辦公用房出借給其他單位使用，但應明確出借期限、用途等，并辦理相關出借手續(xù)。3.調(diào)劑對于閑置或使用效率低下的辦公用房，可在檔案局內(nèi)部進行調(diào)劑，合理分配給其他有需求的部門。4.報廢對于已達到使用年限、損壞嚴重且無法維修或維修成本過高的辦公用房，按照國家有關規(guī)定進行報廢處理。（二）處置程序1.提出申請相關部門或單位根據(jù)辦公用房處置需求，填寫處置申請表，報檔案局辦公室。2.評估審批檔案局辦公室會同財務、審計等部門對處置申請進行評估，提出處置意見，報檔案局領導班子會議審批。3.組織實施根據(jù)審批結(jié)果，組織實施辦公用房處置工作。出租、出借辦公用房的，應按照規(guī)定簽訂合同；調(diào)劑辦公用房的，應辦理相關交接手續(xù)；報廢辦公用房的，應按照規(guī)定進行資產(chǎn)核銷。4.備案管理辦公用房處置完成后，應將處置情況報上級主管部門備案。八、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體檔案局辦公室負責對全局辦公用房使用情況進行日常監(jiān)督檢查，定期或不定期組織開展專項檢查。同時，接受上級主管部門和紀檢監(jiān)察部門的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.辦公用房使用情況檢查各部門是否嚴格按照分配用途使用辦公用房，有無擅自改變使用功能、違規(guī)出租出借等情況。2.安全管理情況檢查辦公用房的消防安全、設施設備安全等情況，是否存在安全隱患。3.環(huán)境衛(wèi)生情況