PAGE門面檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司門面檔案管理，確保門面相關(guān)信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司門面資源的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有擁有或租賃的門面檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：門面檔案應(yīng)如實(shí)反映門面的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋門面從獲取到使用過程中的各類相關(guān)資料。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、歸檔。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的門面檔案嚴(yán)格保密。二、門面檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.產(chǎn)權(quán)檔案：包括門面的產(chǎn)權(quán)證書、購買合同、產(chǎn)權(quán)變更記錄等。2.租賃檔案：租賃合同、租賃協(xié)議、租金支付記錄等。3.規(guī)劃檔案：門面的規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、用途變更批復(fù)等。4.裝修檔案：裝修設(shè)計(jì)方案、裝修合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.運(yùn)營檔案：門面的經(jīng)營業(yè)績數(shù)據(jù)、客戶信息、市場調(diào)研報(bào)告等。6.法律檔案：涉及門面的訴訟文件、糾紛處理記錄等。（二）編號(hào)為便于管理和查詢，對(duì)每一份門面檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用[具體編號(hào)規(guī)則，如年份+類別代碼+流水號(hào)]的形式。例如，2023CQ001，其中“2023”表示年份，“CQ”表示產(chǎn)權(quán)檔案類別代碼，“001”為流水號(hào)。三、門面檔案的收集與整理（一）收集渠道1.業(yè)務(wù)部門在辦理門面相關(guān)業(yè)務(wù)過程中，負(fù)責(zé)及時(shí)收集產(chǎn)生的各類文件資料，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門定期主動(dòng)向相關(guān)部門索取涉及門面的最新資料。3.對(duì)于外部獲取的與門面有關(guān)的文件，如政府部門文件、合作方提供的資料等，由專人負(fù)責(zé)收集。（二）收集要求1.收集的資料應(yīng)齊全、完整，確保沒有遺漏重要信息。2.對(duì)于電子文檔，要保證格式清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，同時(shí)做好備份。3.收集過程中要注意資料的真實(shí)性和有效性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和補(bǔ)充。（三）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步分類。2.對(duì)每份資料進(jìn)行核對(duì)，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.去除重復(fù)、無效的資料，對(duì)有缺失的部分進(jìn)行補(bǔ)充。4.將整理好的資料按照編號(hào)順序進(jìn)行排列，方便后續(xù)歸檔。四、門面檔案的歸檔（一）歸檔流程1.整理好的門面檔案由檔案管理人員進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無誤后填寫檔案歸檔清單。2.將檔案資料裝入專用檔案盒或文件夾，并在盒（夾）上標(biāo)明檔案編號(hào)、類別、名稱等信息。3.按照檔案存儲(chǔ)位置，將檔案盒（夾）存放到相應(yīng)的檔案柜中。（二）歸檔要求1.檔案應(yīng)分類存放，同一類別的檔案集中存放，便于查找和管理。2.建立清晰的檔案索引，包括紙質(zhì)索引和電子索引，方便快速定位所需檔案。3.歸檔后的檔案要保持整潔、有序，不得隨意堆放或損壞。五、門面檔案的保管（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房干燥、通風(fēng)、溫度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.庫房配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）保管期限1.產(chǎn)權(quán)檔案、重要的租賃檔案等永久性保存。2.根據(jù)門面的使用情況和相關(guān)法律法規(guī)要求，確定其他檔案的保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。（三）定期檢查1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)環(huán)境等。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，如對(duì)受潮檔案進(jìn)行干燥處理、對(duì)損壞檔案進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充等。3.建立檔案檢查記錄，記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查情況及處理結(jié)果等。六、門面檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱門面檔案的，需填寫《門面檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司高層決策、重要項(xiàng)目等特殊情況需要查閱檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱流程1.查閱人員持審批通過的《門面檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員只能在規(guī)定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進(jìn)行復(fù)制、拍照等操作。如需復(fù)制，需另行填寫申請(qǐng)并經(jīng)審批。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要長期使用門面檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱申請(qǐng)需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司門面檔案的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《門面檔案借閱申請(qǐng)表》，按審批流程辦理審批手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果，將檔案借給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱時(shí)間、借閱人、檔案名稱及編號(hào)等信息。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱歸還時(shí)，檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，要及時(shí)查明原因并追究借閱人員責(zé)任。七、門面檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密、敏感信息的門面檔案，嚴(yán)格限制知悉范圍。2.檔案管理人員和查閱、借閱人員要簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.在檔案存儲(chǔ)、傳輸過程中，采取加密等安全措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫房。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)和存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)安全。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件，確保檔案能夠及時(shí)得到保護(hù)和恢復(fù)。八、門面檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且確認(rèn)已無保存價(jià)值的。2.因其他原因需要銷毀的檔案，如門面已處置且相關(guān)業(yè)務(wù)已終結(jié)等。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《門面檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成銷毀小組，對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)場銷毀。4.銷毀過程要進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。5.銷