PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各行政村在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室負(fù)責(zé)集中管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案，對檔案的收集、整理、保管、利用等工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和組織實施。2.真實完整原則各部門、各行政村應(yīng)確保所形成檔案的真實性和完整性，如實反映工作過程和歷史面貌，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)注重服務(wù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作，簡化利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)決策、工作查考、歷史研究等提供便捷的檔案信息服務(wù)。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案實體和信息安全，嚴(yán)格遵守國家保密規(guī)定，防止檔案失密、泄密事件發(fā)生。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立檔案室，配備專職或兼職檔案管理人員，檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的庫房、辦公場地及必要的設(shè)施設(shè)備。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各行政村形成的各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存的判定，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施銷毀工作。4.開展檔案信息化建設(shè)，將重要檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案利用效率。5.積極提供檔案利用服務(wù)，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供檔案查閱、借閱等支持，根據(jù)利用需求及時準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好利用登記工作。6.負(fù)責(zé)對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各行政村檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.做好檔案統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況，向上級檔案部門報送檔案統(tǒng)計報表。8.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等工作，確保檔案實體安全。（三）各部門、各行政村檔案管理職責(zé)1.明確本部門、本行政村檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本部門、本行政村檔案的收集、整理、移交等工作。2.負(fù)責(zé)將本部門、本行政村在工作活動中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，定期移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室。3.配合鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室做好檔案整理、鑒定、利用等相關(guān)工作，遵守檔案管理制度，不得擅自處理本部門、本行政村的檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)的各類文件、通知、指示、批復(fù)等。2.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府及各部門形成的文件、報告、計劃、總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)召開的各類會議形成的會議文件、會議紀(jì)要、會議記錄等。4.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)組織開展的各項活動形成的活動方案、活動記錄、活動成果等材料。5.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。6.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)劃、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免等方面的文件材料。7.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)土地、房產(chǎn)、資產(chǎn)等方面的產(chǎn)權(quán)證書、合同協(xié)議、審批文件等。8.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會事業(yè)、文化教育、醫(yī)療衛(wèi)生等方面形成的具有保存價值的文件材料。9.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)在重大事件、突發(fā)事件中形成的相關(guān)文件、照片、錄像、錄音等資料。10.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各行政村上報的各類報表、工作總結(jié)、村規(guī)民約、村民會議記錄等文件材料。（二）收集要求1.各部門、各行政村應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門、本行政村在工作活動中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和真實性，不得對文件材料進(jìn)行涂改、偽造、損毀等。3.對收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照文件材料的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，便于后續(xù)移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室。4.各部門、各行政村應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案材料整理完畢并移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室。遇有重大事件或特殊情況形成的檔案材料，應(yīng)及時移交。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的來源進(jìn)行分類，分為上級文件、本級文件、下級文件等。2.按照檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類，分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)濟(jì)發(fā)展類、社會事務(wù)類、文化教育類、醫(yī)療衛(wèi)生類等。3.按照檔案的載體形式進(jìn)行分類，分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（三）整理步驟1.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)，幅面過大的文件應(yīng)折疊整齊。2.分類按照分類方法對檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案材料集中在一起。3.編號為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)科學(xué)合理、便于記憶和查找。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)注檔案編號、類別、年度等信息。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置建設(shè)庫房，庫房面積應(yīng)滿足檔案存儲需求。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，檔案架、檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案存放和查找。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案應(yīng)直立存放，避免檔案平放受壓變形，檔案盒應(yīng)按照編號順序排列在檔案架上。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的存儲設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)，庫房管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案存儲情況、庫房設(shè)施設(shè)備運行情況等，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。2.嚴(yán)格控制庫房溫濕度，溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，濕度應(yīng)保持在[適宜濕度范圍]，根據(jù)溫濕度變化及時采取調(diào)節(jié)措施。3.做好庫房清潔衛(wèi)生工作，定期對庫房進(jìn)行清掃，保持庫房整潔，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。4.加強(qiáng)庫房安全管理，庫房門窗應(yīng)安裝防盜設(shè)施，配備監(jiān)控設(shè)備，確保庫房24小時安全監(jiān)控。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房，庫房管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，按照國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員直接審查檔案內(nèi)容，判斷檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。2.分析檔案的形成背景、來源、內(nèi)容、用途等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和科學(xué)研究價值。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映本鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清冊報鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄中注明銷毀日期和銷毀原因，永久保存檔案銷毀清冊。七、檔案利用（一）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)檔案。3.社會各界因研究歷史、文化等需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)開放檔案。（二）利用方式1.查閱利用者可到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室查閱紙質(zhì)檔案，檔案室應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，查閱人員應(yīng)在查閱登記薄上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的編號、題名、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案，按時歸還檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的編號、題名、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案室工作人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、利用內(nèi)容、利用目的、檔案編號、查閱期限、歸還日期等。檔案利用登記薄應(yīng)妥善保管，以備查詢。（四）保密規(guī)定1.利用檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密規(guī)定，不得泄露檔案中涉及的國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私等信息。2.對涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)按照保密要求進(jìn)行查閱、借閱和復(fù)制，利用完畢后及時歸還檔案室，嚴(yán)禁帶出檔案室或在非保密場所查閱。3.檔案室工作人員應(yīng)對利用檔案的人員進(jìn)行保密教育，提醒利用人員遵守保密規(guī)定，防止檔案失密、泄密事件發(fā)生。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案收進(jìn)情況，包括檔案數(shù)量、來源、類別等。2.檔案整理情況，包括整理的檔案數(shù)量、分類情況、編號情況等。3.檔案保管情況，包括檔案存儲位置、庫房溫濕度、檔案安全狀況等。4.檔案利用情況，包括查閱、借閱、復(fù)制檔案的數(shù)量、利用者姓名、利用目的等。5.檔案鑒定與銷毀情況，包括鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量、銷毀原因等。（二）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計檔案室應(yīng)定期對檔案各項數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，每月、每季度、每年分別統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)計報表。2.實時統(tǒng)計對檔案管理過程中的重要數(shù)據(jù)變化，如檔案接收、移交、利用等情況，應(yīng)及時進(jìn)行統(tǒng)計記錄。（三）統(tǒng)計報表報送檔案室應(yīng)按照上級檔案部門要求，定期向上級檔案部門報送檔案統(tǒng)計報表，統(tǒng)計報表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報送及時。同時，應(yīng)將檔案統(tǒng)計報表留存歸檔，作為檔案管理工作的重要資料。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化管理和共享利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檔案檢索通過系統(tǒng)提供的檢索功能，能夠快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息，可按照檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案信息化管理系統(tǒng)的訪問和操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。不同用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。4.利用登記記錄檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況，生成利用登記報表，便于統(tǒng)計和查詢。5.數(shù)據(jù)備份定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲