PAGE勘察企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況。3.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）綜合管理部職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案提出鑒定意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。7.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責1.負責本部門在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理、立卷，并定期移交綜合管理部。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時收集、整理和歸檔。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定填寫檔案利用登記表。4.嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、管理制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、行政公文等。2.經(jīng)營管理類：涵蓋市場調(diào)研、項目投標、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)往來信函、財務(wù)報表、審計報告等。3.勘察業(yè)務(wù)類：主要有勘察項目任務(wù)書、勘察方案、原始記錄、勘察報告（包括巖土工程勘察報告、工程測量報告等）、技術(shù)交底資料、質(zhì)量檢驗資料、成果圖件等。4.資質(zhì)證書類：包含公司資質(zhì)證書、人員資格證書、業(yè)績證明材料等。5.設(shè)備儀器類：涉及設(shè)備儀器購置合同、使用說明書、維修記錄、校準證書等。6.其他類：如聲像檔案（照片、錄像、錄音等）、電子檔案（包括各類電子文檔、數(shù)據(jù)文件等）以及其他不屬于上述分類但具有保存價值的檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“分類號+年度+流水號”的方式，具體如下：1.分類號：按照上述檔案分類，分別用不同的字母或數(shù)字表示，如行政管理類用“XZ”表示，經(jīng)營管理類用“JY”表示，勘察業(yè)務(wù)類用“KC”表示等。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，從“001”開始。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，其編號為“XZ2023001”；一份2022年的勘察業(yè)務(wù)類勘察報告，編號為“KC2022005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)在工作完成后及時將形成的檔案資料收集齊全，確保無遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于外來文件，如上級主管部門文件、合作單位信函等，應(yīng)及時登記并收集歸檔。（二）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件性質(zhì)、時間順序進行分類整理，同一類文件按照發(fā)文時間先后排列，將每份文件的正本、附件、定稿等一并整理在一起。2.經(jīng)營管理類檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型進行分類，如合同協(xié)議按照項目類別、簽訂時間等順序排列，相關(guān)的招投標文件、往來信函等作為附件附后。3.勘察業(yè)務(wù)類檔案：按照勘察項目進行整理，每個項目的檔案資料包括任務(wù)書、方案、原始記錄、報告等，按照形成時間和邏輯順序排列。原始記錄應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改，如有修改應(yīng)注明原因并簽字確認?？辈靾蟾鎽?yīng)按照規(guī)范格式編寫，附圖、附表齊全。4.資質(zhì)證書類檔案：將各類資質(zhì)證書、人員資格證書原件及相關(guān)證明材料進行整理歸檔，按照證書有效期、人員資格有效期等進行分類存放。5.設(shè)備儀器類檔案：以每臺設(shè)備儀器為單位進行整理，將購置合同、使用說明書、維修記錄、校準證書等資料集中在一起，按照時間順序排列。6.其他類檔案：聲像檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并進行分類整理；電子檔案應(yīng)按照文件類型進行分類，建立相應(yīng)的文件夾和目錄結(jié)構(gòu)，確保文件命名規(guī)范、存儲路徑清晰，便于查找和利用。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.行政管理類檔案應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.經(jīng)營管理類檔案中的合同協(xié)議等重要文件應(yīng)在簽訂后的[X]個工作日內(nèi)歸檔，其他相關(guān)文件應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.勘察業(yè)務(wù)類檔案應(yīng)在勘察項目完成并提交正式報告后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。4.資質(zhì)證書類檔案應(yīng)在證書取得或變更后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.設(shè)備儀器類檔案應(yīng)在設(shè)備儀器購置、維修、校準等工作完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。6.其他類檔案應(yīng)根據(jù)實際情況及時歸檔，確保檔案資料的時效性。（二）移交程序1.各部門兼職檔案員按照歸檔期限要求，對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案資料齊全、完整、準確。2.審核無誤后，填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的類別、數(shù)量、編號等信息，并與綜合管理部檔案管理人員進行交接。3.綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案進行再次審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通，要求補充或更正。審核通過后，在《檔案移交清單》上簽字確認，完成檔案的移交工作。六、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、適宜。2.檔案庫房應(yīng)保持通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序存放在檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體類型進行分類保管，如照片應(yīng)沖印或掃描成電子文件后與底片一并保存，錄像、錄音資料應(yīng)刻錄成光盤或存儲在電子設(shè)備中，并做好備份。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立備份機制，定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要對電子檔案進行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程，年度財務(wù)報告，涉及公司重大權(quán)益的合同協(xié)議，重要的勘察項目成果等。3.長期保管的檔案：一般為[X]年，包括一般性的行政管理文件、經(jīng)營管理文件、勘察業(yè)務(wù)文件等，在規(guī)定期限屆滿后，經(jīng)鑒定仍具有一定價值的，可適當延長保管期限。4.短期保管的檔案：為[X]年，主要是一些臨時性文件、時效性較強的資料等，保管期滿后可予以銷毀。（四）檔案清查1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案賬目相符。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并填寫《檔案清查登記表》，記錄清查結(jié)果。七、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到綜合管理部查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并在綜合管理部檔案管理人員的監(jiān)督下查閱。3.外部單位查閱公司檔案，必須持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由綜合管理部安排專人陪同查閱，查閱過程中不得摘抄、復(fù)制、拍照等，如需特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)另行批準。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時報告綜合管理部。4.借閱人員歸還檔案時，綜合管理部檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員責任。（三）復(fù)制與摘錄1.因工作需要復(fù)制檔案資料，需填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后，由綜合管理部檔案管理人員負責復(fù)制。2.復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，復(fù)制件應(yīng)加蓋“與原件核對無誤”章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.如需摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)綜合管理部負責人批準，摘錄內(nèi)容應(yīng)準確、完整，不得斷章取義。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門負責人及檔案管理人員為成員，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行逐卷鑒定，判斷其是否仍具有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)從檔案內(nèi)容的重要性、歷史意義、現(xiàn)實利用價值等方面進行綜合評估。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成鑒定意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。2.經(jīng)批準后，綜合管理部負責組織檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)