PAGE酒店生產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強酒店生產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在酒店生產(chǎn)經(jīng)營中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類檔案，包括但不限于采購、廚房生產(chǎn)、客房服務(wù)、工程維修等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、記錄、報表等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則酒店設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類生產(chǎn)檔案進行集中收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映酒店生產(chǎn)經(jīng)營活動的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集與酒店生產(chǎn)相關(guān)的各類檔案資料，保證檔案的齊全完整，不得遺漏重要文件。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及酒店商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善酒店生產(chǎn)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理酒店各類生產(chǎn)檔案，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作。3.根據(jù)酒店生產(chǎn)經(jīng)營需要，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。6.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案查閱、借閱等相關(guān)工作，按照規(guī)定填寫檔案利用登記表。4.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.采購環(huán)節(jié)供應(yīng)商資料，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品報價單、采購合同等。采購訂單、驗收報告、發(fā)票等。市場調(diào)研資料，如同類產(chǎn)品價格比較、供應(yīng)商評價等。2.廚房生產(chǎn)環(huán)節(jié)菜單設(shè)計文件，包括菜品名稱、原料清單、制作工藝、價格等。食材采購記錄，如采購日期、品種、數(shù)量、供應(yīng)商等。菜品制作流程記錄，包括烹飪方法、調(diào)料用量、烹飪時間等。食品檢驗報告，如原材料檢驗、成品檢驗結(jié)果等。3.客房服務(wù)環(huán)節(jié)客房預(yù)訂記錄，包括預(yù)訂日期、客人姓名、聯(lián)系方式、入住時間、退房時間等?？头壳鍧嵱涗洠缜鍧嵢掌?、房間號、清潔項目、清潔人員等?？腿送对V處理記錄，包括投訴內(nèi)容、處理措施、處理結(jié)果等?？头坑闷穾齑嬗涗洠缬闷访Q、規(guī)格、數(shù)量、出入庫時間等。4.工程維修環(huán)節(jié)設(shè)備設(shè)施檔案，包括設(shè)備名稱、型號、購置日期、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。維修工單，記錄維修時間、地點、故障描述、維修人員、維修費用等。工程改造項目資料，如項目立項報告、設(shè)計圖紙、施工方案、驗收報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，不得拖延或遺漏。2.檔案資料應(yīng)保持原始性和完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。如有破損或缺失，應(yīng)及時進行修復(fù)或補充。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為采購檔案、廚房生產(chǎn)檔案、客房服務(wù)檔案、工程維修檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用數(shù)字或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式進行編制。例如，采購檔案編號格式為“CG年份流水號”，其中“CG”表示采購檔案類別，“年份”為檔案形成年份，“流水號”為該年份內(nèi)檔案的順序編號。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，不得使用釘書釘裝訂。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨成冊，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要性和時效性，確定不同檔案的保管期限。一般分為永久、長期（10年以上）和短期（10年以下）三種。具體保管期限如下：1.永久保管檔案酒店重要合同、協(xié)議，如長期租賃合同、戰(zhàn)略合作協(xié)議等。涉及酒店重大權(quán)益的文件，如產(chǎn)權(quán)證書、土地使用證等。反映酒店歷史沿革、重大事件的檔案資料。2.長期保管檔案采購檔案中的重要合同、長期供應(yīng)商資料等。廚房生產(chǎn)檔案中的菜單設(shè)計文件、食品檢驗報告等?？头糠?wù)檔案中的重要客人投訴處理記錄、長期客房預(yù)訂數(shù)據(jù)等。工程維修檔案中的設(shè)備設(shè)施改造項目資料、重要設(shè)備的維修保養(yǎng)記錄等。3.短期保管檔案日常采購訂單、驗收報告等。短期客房預(yù)訂記錄、客房清潔記錄等。一般性的維修工單、客房用品庫存記錄等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。檔案應(yīng)按照類別、保管期限進行分類存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方式進行分類存儲，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種形式，分別存放在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在4.5%60%之間。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施。3.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房時，應(yīng)做好登記和安全檢查工作。4.對電子檔案管理系統(tǒng)進行定期維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。防止電子檔案被篡改、刪除或丟失，定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測試。五、檔案的利用（一）查閱1.酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》（以下簡稱“申請表”），注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到申請表后，對查閱申請進行審核。審核通過后，安排專人陪同查閱，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱檔案名稱及編號等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱室進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）借閱1.酒店內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請表，向借閱人員提供檔案，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱信息，包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及編號、借閱日期、歸還日期等。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。檔案歸還時，檔案管理部門應(yīng)進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用限制1.涉及酒店商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的檔案，未經(jīng)酒店管理層批準，不得對外提供查閱或借閱。2.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容可能對酒店利益造成損害或違反法律法規(guī)規(guī)定的，應(yīng)立即停止利用，并及時報告檔案管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同酒店相關(guān)部門組成鑒定小組共同進行。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。鑒定意見分為繼續(xù)保存、銷毀兩種。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門報酒店管理層批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔保管。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的酒店生產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為酒店生產(chǎn)經(jīng)營決策提供及時、準確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化掃描對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案分類和編號規(guī)則進行存儲。掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保電子文件清晰可讀。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入檔案管理人員通過檔案信息化管理系統(tǒng)，將檔案的基本信息（如編號、名稱、日期、來源、保管期限等）和內(nèi)容摘要錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢系統(tǒng)應(yīng)具備強大的檢索功能，支持按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進行快速檢索查詢，方便用戶獲取所需檔案信息。3.借閱管理實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、提醒等功能。系統(tǒng)自動記錄借閱信息，跟蹤借閱期限，到期自動提醒借閱人員歸還檔案。4.權(quán)限管理根據(jù)不同用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置系統(tǒng)操作權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息，確保檔案信息的安全性和保密性。5.統(tǒng)計分析對檔案的利用情況、保管期限等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為酒店檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立嚴格的數(shù)