PAGE檔案室管理制度質(zhì)監(jiān)局質(zhì)監(jiān)局檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強質(zhì)監(jiān)局檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于質(zhì)監(jiān)局機關(guān)及直屬事業(yè)單位檔案室的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：質(zhì)監(jiān)局檔案室負(fù)責(zé)集中管理全局各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映質(zhì)監(jiān)局各項工作的歷史過程和實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與質(zhì)監(jiān)局工作相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案利用效率，為質(zhì)監(jiān)局各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置質(zhì)監(jiān)局設(shè)立獨立的檔案室，配備必要的檔案管理人員和辦公設(shè)備，負(fù)責(zé)全局檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定本局各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案利用提供便利條件。4.按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交應(yīng)進館的檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.對本局直屬事業(yè)單位的檔案管理工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案安全。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施加以解決。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。6.協(xié)助有關(guān)部門和人員查閱、利用檔案，提供必要的檔案信息服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與質(zhì)監(jiān)局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局形成的各類文件、報告、紀(jì)要、決定、規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計報表等。3.本局召開的各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。4.本局開展的各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件、資料、證書、合同等。5.本局干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.本局獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。7.其他與質(zhì)監(jiān)局工作有關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案管理要求。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；對于無法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行分類整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立檔案材料目錄，裝入檔案盒。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點，制定相應(yīng)的分類方案進行整理，如質(zhì)量監(jiān)督檔案、計量管理檔案、標(biāo)準(zhǔn)化工作檔案等。4.實物檔案：對實物進行拍照、登記，注明名稱、來源、時間等信息，單獨存放保管。四、檔案的保管（一）保管場所檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具檔案應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。（三）檔案上架檔案上架應(yīng)按照分類編號順序進行，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于識別和管理。（四）檔案清查定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施解決。（五）檔案鑒定1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.按照國家有關(guān)規(guī)定和本局檔案保管期限表，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。3.對已到保管期限且無保存價值的檔案，填寫檔案鑒定銷毀清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。五、檔案的利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要，可查閱、借閱本局檔案；外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：本局工作人員可在檔案室查閱檔案，查閱時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱：本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱檔案應(yīng)在本局檔案室查閱，不得帶出本局。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等信息。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.制定檔案數(shù)字化工作計劃，按照檔案整理要求對檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.對數(shù)字化檔案進行分類、著錄，建立檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案目錄信息和全文信息。3.定期對數(shù)字化檔案進行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化系統(tǒng)管理1.配備檔案信息化管理系統(tǒng)，指定專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護和管理。2.嚴(yán)格設(shè)置系統(tǒng)用戶權(quán)限，確保檔案信息安全。3.利用信息化系統(tǒng)開展檔案檢索、查詢、借閱登記等工作，提高檔案利用效率。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強檔案保密教育，提高檔案管理人員和利用人員的保密意識。2.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案進行嚴(yán)格保密管理。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。4.檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定查閱、借閱檔案，不得將檔案帶出規(guī)定場所，不得擅自擴大利用范圍。（二）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的安全管理。2.定期對檔案