PAGE農(nóng)業(yè)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本農(nóng)業(yè)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本農(nóng)業(yè)公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動的實(shí)際情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則。全面收集、整理公司在各個(gè)階段形成的檔案，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對公司檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持和服務(wù)。7.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交綜合管理部門集中保管。4.在工作中積極配合綜合管理部門開展檔案的開發(fā)利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)錄入和更新檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級報(bào)告。5.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。6.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等文件；公司章程、股東會決議、董事會決議等；公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等；公司行政公文、函件、通知等；公司會議記錄、紀(jì)要等；公司人事檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄等；公司財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。2.農(nóng)業(yè)生產(chǎn)檔案：包括農(nóng)作物種植計(jì)劃、種植方案、田間管理記錄、病蟲害防治記錄、施肥記錄、灌溉記錄等；畜牧養(yǎng)殖檔案，包括養(yǎng)殖品種、數(shù)量、飼料配方、疫病防治記錄、養(yǎng)殖環(huán)境監(jiān)測記錄等；農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)資料、科研項(xiàng)目資料、技術(shù)推廣資料等。3.市場營銷檔案：包括市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶信息、市場活動記錄等。4.財(cái)務(wù)管理檔案：包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、資金收支記錄等。5.項(xiàng)目建設(shè)檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目施工圖紙、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料等。6.其他檔案：包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、知識產(chǎn)權(quán)文件、對外合作協(xié)議、往來信函等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，并定期移交綜合管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到全面、及時(shí)、準(zhǔn)確，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。對于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制備份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意對檔案的原始性和真實(shí)性進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，建立科學(xué)合理的檔案分類體系。公司檔案分類可采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即先按年度將檔案分為不同年份，再按機(jī)構(gòu)將檔案分為不同部門，最后按保管期限將檔案分為永久、長期、短期三類。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號可采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+流水號”的方式編制。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等信息，以便于檔案的檢索和利用。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固和美觀。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘或塑料夾。5.上架：將整理好的檔案按照分類順序上架存放，便于檔案的保管和查閱。檔案上架應(yīng)遵循從上到下、從左到右的順序，確保檔案排列有序。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火防盜安全的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、股東會決議、董事會決議、公司重大項(xiàng)目資料、公司榮譽(yù)證書等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長期保管。保管期限一般為15年至50年。如公司年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為5年以下。如公司臨時(shí)性文件、一般性會議記錄等。（四）定期清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好清查記錄。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并采取補(bǔ)救措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.分析判斷法：通過對檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等進(jìn)行分析判斷，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定后，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔備查。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部門查閱檔案。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司外部人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守公司檔案管理規(guī)定。（二）查閱方式1.紙質(zhì)檔案查閱：查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.電子檔案查閱：查閱人員應(yīng)通過公司檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制、傳播電子檔案信息。如需下載電子檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的開展。（二）信息化管理措施1.配備必要的信息化設(shè)備和軟件，如服務(wù)器、存儲設(shè)備、檔案管理軟件等，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和業(yè)務(wù)水平，使其能夠熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的使用方法。3.按照檔案管理信息化的要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。4.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行分類存儲，確保電子檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.電子檔案應(yīng)建立元數(shù)據(jù)，對電