PAGE安監(jiān)站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)安監(jiān)站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安監(jiān)站在履行安全生產(chǎn)監(jiān)督管理職責(zé)過程中形成的各類檔案的管理，包括但不限于文件、記錄、報告、證照、圖紙等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：安監(jiān)站檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善安監(jiān)站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。2.對檔案進(jìn)行登記和統(tǒng)計，建立檔案目錄和檢索工具，方便檔案的查找和利用。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、盤點等工作，及時報告檔案管理中存在的問題。（三）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作中形成的檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理制度的要求，及時將應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的與安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作有關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。2.安監(jiān)站制定的各類文件、制度、計劃、總結(jié)等。3.安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查記錄、報告、整改通知書等。4.企業(yè)安全生產(chǎn)許可證、營業(yè)執(zhí)照等證照復(fù)印件。5.安全生產(chǎn)事故調(diào)查處理報告、批復(fù)等。6.其他與安全生產(chǎn)監(jiān)督管理工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的文件材料，確保文件材料的齊全和完整。2.對收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)的材料，按照文件的類別、時間順序等進(jìn)行排列。3.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點等進(jìn)行分類，如綜合管理類、安全監(jiān)管類、事故處理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙張較小、較薄的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等，便于檔案的查找和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各業(yè)務(wù)部門在文件材料整理完畢后，應(yīng)及時填寫檔案移交清單，將檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.審核通過的檔案由檔案管理部門進(jìn)行歸檔，按照檔案分類方案進(jìn)行存放，并建立檔案臺賬。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：上級主管部門下發(fā)的重要文件、安監(jiān)站制定的重要制度、安全生產(chǎn)事故調(diào)查處理報告等。3.長期保管的檔案主要包括：一般性文件、安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查記錄、企業(yè)安全生產(chǎn)許可證等證照復(fù)印件等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：臨時性文件、一般性通知等，保管期限為1年至5年。（三）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，檢查檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.安監(jiān)站內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、其他相關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。4.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。5.檔案管理部門對借閱申請表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并收取一定的押金。6.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。7.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和利用。2.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對檔案銷毀申請表進(jìn)行審核，符合銷毀條件的，組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立安監(jiān)站檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，方便檔案利用者使用。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號、存儲等管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全防護(hù)體系建設(shè)：建立檔案信息安全防護(hù)體系，采取防火墻、加密技術(shù)、備份恢復(fù)等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管