PAGE三項(xiàng)檔案管理制度包括一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等文件，公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等文件，公司行政事務(wù)管理文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.人事檔案：包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)文件，員工基本信息登記表、勞動(dòng)合同、薪酬福利文件，員工培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等文件，員工社保、公積金等相關(guān)文件。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算文件，財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)等文件，稅務(wù)申報(bào)、繳納等文件，資金管理、資產(chǎn)管理等文件。4.業(yè)務(wù)檔案：包括市場營銷、銷售、采購、生產(chǎn)、研發(fā)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件，如市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)計(jì)劃、研發(fā)項(xiàng)目報(bào)告等。5.項(xiàng)目檔案：包括公司各類項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中形成的文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.合同檔案：包括公司各類合同的簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的文件，如買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。7.資質(zhì)檔案：包括公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等證照文件，公司資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、專利證書等相關(guān)文件。8.其他檔案：包括公司各類會(huì)議記錄、活動(dòng)策劃方案、宣傳資料、客戶資料等其他具有保存價(jià)值的文件。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“分類代碼+年度+流水號(hào)”的方式編制。2.分類代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位數(shù)字表示，如行政檔案為“01”，人事檔案為“02”，財(cái)務(wù)檔案為“03”，業(yè)務(wù)檔案為“04”，項(xiàng)目檔案為“05”，合同檔案為“06”，資質(zhì)檔案為“07”，其他檔案為“08”。3.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號(hào)：用四位數(shù)字表示同一類檔案在同一年度內(nèi)的順序號(hào)，從“0001”開始依次編號(hào)。5.例如，一份2023年形成的行政檔案，其編號(hào)為“0120230001”。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)將檔案整理歸檔，并移交綜合管理部門。3.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查，督促各部門按時(shí)完成檔案收集工作。（二）檔案整理1.綜合管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類進(jìn)行整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.檔案整理應(yīng)包括文件的分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作。4.對(duì)于破損、褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)于字跡模糊或易褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。5.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案保管（一）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。五、檔案借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)注明借閱期限，一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)制內(nèi)容、數(shù)量、用途等信息。（三）歸還與注銷1.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整、無損。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.借閱人如需注銷借閱申請(qǐng)，應(yīng)提前通知檔案管理人員，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合分析檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)進(jìn)行逐卷審查，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。（三）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理人員和監(jiān)銷人員的共同監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀情況，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.檔案信息安全管理：采取必要的安全措施，保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改等情況發(fā)生。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和有效利用。2.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常