PAGE香港診所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強香港診所檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于香港診所各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指診所從事醫(yī)療、管理、科研等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：診所檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映診所的工作實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：嚴格保護檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄露，確保檔案信息不被非法獲取或利用。4.便于利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，方便員工查詢和利用檔案。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置診所設立專門的檔案管理室，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善診所檔案管理制度。2.負責診所各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，按規(guī)定程序進行銷毀。5.負責向診所內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。6.開展檔案管理業(yè)務培訓，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。7.參與診所重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準確。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.醫(yī)療檔案：包括病歷、診斷報告、檢查檢驗結(jié)果、治療記錄等，反映患者的醫(yī)療過程和健康狀況。2.行政管理檔案：涵蓋診所的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。3.醫(yī)療業(yè)務檔案：如醫(yī)療質(zhì)量控制資料、醫(yī)療糾紛處理記錄、醫(yī)療科研項目資料等。4.設備檔案：包括診所醫(yī)療設備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、設備清單等。5.后勤保障檔案：涉及物資采購、庫存管理、環(huán)境衛(wèi)生記錄、安全保衛(wèi)資料等。6.患者投訴與反饋檔案：記錄患者的投訴內(nèi)容、處理過程及結(jié)果、患者滿意度調(diào)查資料等。（二）編號規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號結(jié)構為：類別代碼年份流水號。例如，醫(yī)療檔案的編號為“YL2023001”，其中“YL”為醫(yī)療檔案類別代碼，“2023”為年份，“001”為流水號。3.各類檔案的類別代碼根據(jù)檔案分類表確定，保持相對穩(wěn)定。年份采用公元紀年，流水號按照檔案形成的先后順序依次編排。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案形成部門應在工作結(jié)束后，及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理歸檔，不得積壓或散失。3.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，應在活動結(jié)束或項目完成后一個月內(nèi)完成收集工作。4.接收外部文件時，應認真核對文件的完整性和準確性，及時辦理簽收手續(xù)，并按照檔案管理要求進行整理歸檔。（二）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，將重要文件與一般文件分開整理。3.便于保管和利用，按照檔案分類方案進行分類整理。（三）整理方法1.對紙質(zhì)檔案進行分類、排序、編目、裝訂等操作。2.對于電子檔案，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應在整理時注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行分類存儲。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應定期將整理好的檔案移交檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門在接收歸檔檔案時，應認真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，辦理交接手續(xù)。3.歸檔檔案應編制歸檔目錄，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交移交部門備查。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及診所重大權益、重要歷史事件、重要醫(yī)療成果等具有長遠保存價值的文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要涉及診所的重要業(yè)務活動記錄、重要設備資料等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括一般性的行政文件、臨時性的業(yè)務資料等。（三）保管方式1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.紙質(zhì)檔案應存放在檔案柜中，按照類別和保管期限分類存放，便于查找和管理。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.特殊載體檔案應根據(jù)其特點進行妥善保管，如照片應存放在相冊或檔案盒中，錄音、錄像資料應存儲在專用設備上，并定期進行檢查和維護。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.診所內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時，應在指定的查閱地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復印。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍。4.借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理部門應認真核對檔案的完整性和準確性，辦理歸還手續(xù)。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及患者隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，確保信息安全。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應提醒查閱、借閱人員注意保密事項，防止檔案信息泄露。4.未經(jīng)檔案管理部門負責人批準，任何人不得私自復制、傳播檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案管理部門應加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施設備，如消防器材、監(jiān)控設備等。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全保存。4.對于因自然災害、突發(fā)事件等原因可能影響檔案安全的情況，應制定應急預案，采取有效的應急措施，保護檔案的安全。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值與保管期限相適應。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估。2.對于已到保管期限的檔案，應重點審查其是否仍具有保存價值，如涉及未了結(jié)的法律事務、重要歷史資料等，應延長保管期限。3.對于失去保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀理由、檔案名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核通過后，報診所負責人批準。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.紙質(zhì)檔案應采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。電子檔案應進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理。3.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷